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Contabilidad de Consorcios

Contabilidad de Consorcios



INTERESANTE ARTÍCULO SOBRE

REGISTRACIONES CONTABLES DE CONSORCIOS

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Contabilidad de Consorcios


Si bien la contabilidad es un fiel reflejo de la información obtenida a través de datos y operaciones comunes de los entes/organizaciones cabe la posibilidad de que exista controversia en su forma con respecto a la registración contable de las actividades que efectúa un consorcio. Entonces, partiendo de esta situación ¿es posible que estemos frente a un campo de investigación distinto de la contabilidad general? De todas maneras, si fuese así se deberían descubrir nuevas herramientas para los consorcios que faciliten la confección de los Estados Contables y que se explicara a continuación.

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. Información y registración contable

Los Estados Contables de los consorcios tienen pocos rubros a diferencia de los balances tradicionales, todos dinerarios y sin problemas de valuaciones y ajustes por inflación. Por tal motivo, la contabilidad capta la información y las registra en un sistema que sirva para la confección de informes contables y como elementos probatorios en instancias judiciales; por tal motivo la información contable de los consorcistas son las liquidaciones de expensas.

En cuanto a la registración contable, la mayoría de los entes llevan sus registros (lugar físico donde encontrarlos y disponer) en un libro llamado “diario” o “subdiario” pero en el caso de los consorcios, la legislación prescribe que se lleve un libro de administración sin especificar su contenido y forma.

Para los administradores de consorcio, el único rubro a tomar en cuenta en función de su certeza, efectividad y liquidez, es el rubro de “Caja y Bancos” ya que refleja la disponibilidad con que cuenta el consorcio para hacer frente a sus obligaciones. Y eso no es porque no existan otros rubros, como cuentas por cobrar y pagar, sino porque no se les hace el mismo seguimiento que a la cuenta Caja.

Podemos decir que las registraciones de un consorcio no están obligadas a ser completas, ya que no existen pautas de registración y pudiéndose encontrar a veces una reproducción de las liquidaciones y la posibilidad de excluir operaciones que no representen movimientos dinerarios, por ejemplo bajas de créditos, reconocimiento de intereses, dado que las liquidaciones de expensas pueden no contener todas las expresiones económicas–financieras del ente.

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. Partida doble

Es uno de los principios fundamentales de la registración contable y se basa en un método de registración universal que utiliza la técnica contable para el registro de las operaciones del ente y que perfectamente puede relacionarse con las actividades de un consorcio en cuanto a su operatoria.

La partida doble enuncia en que toda operación comercial intervienen siempre y como mínimo dos cuentas, ellas representan a las partes o conceptos que participan en la operación. Los administradores al registrar las operaciones en el libro de administración “diario” se realiza una doble anotación en el debe de una o más cuentas y otra anotación en el haber de la otra o más cuentas y la suma de lo registrado en el debe del asiento deberá ser del mismo monto que la suma de lo registrado en el haber de la otra o más cuentas.

La partida doble enuncia ciertos principios para tener en cuenta en su concepción:

• No existe deudor sin acreedor y viceversa;
• Todo valor que ingresa por una cuenta, debe salir por la misma cuenta;
• Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan; y
• Quien recibe es deudor y quien entrega es acreedor.


Para ejemplificar dicha concepción, supongamos que un administrador de consorcio tenga que registrar la salida en efectivo por diferentes tipos de gastos:

• Servicios: $ 500
• Sueldos: $ 15.000
• Insumos de librería: $ 200

La registración contable a través de un asiento sería:

Gastos por servicios 500
a Caja 500


Sueldos y Jornales 15.000
Contribuciones Patronales 4.950
a Retenciones a pagar 7.500
a Caja 12.450



Gastos de Librería 200
a Caja 200

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. Uniformidad de criterios

En cuanto a la uniformidad de criterios sobre la composición y confección de las liquidaciones de expensas en base a la información obtenida es admitida en base a principios teóricos que hagan referencia al cuerpo principal de la liquidación y conceptos contables que todo liquidador controlará como ser los “Gastos adelantados” y “Gastos pagados”.

• Gastos adelantados: Se refiere a gastos incurridos y que financieramente se pagarán en el mes siguiente en donde los consorcistas deban aportar una determinada suma de dinero para pagar los importes expresados en la liquidación.

• Gastos pagados: Se refiere a importes pagados en forma efectiva expresando una síntesis de “qué se debe pagar” y “cuánto dinero se erogó”.


Si hacemos un paralelismo con la contabilidad tradicional o general en cuanto a estos dos conceptos, las normas contables que tratan este tema son:

• Norma del Devengado: Enuncia que un resultado puede registrarse contablemente cuando esté devengado, significa que el hecho sustancial que lo genera ya sucedió.

• Principio del Percibido: Enuncia que un resultado puede registrarse contablemente cuando sean realizados, o sea la utilidad se obtiene una vez ejecutada la operación mercantil, no antes.


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. Plan de cuentas y rubros

Los administradores de consorcio, dentro de su sistema de gestión, utilizan cuentas que reflejan y registran las operaciones comunes del consorcio. Para ordenar dichos registros, se crea el plan de cuentas con el fin de listar las cuentas y agruparlas por rubros.

El mismo se encuentra codificado para que cada una de las operaciones sea identificada, es decir que con la codificación se aprecia si una cuenta es del activo, pasivo, patrimonio neto o de resultados y, dentro de cada uno de estos elementos mencionados, a qué rubro pertenece.

Se lo considera rubro a un tipo o clase de cuenta que refleja la mínima expresión de información y el cual se ordena en grado decreciente de liquidez para los activos y creciente de cancelación para los pasivos.

Los consorcios poseen en general dos tipos de rubros de activos: Caja y Bancos (Disponibilidades) y Créditos (Derechos por cobrar); uno de pasivo: Deudas (Obligaciones) y uno de patrimonio neto: Fondo operativo.


Caja y Bancos + Créditos – Deudas = Fondo Operativo


Con respecto a los resultados, en las liquidaciones de expensas se pueden llegar a utilizar rubros específicos como ser Ingresos y Egresos operativos, pero por lo general las cuentas de resultados son inexistentes en un consorcio y en el caso de que existieran podrían utilizarse la cuenta intereses cobrados por pagos morosos de expensas y gastos u erogaciones que luego serán repuestos por cada uno de los consorcistas.

Si bien el objetivo del consorcio radica en el mantenimiento y mejoras de las partes comunes de un edificio, el consorcio no posee dentro de su patrimonio bienes de uso que sean afectados al fondo del consorcio.

Para ejemplificar lo expuesto, analizaremos varios tipos de asientos que reflejen registraciones operativas:

a) Constitución del fondo del consorcio en efectivo:

Caja
a Fondos del Consorcio


b) Rendición de cuentas y reposición de gastos:

Expensas a cobrar
a Caja

c) Contratación de servicios con pago posterior:

Expensas a cobrar
a Proveedores Cta.Cte.


d) Provisión de gasto futuro:

Expensas a cobrar
a Provisión


e) Intereses por mora de expensas:

Caja
a Intereses cobrados

f) Aportes de capital:

Expensas a cobrar
a Fondos extraordinarios


Como resumen de toda esta operatoria, se puede enfatizar que durante un mes cada consorcio contrata distintos servicios con el objeto de registrar cada tipo de erogación y de esta forma saber en qué se han utilizado los fondos del consorcio.

A medida que se va registrando cada movimiento, internamente el sistema de gestión va confeccionando un borrador de la liquidación de expensas, que se categoriza por distintos tipos de gastos u erogaciones. De esta manera, se pueden establecer en las expensas categorías para distribuir entre los consorcistas los importes de las salidas para luego ser retribuidas.

Pueden existir diferentes clases de expensas como ser “A”, “B”, “C”, “D”, etcétera y un mismo tipo de gasto puede integrarse a distintas categorías. Como principio general, todos los consorcistas deben contribuir en forma proporcional a los gastos de mantenimiento y funcionamiento de las partes comunes del edificio y este porcentual se fija en función de la superficie cubierta individual de cada unidad funcional.

Cabe mencionar que el porcentual a aplicar lo establece el “Reglamento de Copropiedad” y que éstos suelen ser distintos inclusive en unidades de igual superficie y difícilmente exista en un consorcio unidades excluidas de gastos que deban ser pagados por todos, como por ejemplo los honorarios de la administración.

Una vez que el administrador realizó todas las erogaciones por cuenta y orden de los consorcistas, éstos tienen la condición de dueños y clientes del consorcio, al terminar el mes operativo se cargarán todos los gastos en las cuentas corrientes de los consorcistas, y en el subrubro expensas a distribuir el valor total de las expensas. Una vez realizada la liquidación, este subrubro quedará cancelado y las cuentas corrientes de los consorcistas contendrá los créditos totales, vencidos impagos y a vencer.

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. Rendición de cuentas

La rendición de cuentas del administrador, desde el punto de vista contable, constituye el resumen de las transacciones realizadas durante un período anual, o posiblemente menor; es decir que es la recopilación de la información generada mensualmente respecto de todos los rubros que integran la expensa; adicionalmente tendrá el detalle de los movimientos de fondos del consorcio.


Movimiento de fondos: El esquema básico se detalla a continuación:


Saldo anterior $ Monto
+ Ingresos $ Monto
– Egresos del mes $ Monto
Nuevo saldo $ Monto


Luego, al final del ejercicio, se verificará un cuadro similar de acuerdo a un detalle como el que se adjunta:


Fondos al inicio del año Monto
Ingresos mensuales percibidos (+)
Mes Monto
Gastos mensuales pagados (–)
Mes Monto
Fondos al cierre del año Monto


Lógicamente, los saldos de activos y pasivos al cierre del año, deben coincidir con el detalle realizado al mes de cierre del período anual bajo análisis.

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. ESTADOS CONTABLES


Son informes que se preparan con una periodicidad para brindar información sobre la situación patrimonial económica y financiera del ente. Son preparados para ser presentados a los usuarios externos del ente, en este caso, los consorcistas.

Su objetivo es proveer información sobre:

• La situación patrimonial del ente para conocer la liquidez y solvencia del consorcio;
• Las causas que originan los resultados; y
• La evolución de su patrimonio como así también los movimientos de fondos para conocer la posición financiera del ente.


Los informes contables deben incluir en su composición:

1) Los Estados contables básicos:

• Situación económica del consorcio.
• Cálculo de deuda global.

2) La información complementaria:

• Anexos: Cuadro de Ctas. Ctes. consorcistas y cálculo de deuda individual.
• Notas: Notas de expensas.

No olvidemos que la información expuesta en los Estados Contables debe reunir los siguientes requisitos:

a) Pertinencia: La información debe ser la que corresponda y apta para la toma de decisiones.
b) Confiabilidad: Debe aproximarse a la realidad y ser verificables, es decir ser objetiva, no deformada, con ausencia de sesgos y susceptible de ser confrontada con datos reales.
c) Sistematicidad: Debe ser organizada y seguir un ordenamiento.
d) Comparabilidad: Viable, comparable con otras informaciones para conocer su evolución.
e) Claridad: Es decir comprensible, sin ambigüedades, fácil de comprender para los usuarios.

• Estado de Situación Económica: Presenta la situación patrimonial del ente al que pertenece, es decir el conjunto de elementos relacionados con la situación patrimonial del ente a una fecha determinada, y la composición del patrimonio y su monto.


Estado Patrimonial al 31/12/XX Total $

Saldo anterior – Fondo para gastos 4.257,00
Redondeo liquidación de expensas 3,40
Intereses punitorios (Liq. Anterior) 66,00
Incremento por previsiones 1.648,00
Reversión previsiones – 1.079,00
Total del Fondo 4.895,40
Fondo especial por trabajos – –
Total general 4.895,40



• Cálculo de deuda global: Presenta la situación económica del ente, muestra los resultados que arrojó el período, es decir informa acerca de los resultados del ente detallando las causas generadoras del resultado aunque no lo expresa cabalmente, ya que existen partidas no incorporadas en este estado.


Estado de Resultado financiero al 31/12/XX

Total $
Gastos comunes 2.300,00
Gastos particulares 150,00
Deudores por expensas al xx/xx/xx 2.100,00
Gastos no abonados en la liquidación – 3.120,00
Incremento por provisiones a cobrar 1.648,00
Total del Fondo 3.078,00
Saldo de Caja 1.817,40
Total general 4.895,40


• Cuadros anexos: Presentan o abren en grado de detalle numérico y cualitativo la evolución de rubros determinados, permitiendo evaluar sus modificaciones; es decir explican cómo se llegó a conformar los dos primeros componentes.
• Notas: Informan cosas o detalles que el consorcista debe saber y que no están integradas en los estados anteriormente mencionados, o se quiere aclarar cosas que si están. En las liquidaciones de expensas pueden servir para informar aspectos no dinerarios de interés para el consorcio. Ejemplo, el horario y fecha de una reunión de consorcio.




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. NORMAS DE CONTROL

Es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan ajustes o correcciones necesarios. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Importancia del control:

• Establece medidas para corregir las operaciones, de tal manera de evitar desviaciones.
• Se aplica a todos los actos y relaciones.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar errores, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
• Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
• Proporciona información a cerca de la situación de la ejecución de los planes.
• Reduce costos y ahorra tiempo para evitar errores.
• Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de todas las operaciones de los consorcios.

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. Auditoría interna

Consiste en la revisión de las operaciones administrativas contables dentro de un período. Dos factores de control importantes en un consorcio están dados por la correlatividad de los comprobantes y la indicación de la fecha de ocurrencia, y podemos mencionar tres tipos de comprobantes:

• La liquidación de expensas, que se emite en forma mensual y por lo tanto la misma referencia del mes, oficia de control de correlatividad.
• Los débitos por intereses, que suelen cobrarse conjuntamente en los recibos de expensas sin generar un comprobante.
• Las cobranzas, que frecuentemente los recibos se emiten por duplicado, uno acompañando la liquidación sin firma y la copia firmada en poder del administrador que a medida que realiza las cobranzas entrega a los copropietarios como medida o control de cobro/pago. Cabe mencionar que las cobranzas se pueden realizar en forma personal o bancaria.

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. Auditoría externa

Es la revisión de los aspectos administrativo–contables a través de un profesional en ciencias económicas que actúa en forma independiente a la del administrador, lo que permite conocer su desempeño como así también evaluar el desarrollo de las tareas inherentes a su administración, de manera eficiente y eficaz.

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. Objetivo de una auditoría de consorcio

El objetivo de la auditoría es informar con un nivel de razonable seguridad si las liquidaciones de expensas en su conjunto, carece de errores o distorsiones significativos y evaluar el grado de economía, eficiencia, eficacia, equidad y ética con que el administrador cumple su función.

. Ventajas de efectuar una auditoría de consorcios

Para el administrador:

• Conocer la situación recibida: Cuando se toma un nuevo consorcio para administrar.
• Seguridad en las liquidaciones de expensas: A través de un informe que dará una mayor seguridad sobre la forma en que fueron confeccionadas.
• Aumento de prestigio: Un administrador eficiente fortalecerá su posición entre los consorcistas.
• Carta de recomendación: La confirmación de una buena gestión es una puerta para conseguir nuevos clientes.

Para los propietarios:

• Prevenir problemas: A través del conocimiento en forma anticipada de posibles inconvenientes que pudieran surgir.
• Conocer el cumplimiento de las normas: Tanto referido al Reglamento de Propiedad como a otras normas legales.
• Obtener una opinión independiente especializada: Cuando no se cuenta con el conocimiento suficiente sobre aspectos administrativos contable.
• Valor agregado: Mediante las tareas de auditoría y asesoramiento, se desprenden recomendaciones que permitirán mejorar la administración y consecuentemente la calidad de vida de todos los propietarios.
• Mejora continua: Una auditoría periódica, es de gran utilidad ya que el seguimiento es permanente, las recomendaciones con mejoras son oportunas y los posibles errores son corregidos a la brevedad.


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. Tipos de auditoría

Podemos mencionar los siguientes tipos de auditoría:

• Auditoría anual: Informe Profesional para la Asamblea: Herramienta indispensable a presentar a la Asamblea Ordinaria para tratar la gestión administrativa durante el ejercicio.

• Auditoría mensual: Plan de cobertura integral y preventiva: Da tranquilidad a los copropietarios sobre la administración del consorcio, realizando un monitoreo periódico y constante con la finalidad de corregir las desviaciones producidas en los objetivos establecidos por la Asamblea.

• Auditoría específica: Informe y asesoramiento sobre casos concretos: Ante hechos puntuales este informe permite otorgar claridad y transparencia en situaciones que lo requieran.

• Auditoría de gestión: Informe de cumplimiento de todas las normativas vigentes del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires como ser, por ejemplo, desinfección y desinsectación, limpieza de tanques de agua potable, matafuegos, ascensores, conservación de balcones, etcétera.

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. Etapas en las que se divide una auditoría

Las etapas en las que se divide una auditoría son:

• Relevamiento: En esta etapa se realizan entrevistas con los solicitantes para conocer cuáles son sus necesidades. Luego se solicita una primera documentación inicial al administrador para así evaluar la envergadura y características del consorcio y su ambiente de control.

• Planificación: En esta etapa contando con la información recolectada se definen los puntos de riesgo y las tareas de control. De este modo, se planifican las pruebas que se aplicarán y se organiza el tiempo que abarcará.

• Análisis: En esta etapa se realizan las tareas de campo planificadas como ser mantener entrevistas con el administrador, solicitar documentación adicional o pedir información a terceros. Esto servirá para evaluar los puntos de riesgo y realizar un diagnóstico de la situación del consorcio.

• Informe: En esta etapa confeccionamos el Informe de Gestión acompañado de una Carta de Recomendaciones, realizamos una reunión con los solicitantes para su entrega y explicación de las observaciones encontradas, como también si lo consideran necesario y conveniente presenciamos la Asamblea para aclarar dudas que se presenten.


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. CONCLUSIÓN

De acuerdo con lo expuesto en párrafos precedentes, la administración de consorcios resulta un ámbito propicio para que los profesionales en ciencias económicas puedan desarrollarse, e indudablemente será necesario capacitarse, a la vez de adquirir experiencia en el plano laboral.

Por otra parte, deberán tener en cuenta algunos criterios fundamentales que enfaticen la realidad jurídica de la propiedad horizontal, que se inicia cuando las unidades están a la venta y culminan con la inscripción en los registros correspondiente y redacción del Reglamento de Copropiedad y Administración.

Otro aspecto a tener en cuenta, en el que el profesional podrá destacarse, será informar a los copropietarios con un adecuado esquema de liquidación la rendición de cuentas, y resultará imprescindible la implementación de métodos que sean eficaces en cuanto a la contabilización de las operaciones que realiza el consorcio de manera de brindar un servicio confiable a los copropietarios.

El fin de este trabajo es aportar conocimientos básicos generales que radican en entender cómo debe actuar un administrador de consorcios frente a los recursos ajenos y cómo rendir cuenta de su operatoria.

Por todo lo expuesto, resulta insoslayable la necesidad de que todo profesional en ciencias económicas se interiorice en el estudio de esta temática, a fin de elevar la performance de sus servicios profesionales.



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2 comentarios

@candymanson Hace más de 2 años
Estimado, usted que parece saber del tema, tengo una pregunta: si en el consorcio hay 1200 pesos mensuales de gastos y me corresponde el 8.39% por superficie - es correcto que el administrador me liquide $101 en lugar de $100,68? Por que el redondeo? Es legal?

(no es por rata, sino que quiero destacarla entre muchas otras irregularidades)
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