dijo:

Espero que les sirva de orientación a aquellos que hacen trabajos de prestación de servicios ya sea como diseñador gráfico / programador web, etc.

Por Frédéric Jean-Baptiste
(http://www.udga.com.ar/txt_cotizar.htm)

¿Como cotizar una prestación actividad de servicios? Parece un tema muy complicado y de mayor importancia según lo que resalté de las diferentes charlas o seminarios de diseñadores en las cuales participé. Aquí voy a darles unas pautas teóricas que les permitirán aclarar sus dudas.

Primer paso, tomar conciencia que de cualquier manera que usted esta trabajando (en una oficina o en la cocina de la casa, solo o con un equipo), usted esta manejando una empresa para generar ganancias, reinvertirlas y crecer lo que se diferencia del auto-empleo que sirve para vivir día a día. Si tienen dudas respecto a eso, no vayan mas lejos, no sirve complicarse la vida en hacer cálculos…

Ahora empezamos,

Una empresa genera ganancias cuando cubre todos sus costos de funcionamiento. ¿Pero como saber si cubro mis costos al realizar un trabajo? El único calculo que vale es aquel del punto de equilibrio.
Se entiende por punto de equilibrio, punto muerto o umbral de rentabilidad, aquella cifra de ventas en que la empresa ni pierde, ni gana; es decir, cuando la empresa cubre únicamente todos sus gastos.

¿Como calcular el punto de equilibrio? Muy simple

Los costos de funcionamiento de una empresa se componen de la manera siguiente:

Costos fijos (CF). Son aquellos que tendrá la empresa independientemente de que venda o no venda y del volumen de negocios que realice: Sueldos, Cargas sociales o cuota mensual monotributo, Luz, Gas, Alquiler, amortizaciones de equipos, Hosting de un sitio Web, Abono compañía de telecomunicaciones, Seguros, Intereses por préstamo…..

Costos variables (CV). Son aquellos que están en función de las ventas: Viáticos, Telecomunicaciones, Compras soportes digitales (CD, papelería,….), Servicios contratados (imprenta, taller,…), Comisiones de agente de ventas, Gastos financieros (Comisión bancos por transferencia bancaria, por recibir pago por tarjeta,…). Lo ideal es mantener sus costos variables en un 30% de las ventas.

Vamos a tomar un ejemplo que facilite la comprensión.

Ricardo es un diseñador grafico recién egresado. Para empezar su actividad, se armo un sitio Web institucional para comunicar sus servicios, compró equipos y trabaja desde su casa.

Considera que para el primer año de trabajo, se asignara un sueldo mensual de 1200 pesos, incluyendo las cargas sociales. Paga un alquiler mensual de 700 pesos (seguro incluido). Su inversión en la programación del sitio Web y en compras de equipos suma 5000 pesos.
El conjunto Luz + Gas + Abono Compañía de telecomunicaciones + Hosting Sitio Web suma 200 pesos/ mes.

La idea es calcular el total Costos fijos + Costos variables sobre un periodo de 1 año mínimo.

Empezamos con los costos fijos (CF)

La compra de maquina y equipos es una inversión inicial que sigue el concepto de amortización. Me explico, todo equipo tiene un periodo de vida, en general se considera entre 3 a 5 años. El sitio Web, aun siendo virtual, se puede amortizar, porque tiene una duración de vida también.
Cada año, el equipo se desprecia hasta no valer nada o que se estime no valer nada, ahí se necesita comprar otra maquina.

Ricardo pensó en un periodo de amortización de 5 años. Lo que significa una amortización anual de 5000/5 = 1000 pesos.
*Este monto de amortización se considera como un costo porque representa la suma que tendría que poner de lado Ricardo cada año para comprarse una nueva maquina dentro de 5 años. Obviamente, Si baja o sube el valor de tal equipo en el mercado, el monto de amortización se ajustara en función.

Entonces,

Amortizaciones: 1000 pesos / año
Sueldos: 1200*12 = 14 400 pesos/año
Alquiler: 700*12 = 8400 pesos/ año
Luz + Gas +…… = 2400 pesos / año

Entonces CF = 26.200 pesos.

El punto de equilibrio corresponde a la ecuación siguiente: Ventas – (CF + CV) = 0

Decidimos que los costos variables tendrían que mantenerse en el 30% de las ventas para que la empresa sea viable (CV = 0,3* Ventas).

Tenemos entonces: Ventas – CF – CV = Ventas – CF – 0,3 * Ventas = 0

O sea 0,7* Ventas – CF = 0

Ventas = CF/ 0,7 = 26.200/ 0, 7 = 37 429 pesos.

37429 pesos es el monto de ventas que tiene que alcanzar Ricardo para ni ganar, ni perder dinero.

Se considera que en un año, no se puede trabajar mas que 1840 horas/persona (¡obviamente no es así!) pero se usa como base teórica de calculo (46 semanas * 5 días * 8 horas)

Entonces, por cada hora de trabajo, Ricardo tendría que cobrar como mínimo:

37.429 / 1840 = 21 pesos / hora.

Con este precio por hora, Ricardo no ganara, ni perderá dinero. Sin embargo la idea de una empresa es generar utilidades, es decir tener Ventas – (CV + CF) = Utilidades del negocio

Se considera, en general, un margen de utilidades, después de cobertura de los costos, alrededor del 30% de las ventas.
Consideramos una margen de utilidades del 32%. El calculo se vuelve así: Ventas – (CF + CV) = 0,32 * Ventas

O sea Ventas – CF – 0,3* Ventas = 0,32* Ventas

0,7* Ventas – CF = 0,32* Ventas

0,38* Ventas = CF

Ventas = CF/0,38

Ventas = 26.200 / 0,38 = 68 947 pesos.

Para lograr un margen de utilidades del 32%, o sea 22063 pesos de utilidades a fin de año, Ricardo tendría que cobrar:

68.947 / 1840 = 37,5 pesos / hora de trabajo.


Conclusiones

1. Este monto horario es una base de trabajo. Es obvio que todo proyecto no se pueda cobrar por hora, a veces se necesita cotizar un monto global. Sin embargo, se darán cuenta que les servirá mucho a la hora de presupuestar.

2. Toda realización de presupuestos tiene que basarse en este cálculo pero no es suficiente. Un presupuesto de servicio no puede ser tan estándar, sino a veces se perderá una oportunidad de realizar un buen negocio. La segunda etapa consiste en identificar el valor percibido por el cliente respecto al servicio brindado. Esta etapa tiene más que ver con estrategias de ventas ( En caso de interés sobre el tema, mandar un mail con sus datos a info@good-consulting.com )

3. Este calculo se puede adaptar a cualquier estructura de empresa, solamente se actualizaran los montos de Costos Fijos y Variables, y obviamente por ser mas gente trabajando, el numero de horas disponibles por año.

dijo:

Este es un tema bastante complicado de responder y también bastante subjetivo. Pero es uno de los temas que más preocupan a los nuevos desarrolladores freelance, que en muchos casos no saben el precio que deben presupuestar por la creación de una página web. La experiencia del profesional y la definición correcta de las necesidades de cada proyecto son clave para presentar unos precios acorde con el mercado.

Primero, hay que aclarar diversos puntos que pueden hacer variable la cotización de un proyecto y por los cuales, los precios que podamos sugerir en el manual de Tarifas y Presupuestos para la creación de páginas web pueden verse incrementados o reducidos.

* Necesidades del proyecto. Esto es lo que más debe contar a la hora de presentar un precio acorde con el mercado. Una página es más cara cuanto más trabajo tiene. Pero la cantidad de horas de trabajo puede también variar bastante dependiendo de la manera de trabajar de cada profesional. Si tenemos que hacer "un sitio web de 10 páginas", es clave conocer qué tipo de información habrá en estas páginas. Si habrá mucho contenido gráfico, animaciones, video, etc, incrementará el precio en relación al mismo sitio web de 10 páginas, si estas contienen básicamente texto y alguna fotografía.
* Experiencia del desarrollador. Conforme al profesional gana en experiencia, también su trabajo cobra mayor valor. Lo que puede ser un precio justo para un profesional novato, puede ser muy poco dinero si ese profesional tiene años de experiencia.
* Tipo de cliente. Esto para mi también varía los precios que sería justo presupuestar. Si sabes que el cliente es grande y puede pagarlo, los precios serán mucho más holgados que para un cliente pequeño. Tal vez a ese cliente pequeño, que está empezando y no tiene muchos ingresos para invertir en la página, se le puedan ajustar bastante más las tarifas, para ayudarle y ofrecerle soluciones a su alcance.
* Necesidades en tiempo. A veces nos dicen "este trabajo tiene que estar en una semana"... o un mes. Cuando el cliente tiene una urgencia y ello nos va a obligar a acelerar nuestro ritmo de trabajo habitual, generalmente el proyecto debe incrementarse en precio. Es lo que llamamos "pagar la urgencia".
* Los recursos que ponemos a disposición del cliente también pueden variar los precios. Por ejemplo, si la misma página la realiza un desarrollador independiente que trabaja en su casa, podrá cobrar bastante menos que una empresa, que tenga alquiladas unas oficinas y tenga sus departamentos de administración, dirección, comercial, etc. El precio de un proyecto, para el caso de una empresa grande, debe ser mayor, porque de ese proyecto tienen que contar con una parte significativa para cubrir los numerosos gastos que tienen. En algunos casos, el precio del desarrollo puede duplicarse si lo presupuesta una empresa.
* El país donde residamos. Este factor es fundamental. No es lo mismo una tarifa de una empresa o profesional en España, que la misma empresa o profesional de un país de Latinoamérica. En estos casos, el español puede llegar a cobrar el doble de lo que cobraría un profesional de Argentina o Uruguay, por ejemplo. No es que esté más valorado el trabajo de un español, es que el español tiene muchos más gastos en todo (vivienda, comida, transportes, impuestos...) y esto tiene que repercutirlo en sus tarifas.
* Nuestras propias necesidades. Si estamos empezando o estamos necesitados de que nos contraten proyectos, puede que sea necesario rebajar los precios para favorecer las posibilidades de que contraten con nosotros. Del mismo modo, hay proyectos en los que, se inflan los precios, ya sea debido a su complejidad o al estado actual de nuestro negocio. Esto se suele hacer porque no nos interese que nos contraten el proyecto o, si lo hacen, que paguen una cantidad elevada y que nos compense ampliamente.

En general, como se puede ver, hay muchos factores que son muy determinantes para fijar los precios de un proyecto. No obstante, voy a intentar dar algunos ejemplos de páginas y precios que les pondría yo, según mi opinión personal del estado del mercado en España.

Escribo esta información con mi propio criterio. Otros tendrán otras opiniones y tarifas. En MercadoProfesional.com, podemos encontrar cientos de profesionales que ofrecen servicios de todo tipo. Cuando una persona está interesada en la realización de un proyecto, publica sus necesidades en MercadoProfesional.com y entonces recibe todo tipo de tarifas de profesionales variados, con más o menos experiencia y de diversas naciones distintas. Sólo hay que ver la variedad de tarifas que se pueden encontrar para un mismo proyecto. Con ello podemos darnos cuenta de la variedad de criterios que existen para fijar los precios.

Como en la actualidad no nos dedicamos directamente al desarrollo de páginas o aplicaciones para otras empresas, sino que canalizamos todas las solicitudes que nos llegan a través de nuestro mercado de contratación freelance, escribo esta información con total libertad.

Tengo que decir también que, a lo largo de mi experiencia en el desarrollo freelance, he visto muchas diferencias entre precios. He encontrado tarifas mayores y menores de las que voy a sugerir en los próximos artículos. Tengo colegas que, al ver los precios que suelo presupuestar, me han dicho que están tirados de precio (muy baratos). Otras muchas veces, he presentado presupuestos y el cliente me ha dicho que mi oferta era la más cara de las que había recibido.

En algunas ocasiones, amigos que necesitaban mi consejo, me han pasado presupuestos que les habían enviado a ellos para hacer páginas web. Muchas veces me han sorprendido, por el precio elevado o reducido. En ocasiones he visto presupuestos de empresas muy grandes (las mayores del mercado), que cobraban por un desarrollo hasta 10 veces más de lo que hubiera presupuestado yo. También he visto presupuestos para hacer un desarrollo que eran hasta 5 veces más baratos que los míos y supuestamente, cubrían las mismas funcionalidades.

También he visto empresas que cobraban por hacer un presupuesto, al que llamaban estudio previo a la realización de una web. El precio del presupuesto era más caro de lo que yo hubiera presupuestado por la realización del proyecto entero. Por supuesto, yo nunca he cobrado por hacer un presupuesto o asesorar a un cliente que quiere plantear un proyecto de desarrollo en la web. Pero supongo que, en el trato con grandes empresas, presentar estudios y cobrar por ellos es algo normal.

Hemos creado un manual llamado Tarifas y presupuestos para el desarrollo de páginas web, donde iremos publicando distintos tipos de webs con las tarifas que podríamos fijar para sus desarrollos.

dijo:

Una pregunta simple y frecuente, pero que por alguna razón (tal vez porque por formación, los diseñadores no somos muy afectos a los números y la administración), difícil de responder.

Cuando hace ya algunos añitos me planteé este tema y empecé a preguntarle a algunos colegas con más experiencia cómo hacían ellos, me encontré con respuestas del tipo (muy frecuentes en nuestro medio): Cobrá de acuerdo al sistema de los "dígitos oscilantes" ó "masomenismo", de acuerdo al tamaño que supongas que tiene la empresa que te solicita el trabajo, si te parece grande cobrá más y si te parece chica cobrá menos", ó "de acuerdo a la cara del tipo", en el mejor de los casos me recomendaron "ponele un precio a tu hora de trabajo y cobrá de acuerdo al tiempo que te lleve el laburo".
Si bien ésta última se acercaba, no me pareció muy seria y me dejaba casi tan en blanco como al principio. Recurrí a otros medios, analicé como se cotizan los honorarios profesionales en otros rubros de servicios, pregunté como hacen profesionales del diseño en otros países y después de andar un tiempo, estos fueron algunos de los métodos que encontré, espero les sirvan a menos como guía. Hay muchas teorías y métodos al respecto, en este caso referiré tres.

Cómo primera medida pongamos como norma los siguientes puntos:

* La nuestra es una actividad dentro del rubro "servicios", si bien entregamos algo tangible al final del trabajo (un disco, un original, o lo que sea) éstos no son más que un vehículo en donde plasmamos nuestras ideas o procedimientos.
* Tenemos que entender a nuestra actividad como una empresa, por más que trabajemos solos en casa o tengamos un estudio con personal contratado. En ambos casos los principios económicos son los mismos. Teniendo en cuenta que el objeto de cualquier empresa es el de generar utilidades para sus accionistas, a través de proporcionar bienes y/o servicios, cobrando un precio que cubre los gastos y genera una utilidad, cumpliendo así una función práctica dentro de la sociedad.
* Nuestra actividad debe generar una ganancia, esto que parece tan obvio, a veces no lo es tanto, sobre todo para diseñadores jóvenes que por hacerse de un lugar descuidan este aspecto, un derecho de piso no se paga regalando (o casi) un trabajo, con esto sólo se consigue prostituir el mercado y desvalorizar la actividad. O sea pan "tal vez para hoy" y hambre "seguro" para mañana.
* El dinero que obtiene nuestra empresa no es nuestro dinero, es dinero de nuestra empresa, que debe entenderse como un ente aparte de nosotros, por consiguiente debe pagarnos un sueldo, el que nosotros determinemos.
* La utilidad de la empresa, después de asignarnos un sueldo, cubrir gastos y pagar obligaciones impositivas, debe reinvertirse en la misma. Sino los costos futuros de actualización saldrá de nuestros bolsillos.
* Ofrecemos un servicio que puede y debe ser medido en tiempo. Cuando se analizan las diferentes formas de realizar un trabajo de diseño la única regla que puede ser universal es el tiempo, por lo tanto nuestras cotizaciones deben calcularse sobre la base de horas de trabajo.

La forma "rápida" es calcular nuestros gastos fijos, el resultado sumarlo a nuestra ganancia pretendida y dividir la cifra por la cantidad de horas que estimamos vamos a trabajar en un año, eso nos dará un precio por hora. Lo multiplicamos por tres y nos dará lo que tenemos que cobrar por cada hora que utilicemos en un proyecto. Realmente no recomiendo éste método, nos da una cifra fija, sin flexibilidad y seguramente no se va a ajustar a nuestra empresa en particular.

En otra de las fórmulas para cotizar con el esquema de horas de trabajo resulta útil dividir nuestro tiempo en tres categorías:

* Horas Diseño
En este concepto incluimos las horas que le dedicamos a las reuniones con los clientes, la investigación del proyecto, documentación, atención al cliente, visitas y toda aquella actividad que nos permita determinar un proceso, una premisa o guía para el diseño.
Las "horas diseño" tienen el valor del sueldo del dueño dividido 160, que son las horas promedio que se trabajan en un mes.
* Horas Taller
Acá incluimos todo el tiempo que dedicamos a la elaboración de propuestas de diseño, creatividad, bocetado, pruebas, reuniones de control/aprobación, corrección y todo aquello que nos sirve para determinar un boceto hasta su autorización.
Las "horas taller" son los gastos fijos. La suma del alquiler del espacio físico, más otros sueldos, amortizaciones, gastos de servicios promedio, etc.
* Horas Producción
Y en este concepto determinamos el tiempo que usamos para desarrollar en forma final aquellos elementos que sirven para entregar al cliente los trabajos en forma definitiva.
Son todos los sueldos, más todos los costos fijos, más gastos variables (materiales, nafta, mensajería y los gastos que son únicos para ese proyecto en particular).

A modo de ejemplo (y nada más que de ejemplo), supongamos que:

Me fijo un sueldo de $ 1.500, lo que me da como resultado una "hora diseño" de $ 9,37 (conviene fijarnos sueldos similares a los valores reales del mercado, como si trabajáramos para una empresa, o sea bajos).

Pago $ 400 de alquiler en un lugar, tengo una asistente part-time que percibe un sueldo de $ 400 mensuales, pago el último equipo en cuotas de $ 250, gasto en promedio $150 de servicios, en total $ 1.200. Dividido por 160 horas, me da un precio de "hora taller" de $ 7,50.

Además calculo que para el próximo proyecto en particular voy a gastar $ 40 de nafta, $ 150 en diversos materiales de trabajo y unos $ 50 más en gastos varios. A esto le sumo el total de los sueldos y el total de mis gastos fijos, obtengo una cifra de $ 2.940. Lo vuelvo a dividir por 160, resultando una "hora producción" de $18,37.

Si el proyecto en cuestión calculo que me va a insumir alrededor de 25 "horas diseño", más 40 "horas taller", más 40 "horas producción", va a resultar un total de gastos de operación de $ 1.269,25.

Falta aún agregar el margen de utilidad, se recomienda un promedio del 30% (nunca menos de un 20% y no más de un 45%), así que 1.269,25 + 30% = $ 1.650. Esto es lo que debo cobrar, en teoría, al cliente.

Mientras más grande sea nuestra empresa, más costos fijos tendremos, pero menos horas nos insumirá resolver el trabajo, por el contrario si trabajamos solos en casa, menos costo pero más horas para realizarlo (en forma serial y no paralela).

El tercer método, un tanto más complejo, se basa en una matriz de tasa diaria, o sea calcular días de ocho horas en vez de horas en sí mismas, y para calcularla se siguen los siguientes pasos:

* Primero debemos determinar nuestro salario anual.
Ya dijimos que aunque trabajemos solos, debemos considerarnos nuestros propios empleados.
* Luego cuáles son mis costos para mantener el negocio.
Todos los costos fijos estimados para un año.
* La suma de estos dos puntos nos da como resultado una cifra punto de equilibrio.
* Esta es la cifra que se necesita cada año para mantener andando el negocio sin ningún margen.
* ¿Cuántos días laborales hay en un año?
Hay 52 semanas disponibles para trabajar por año. De éstas, dos semanas corresponden a días festivos, nos quedan 50. Casi todos faltamos al trabajo por enfermedad y otros temas personales, supongamos que dos semanas se nos van en eso, vamos por 48. Las vacaciones nos llevan más o menos 4 semanas más y que quedan 44 semanas. Nos manejamos con semanas de cinco días, con menos es difícil sostener el negocio y con más es difícil sostenernos y sostener la familia. Es decir que 44 (semanas) por 5 (días), hay 220 días disponibles al año. Obviamente todas esas horas nocturnas y los fines de semana que pasamos trabajando, hacemos como que no existen.
* Calculamos un porcentaje de utilización.
Esto es para determinar que porcentaje de nuestro tiempo podemos cobrar para mantenernos y ganar. Hay horas "muertas" de reuniones, presentaciones, más reuniones y más presentaciones. Esas, en este caso, no se cobran. Para el diseño gráfico una tasa de utilización alrededor del 60 % parece apropiada.
* Necesitamos un margen de ganancia.
Ya comentamos que más de un 40% nos va a situar muy alto y con menos de 20% nos fundimos ante el menor imprevisto. Determinemos tres tasas marginales dentro de estos porcentajes.

Cuadro para determinar una matriz de tasa diaria.

Con calculadora en mano. Pasamos cada una de las cifras que obtuvimos a los renglones correspondientes:

* El salario en el A
* Los costos en el B
* La suma de ambos en el C
* La cantidad de días en el D
* En el E ponemos en el espacio del medio 60% y a los costados más/menos 10% (50 y 70)
* En el ítem F situamos tres márgenes de ganancia, 20 (ó cerca de) para "bajo" y 40 (ó cerca de) para alto, en el medio 30 parece lo mejor, a cada de estos porcentajes le restamos 100 (20-100=80) y colocamos esta cifra en el espacio inmediatamente a la derecha y, muy importante, agregamos un decimal para cada una (0,80).

Ahora utilizamos una fórmula para calcular la matriz de precios. Para cada uno de los cuadrantes de la matriz, calculamos la tasa diaria:

Tasa diaria = Mi cifra de punto de equilibrio
Días cobrados x (100 - M%).



Es decir, para cada par de números de margen y días cobrados, primero dividimos el rengón C (Mi cifra de punto de equilibrio) por el número de días cobrados. Ahora divida eso por la cifra (100 - M%); como ya se ha dividido por una fracción, la cifra final será mayor que la intermedia.

El M% es el margen de ganancia (M de margen), es lo que se responde cuando te preguntan ¿y vos cuánto le cargás a tu trabajo?. También se lo conoce como tasa marginal, porcentaje de rentabilidad o simplemente ganancia. A veces se presta a confusión porque muchas personas creen que con los honorarios por hora de trabajo ya están cubiertos, pero no es así, sino no salís de la cifra punto de equilibrio en la que no ganás ni perdés, sólo cubris los gastos, que puden ser fijos o variables.

Ahora tenemos la tasa diaria requerida para cubrir los costos y producir el nivel de margen con esa hipótesis de utilización. Escriba la cifra en el cuadrante de la matriz que se alinea con ese par de números y pase al siguiente par, hasta que complete la matriz. Si no hemos cometido errores, tendremos nueve tasas diarias; la mas baja estará en el cuadrante superior derecho y la mas alta en el inferior izquierdo.

¡Felicitaciones!
Ahora ya sabemos cuanto cobrar.
Descansemos un poco.

Hay que tener muy en cuenta la carga impositiva en todo esto, ya que en nuestro país es enorme y desproporcionada.

Aún cuando estas fórmulas son bastante simples de entender se basan en principios básicos de administración, y nos permiten ver en forma real si nuestro desempeño es realmente un negocio rentable o no.

Si el cliente nos pide reducir nuestra cotización, tenemos sólo dos opciones, disminuir el margen de ganancia, lo cual queda a nuestra discreción o reducimos las horas de trabajo arriesgándonos a ofrecer un trabajo de menor calidad. Si aún así nuestros costos siguen siendo altos, debemos disminuir gastos fijos, como nuestro sueldo, el de nuestros empleados, el alquiler, etc. Si no, corremos el riesgo de no poder afrontarlos a fin de mes y no habremos hecho ningún negocio.

A veces hablar de negocios nos resulta difícil, porque no somos muy amantes de las cuestiones administrativas, pero si no entendemos que la nuestra como cualquier actividad empresarial debe generar utilidades y si no nos forjamos ése carácter es mejor que nos busquemos un laburito en relación de dependencia.