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Administración financiera y sistemas de información

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Administración financiera y sistemas de información



Misión del administrador financiero

Deberá incentivar sus esfuerzos en la búsqueda de maximizar el valor de las acciones de los propietarios, minimizando el riesgo y aumentando el rendimiento. Esto es, realización de actividades financieras tendientes al crecimiento patrimonial
Sus funciones son las propias de todo administrador; planear, organizar, dirigir y controlar. Esto es, planeamiento financiero, organización de las finanzas, dirección de las finanzas y control financiero

Roles del administrador financiero

incluye todas aquellas operaciones administrativas relacionadas con movimiento de efectivo: cobro, pagos, compras y ventas al contado, movimientos bancarios, etc.
• Rol estratégico básico: planea los fondos necesarios e instrumenta los medios para obtenerlos, poniéndolos en uso productivo, contempla el análisis de los conceptos de oportunidad, riesgo, endeudamiento, tasa de retorno de la inversión, valor de rescate, etc.
• Rol operativo básico: lleva a cabo el planeamiento y control presupuestario, flujo de fondos a corto plazo, inversión de fondos en activos y control de activos. Aquí se contempla los conceptos de anualidad, rendimientos promedio de activos, margen, rotación, costeo directo, depreciación, etc.
• Rol de operador de mercados: opera en un mercado que ofrece fondos de diferentes fuentes y bajo diferentes condiciones y plazos, como sujeto activo en la búsqueda de la mejor combinación financiera

Controles financieros

Los gerentes usan una serie de métodos y sistemas de control para enfrentar distintos problemas y elementos de sus organizaciones. Estos métodos y sistemas pueden adoptar muchas formas y pueden estar destinados a diversos grupos.
El control financiero incluye los mecanismos para prevenir o corregir la asignación errónea de recursos. Es un análisis monetario del flujo de bienes y servicios, que entran y salen de la organización.

Estados financieros

Los estados financieros se usan para seguir la pista del valor monetario de los bienes y servicios que entran y salen de la organización. Ofrecen una forma de vigilar tres condiciones financieras básicas de la organización:
• La liquidez: capacidad para convertir los activos en dinero
• Situación financiera general: el equilibrios a largo plazo entre el endeudamiento y el capital
• La rentabilidad: capacidad para obtener utilidades
Los estados financieros son un recurso muy usado por gerentes, accionistas, bancos, analistas de inversión, etc. por ejemplo los gerentes podrían comparar el estado financiero actual de la organización con los estados del pasado y con los de la competencia, para medir como ha actuado la organización con el tiempo
Los estados financieros más comunes son los estados de resultado, los balances generales y los estados de flujo de caja
Balance general: descripción de la organización en términos de sus activos, pasivos y valor contable
Estado de resultados: resumen de los resultados financieros de la organización para un plazo dado

Flujo de efectivo

Además de los estados anteriores, muchas empresas presentan los datos financieros en forma de un estado de flujo de efectivo o estado de fuentes y usos de fondos. Estos estados muestran de donde se obtuvieron el dinero o los fondos durante el año y como se usaron. Estos estados no se deben confundir con los estados de pérdidas y ganancias, porque muestran en que se usaron el dinero o los fondos y no la cantidad de pérdidas o ganancias que se realizo

Presupuesto y control presupuestario

Los presupuestos son estados cuantitativos formales de los recursos que se separan a fin de realizar actividades proyectadas para determinados períodos. Se usan como medio para las actividades de la planificación y el control en todos los niveles de la organización. Existen varias razones que explican el uso de los presupuestos
1. los presupuestos se presentan en términos monetarios, los cuales se pueden usar fácilmente como compón denominador
2. el aspecto monetario significa que pueden transmitir información en forma directa sobre algún recurso fundamental
3. establecen normas de desempeño, claras y definidas, para un ciclo de tiempo establecido
4. son un medio fundamental para coordinar las actividades de la organización
El proceso presupuestal suele empezar cuando los gerentes reciben los pronósticos económicos de los mandos altos, así como los objetivos de ventas y utilidades del año anterior.
En algunas organizaciones se prefieren los presupuestos de arriba hacia abajo, los presupuestos son impuestos por la alta dirección, casi sin consultar a los gerentes de niveles más bajos. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren el proceso presupuestal de la base hacia arriba; los presupuestos son preparados por quienes los aplicarán
Las ventajas del proceso presupuestal de abajo hacia arriba es que los supervisores y los jefes de departamentos de niveles bajos tienen una visión más cercana de sus necesidades y pueden proporcionar detalles más realistas, es menos probable que se pase por alto algún ingrediente vital o falla oculta. Por último el ánimo y la satisfacción son mayores cuando las personas participan de manera activa tomando decisiones que las afectan

Auditorias

Las auditorias tienen muchas aplicaciones, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para las decisiones gerenciales.
Existen 2 tipos de auditorias
• Auditorias externas: es un proceso de verificación que implica la evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan los activos y pasivos, así como los informes financieros con el objeto de verificar si están completos y exactos, la auditoria es realizada por personal contable empleado por un despacho externo de contadores o por contadores contratados al efecto
• Auditorias internas: son realizadas por miembros de la organización. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficientes para preparar los estados financieros. Además, las auditorias internas sirven a los directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el desempeño de los sistemas de control.


Modelo del cuadro de mando

Este modelo proporciona una forma para que una organización obtenga una perspectiva más amplia en sus decisiones estratégicas, las cuales tienen un impacto en la calidad, al considerar la función de las finanzas, clientes, procesos interno e innovación y aprendizaje
El modelo considera comportamientos pasados en cuestiones críticas a fin de ser usados como indicadores del desempeño futuro. El modelo puede considerar la organización toda o unidades de negocios en particular
El modelo requiere que los gerentes vean la toma de decisiones desde cuatro perspectivas estratégicas con el objeto de vincular y equilibrar las metas y las medidas relacionadas para cada perspectiva entre sí
Perspectiva financiera: rentabilidad, crecimiento de las ganancias, valores en el mercado de la empresa
Perspectiva del cliente: percepciones de calidad del servicio, honradez, lealtad
Perspectiva interna: productividad, motivación de los empleados, competencias organizacionales, índices de defectos o errores de los empleados, competencias de los empleados, registro de seguridad
Perspectiva de innovación y aprendizaje: administración de conocimientos, creatividad, desarrollo de bienes y nuevos servicios, capacitación y desarrollo de los empleados
Los beneficios del modelo son: ayuda a alinear metas y medidas clave de desempeño con la estrategia de todos los niveles de la organización, proporciona a la administración un panorama exhaustivo de las operaciones d negocios, facilita la comunicación y comprensión de las metas y estrategias de negocios en todos los niveles y proporciona retroalimentación y aprendizaje estratégico

Benchmarking

El benchmarking o comparación con modelos: identificar el mejor desempeño industrial involucra hacer un seguimiento del rendimiento de otras organizaciones. Es el proceso de medir una empresa con relación a los productos, desempeños y servicios de algunos de los competidores globales más eficientes. Esta herramienta busca las mejores prácticas aún cuando las firmas con la que es comparada no sea competidora
La idea fundamental es que los gerentes puedan mejorar la calidad de sus trabajo si analizan y posteriormente emulan los métodos que aplican los líderes en los diversos rubros
Se compone de los siguientes 4 pasos:
• Formar un equipo de planificación: el equipo debe definir que desea someter a benchmarking, seleccionar las organizaciones comparables y determinar los métodos para la recolección de datos
• Recopilar datos internos y externos: recopilar datos internos respecto de sus propias operaciones y externos en relación con las de las otras
• Analizar los datos para detectar brechas del rendimiento: detectar lagunas en el rendimiento y determinar las causas de las diferencias observadas
• Preparar y aplicar el plan de acción: se prepara e implementa un plan de acción para igualar o superar los estándares observados en las otras compañías

Información

Información es vista, cada vez con más frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento. Así no es raro que cada vez sea mayor la cantidad de gerentes que consideran que la información es un activo valioso.

Naturaleza

Aunque solemos usa los términos datos e información indistintamente, existe una diferencia entre ellos. Los datos son cifras y hechos crudos, sin analizar, sobre circunstancias como la cantidad de discos de computadora producidos por semanas o el inventario de discos de computadores en la tienda local de material para oficina. La información, por otra parte, es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y con un propósito
Para poder tener una información valiosa se debe realizar analizar los siguientes puntos
Calidad de la información: cuanto mas exacta es la información, tanto mayor es su calidad y tanto mayor su confianza para los gerentes
Oportunidad de la información: la información ofrecida por un sistema debe estar al alcance de la persona indicada, en el momento oportuno
Cantidad de la información: los gerentes no pueden tomar decisiones exactas y oportunas con escasa información, pero tampoco es conveniente que reciban demasiada información irrelevante e inútil
Relevancia de la información: esa información debe ser relevante para los gerentes según las funciones que cumplen en la organización

Sistemas de información administrativa (MIS)

Es un método formal que permite poner a disposición de los gerentes información exacta y oportuna que necesitan para un proceso de toma de decisiones más fácil, así como para efectuar con eficiencia las funciones de planificación, control y operaciones de la organización. El sistema ofrece información sobre el pasado, el presente y el futuro proyectado, así como hechos relevantes ocurridos dentro y fuera de la organización.
Características e importancia: todas las funciones administrativas dependen de un flujo constante de información en cuanto a lo que está pasando en una organización y más allá de ella. Los gerentes solo pueden vigilar el avance hacia sus metas mediante información exacta y oportuna y pasar a convertir los planes en realidad. Por eso los sistemas de información administrativa son indispensables para la planificación, la toma de decisiones y el control porque a gran velocidad y exactitud pueden los gerentes recibir información sobre lo que esta funcionando bien o lo que esta funcionando mal.
Implantación en la organización: Este sistema debe proporcionar información con 3 niveles de información de responsabilidad control de operaciones, control administrativo y planificación estratégica; los cuales se dan en término de los niveles básicos, medios y altos de la jerarquía de la organización.
• Control de operaciones: aquí debe ofrecer información muy exacta y detalla todos los días o semanas, debe ofrecer un volumen grande de información oportuna y detallada, derivada de las operaciones diarias.
• Mandos medios: los gerentes están interesados por la actuación presente y futura de sus unidades, por eso, necesitan información sobre asuntos importantes que afectarán a dichas unidades.
• Alta dirección: debe proporcionar información para la planificación estratégica y el control administrativo. En el caso de la planificación estratégica las fuentes externas de información adquieren una importancia sin igual, pero como los datos de apoyo provienen del exterior de la organización, esta información es más difícil de reunir y computar que la información interna.

Sistemas de información gerencial (SIG)

Sistema computarizado de información para mejorar la eficiencia de los planes, la toma de decisiones y el control.
El uso de las computadoras para abordar muchos intereses de la organización ha crecido a gran velocidad. Los gerentes deben tener conocimientos de los problemas tecnológicos del diseño y la instalación de los sistemas.
Claro que este sistema tiene muchos problemas para su instalación, la seguridad del sistema nuevos es cuestión de control que se debe abordar en las etapas del diseño y la instalación.
El robo y el vandalismo se pueden limitar colocando el equipo en áreas seguras y haciendo que las instalaciones existentes sean más seguras. La piratería de los programas se puede evitar guardando la copia de programas importantes y los originales autorizados y copias de respaldos en lugares seguros.
Cabe aclarar que aunque los MIS y SIG son parecidos y cumplen las mismas funciones los SIG están dirigidos para la “manipulación” de información por parte de los usuarios y, en cambio, solo los MIS son creados para el almacenamiento y la recuperación de datos.

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1 comentario - Administración financiera y sistemas de información

@AFIP_ +1
Excelente Post.
Todos a pagar los impuestos. Y que sea antes de fin de año por favor.