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[MegaPost] de Informatica de Hojas Excel de Calculo

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Post de Informatica de Hojas Excel de Calculo de lo Más basico a lo Más avanzado


Microsoft Excel


Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo partiendo del botón "Inicio" de la esquina inferior izquierda.

º Pulsamos el botón "Inicio" en la esquina inferior izquierda.

º Y subiendo pulsamos "Programas"

º Seleccionamos el programa Excel

La pantalla nos muestra una serie de barras de menú y una zona cuadriculada con numerosas casillas.

IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo de las barras de menú que se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos de una barra de menú que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instrucción "Ver" de la barra superior y pulsar "Barras de herramientas"

º Pulsar "Ver" en la barra superior. En la imagen vemos que están marcadas Estándar y Formato. Por tanto las barras que aparecen en pantalla son las dos marcadas.

º Para añadir una barra a la pantalla la marcamos. Por ejemplo cuando queramos dibujar o incorporar figuras geométricas, marcamos Dibujo.

Y nos aparece una nueva barra con las instrucciones para dibujar.

ºLa Barra de Título. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todavía al fichero pone Libro 1, si el fichero tiene nombre pondrá el nombre que le hemos dado. A la derecha se encuentran los botones típicos de Windows para reducir la imagen y para cerrar.

º La siguiente es la Barra de menú, desde la que aparecen los menú con todas las órdenes fundamentales.

º A continuación, La Barra Estándar nos permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.

º La siguiente es la Barra de menú, desde la que aparecen los menú con todas las órdenes fundamentales.

º A continuación, La Barra Estándar nos permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.

º La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuación de la Barra estándar o en una fila independiente.

º Para cambiar entre una y otra alternativa:

Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botón DERECHO del ratón.
Pulsamos Personalizar.
Y en la pestaña Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmación de "Las Barras Formato y Estándar comparten una fila"

º La Barra de Fórmulas. La siguiente barra muestra la celda activa en este caso la A1 y la zona para escribir o insertar fórmulas en la celda activa.

º Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.

º Por ejemplo sustituimos la celda activa A1 por la B3. Borramos A1, ponemos B3 y pulsamos "Enter" en el teclado.
La celda activa se muestra recuadrada en negrilla.

º Lo que escribimos detrás del signo igual " =" se muestra en la celda activa.
Escribimos por ejemplo "Presupuesto"



LA HOJA DE TRABAJO

El gran área formada por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja de cálculo.



LAS COLUMNAS

En nuestra pantalla a continuación tenemos las columnas designadas por letras.

En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G



La hoja de cálculo es mucho más grande de lo que aparece en pantalla. Si nos desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de cálculo hasta las columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de cálculo utilizando las flechas del teclado.





LAS FILAS

º Las filas se nombran mediante números. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7



LAS CELDAS

Las celdas se nombran por su columna y por el número de su fila

º En la imagen las celdas nombradas por su columna y el número de línea.

º La celda activa es la celda 3 de la columna B que se designa B3. Escribimos primero la columna y después la fila.

º Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas"

º Pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la celda en la que deseamos escribir.

º Podemos escribir directamente en la celda. por ejemplo "Presupuesto Anual

º Nos situamos en la C2 y escribimos "Total Ventas"

º Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La palabra "Anual" está oculta por la siguiente columna.
Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la columna.

º Nos situamos con el cursor en la barra donde están las letras que designan las columnas, entre las dos columnas. Véase la crucecita en la figura.

º Y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón nos desplazamos.

º Podemos cambiar el tamaño de visualización de las filas de igual modo.

º Nos situamos en la barra que muestra los números de las filas en la línea que queremos mover.

º Y manteniendo pulsado el ratón movemos la línea

º Podemos cambiar la visualización de toda la Hoja de Trabajo mediante el comando Zoom, de la Barra Estándar . . .

º Si seleccionamos un número más pequeño la pantalla mostrará un mayor número de celdas de menor tamaño

LA HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.

Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.


º Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de desplazamiento inferior

º Otra opción para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda.


º Otra alternativa para movernos es:

Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila.
Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda con flechas), para avanzar una columna.


HOJAS

º En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.

º Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja número 2"



º Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Cálculo.

º Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.

º Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.





SELECCIONAR COLUMNAS

º Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del ratón.




º Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botón del ratón y nos desplazamos a las siguientes columnas.

Escoger un conjunto de celdas

º Podemos fácilmente seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratón nos movemos hacia la esquina opuesta.

º Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas del teclado movernos a la última.
Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la D5.





¿Qué hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.

Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4

º Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.
º Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botón º del ratón y nos movemos a D3
º Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.




SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS

º Puede ser útil seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un mismo formato a todas las celdas

º Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que designa la primera columna.

º En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números y funciones.
º Nos situamos marcando con el ratón por ejemplo en la celda A2 y escribimos PRESUPUESTO ANUAL.
º Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el símbolo X que nos permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos equivocado o arrepentido.


º Y aparece el símbolo para confirmar o introducir la información. Otra forma de confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro teclado.





REALIZAR CORRECCIONES

º Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:

º Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido en la parte superior.

º Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la celda.

º Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar modificaciones.

º Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner PRESUPUESTO MENSUAL

Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente.

º Pero Excel también tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principal característica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de solo una celda.



¿Y por que es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos recordar exactamente la posición de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?

º Es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37

º Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que esté marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro.





Ya tenemos nuestro primer rango.

º Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora quisiermos ir de nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5




º Aquí se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que excel nos lleve de a la posición deseada




º Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y compleja es la hoja de calculo en la que estamos trabajando.Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que deseamos dar formato.

º Vamos a realizar un ejemplo en el que:
A) Pondremos una Línea de Contorno a nuestro presupuesto.
B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamaño de las letras.
C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.
E) Y el fondo de las celdas con números lo pondremos de color verde claro

º Podemos utilizar el menú Formato de la Barra superior o Barra menú.


º También podemos acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el botón de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de opciones.


º Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el comando Ver de la Barra de Menú

A) Vamos a poner una línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas.

Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas sobre las que queremos aplicar el formato.

Y aparece el formulario Formato de celdas.

En nuestro ejemplo en Línea hemos seleccionado una gruesa.

Pulsamos sobre Contorno

Y Pulsamos Aceptar









º Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.

B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las letras..

º Seleccionamos las celdas


º En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón que muestra un triángulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana.

º Y aumentamos el tamaño de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón y seleccionado 16

C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.

º Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita.
Y pulsamos la N de la Barra de Formato


D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los conceptos de gastos.

º Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.

º Si nuestra pantalla no muestra el botón Color de Fuente, pulsamos sobre el botón Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre el botón Color de fuente.

º Marcamos el color deseado.


º E) Poner el fondo de las celdas con números de color verde claro.

º Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo.

º En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.

º Y pulsamos sobre el color verde claro.

º Hemos cambiado el tamaño de las columnas para visualizar las palabras completas. Como vimos anteriormente para cambiar el tamaño de las columnas nos situamos con el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botón del ratón nos movemos.

º Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda como muestra la imagen de la derecha.

Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Menú

º Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.

º Pulsando sobre Formato en la Barra superior y

Celdas.

º En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña de Fuente





º En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva opción.



º Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas.



º Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario por ejemplo.





º En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas

º El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro trabajo.

º Ya hemos tenido algún contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma mas rápida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo.

º Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una pagina sin formatos.




º El siguiente paso es seleccionar una celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo C5.

º Cuando esté marcada en el menú Formato, pulsaremos en la opción Autoformato






º Atención, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si hubiéramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos daría un mensaje de error.

º Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el siguiente cuadro de dialogo

º De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el formato que consideremos mas apropiado para nuestra tabla.

º Sólo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y después aceptar.

º Este es nuestra tabla, tal como la hemos "diseñado" rápida y sencillamente.

Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios caminos. Por ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora:

A) Los números los vamos a centrar con respecto a su celda.

º Seleccionamos las celdas correspondientes a los números que queremos centrar.

º En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.


B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.

º Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino.
º Marcamos la celda y pulsamos el botón DERECHO del ratón

º Pulsamos sobre Formato de celdas

º Pulsamos sobre la pestaña Alineación

º Y en Horizontal seleccionamos Derecha

º Y el resultado

º Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numéricas se produzca una desbordamiento de celda. Esto se produce º cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama la atención sobre ello con el símbolo "#"

º Hay varias formas en que Excel actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos numéricos

º Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situación de la celda situada inmediatamente a su derecha.

º Si está vacía, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si está ocupada entonces solo será visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda.


º Es este ejemplo vemos dos desbordamientos distintos, el titulo de la celda B2 en texto que se prolonga a C2. Y el desbordamiento numérico de E5, que al ser la cifra más extensa de la longitud de la celda, se muestra con el símbolo # repetido todo el ancho de la celda

º Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de nuestros cálculos. No, el dato sigue estando allí, para verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato



º Si el desborda una celda, numérica sin formula, podemos ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando en ella y veremos como su valor aparece en la barra de formulas



º Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos ver el contenido de la celda en notación científica.



º La notación científica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el numero que haya tras el signo +

º GUARDAR LOS ARCHIVOS

º Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de cálculo.

º En la Barra de Menú pulsamos sobre Archivo y

º Guardar como

º En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos.

º Y pulsamos Guardar

º RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS

º Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Menú

º Pulsamos sobre Abrir

º Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los diferentes directorios para encontrarlo.

º Las "Propiedades de archivo" es una funcionalidad de Excel que puede llegar a ser extremadamente útil en entornos de trabajo profesionales. Sobre todo en lugares de trabajo donde es imprescindible trabajar en equipos, o donde un grupo de personas necesita trabajar, acceder e incluso participar en el trabajo de otras personas.

º En el siguiente cuadro de diálogo nos encontramos con diversas opciones de personalización agrupadas en varios apartados, uno en cada pestaña. En algunas pestañas puedes introducir datos y en solo Excel puede gestionar esos datos

º Por ejemplo en la pestaña General no podremos introducir ningún dato. Aparecerá con los datos vacíos hasta que lo guardemos por primera vez. En esta pestaña aparecen los datos relacionados con la información de la grabación del archivo. Vamos a verla mas detenidamente.

º En las opciones de la pestaña general podemos ver tres zonas bien diferenciadas,
La primera zona se refiere a la información del archivo. Por ejemplo Tipo y Tamaño, nos informan, como sus propios nombres indican, el tipo de archivo y el tamaño que ocupa el archivo

º Ubicación es una opción mucho mas útil, con ella podremos saber concretamente, en el directorio, en el disco o en el terminal de red en que esta situado físicamente el archivo. Esto resulta útil cuando se trabaja en redes locales, con múltiples lugares de trabajo. Siempre es conveniente saber en que ordenador esta guardada la información.

º En la segunda zona de la pestaña, La información que nos puede resultar útil de esta pestaña hace referencia a las fechas y horas importantes para el documento

º Creado, hace referencia al momento en que fue creado el archivo, es muy útil para conoce cuando se inicio el trabajo y para distinguir bocetos de trabajo y versiones que hagan referencia al mismo proyecto.

º Modificado, nos ayudara a saber cuando se grabó por ultima vez la información del archivo. Mas de una vez podemos encontrarnos dudando sobre que archivo contiene la información mas actualizada.

º En ultimo acceso, nos informa de la ultima vez que alguien abrió el archivo solo para consultarlo, sin grabar en él información. Esta información puede resultarnos especialmente útil en ambientes de trabajo corporativo, donde hay una gran números de personas accediendo a los documentos y necesitamos saber que a que versión se esta accediendo.

º En la ultima zona, se nos mostrarán los atributos del archivo

º Se nos dirá si podemos escribir en el, o si es solo lectura. Se nos dirá si ha sido modificado o no. Si es un archivo oculto o visible. Y por último si es un archivo de sistema o No.

º De esta zona, ahora solo nos interesa saber, que gracias al atributo Modificado, podemos distinguir fácilmente las versiones viejas de las nuevas. Y gracias al atributo Sólo lectura se limita el que se pueda modificar en nuestro fichero.

º Hemos visto una pestaña en la que no podemos introducir información, veremos ahora una en la que si podemos introducir información. Veremos la pestaña "Resumen"

º Esta vez la ventana estará dividida en dos zonas, en la superior, podremos introducir la información relativa al autor.

º Como por ejemplo: el titulo del libro y el asunto del que trata. Estos dos campos que pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en él. Pero intentar encontrar un libro en particular, cuando hace meses que no lo hemos abierto puede ser una tarea desesperante si no está bien clasificado.

º El titulo y el asunto nos ayudan a manejar fácilmente grandes bibliotecas de libros.


Los campos personales de Autor, Administrador y Organización:

º Adquieren todo su sentido cuando trabajamos en una organización amplia, y especialmente si trabajamos en equipo o en red.

º Estos campos deben ser los suficientemente descriptivos, para que cuando el proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar claramente al autor, por si es necesaria ponerse en contacto con él.


º En la ventana inferior introduciremos información relativa al contenido del libro de trabajo, comentarios, palabras claves para buscar el libro mas a delante.



º Excel tiene un sistema de búsqueda, para encontrar y ordenar los libros basándose en los campos de esta zona. Así pues la descripciones deben ser lo mas claras y homogéneas posibles, para que sea posible encontrar fácilmente todos los libros según palabras claves o categorías.

º Si activamos "Guardar vista previa", cuando vayamos abrir un libro de trabajo veremos una imagen de la primera hoja de calculo y decidir si es el que queremos abrir.

º Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los últimos que hemos archivado con Excel al final del menú Archivo puede aparecer

REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS

Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.

Sumar números.

Marcamos los números que deseamos sumar.
Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.



COMPONENTES DE LAS FUNCIONES

Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la º

º Barra de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7).

La anterior fórmula se compone de:

º Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto.

º A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA
º Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7


EJEMPLOS

º Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la fórmula.

º Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1
º Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y
º Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra fórmulas.

º SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS

º Vamos a sumar por filas y por columnas.

º Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.

SUMAR

Para sumar directamente varios números:

Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática.
Sumamos utilizando el signo +
Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda.
Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.





MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS

Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado.

Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.

Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16



EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS

En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.

El programa Excel calcula en un cierto orden:

Primero las operaciones entre paréntesis.
Las potencias
Las multiplicaciones y divisiones
Sumas y restas.


EJEMPLO

Realizar la operación 4*(4-3)

NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13

Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4.

Por tanto el resultado es 4



EJEMPLO

¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?

El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5
Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125
A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875
Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo -861
LECCION 21ª
Orden de las operaciones

Lo más normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores.



Pero Excel es mucho más potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos operandos y operadores como necesitemos.

Vamos a ver algunos ejemplos:

Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra



Y si modificamos la celda original, tambien se modificara automáticamente la celda de la formula.

Con dos operadores:



Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas tiempo

Con mas de dos operadores. Esto lo veremos mas claramente con un ejemplo

En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participación, y le restamos los impuestos.



Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos por el numero de participaciones y finalmente le restamos los impuestos.

El resultado obtenido es 534

Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operandos, esto significa que Excel comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos en dos empezando por los operandos mas importantes según su orden de prioridad

El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que estan entre paréntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacion. Tercero la multiplicación y división, en caso de igual importancia se evalua primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se evaluan la suma y la resta, con el mismo criterio de igualdad que la multiplicación y la division.

Asi pues en la operación anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos por el numero de participaciones y el resultado se lo restamos a los ingresos y al total le restamos los impuestos.

Para construir la formula que queriamos tendríamos que haber usado los paréntesis para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior



Observa la diferencia de resultados

º Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.


º Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.

Y el resultado es que:

º Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila.

º Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior.

º Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas

Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo.

Una de ellas son las listas.

Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo.

Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos




Nos situamos en la primera celda vacía que haya tras los datos y pulsamos el botón derecho del ratón




En el menú que se ha desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la lista".

Excel nos mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento.




Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en él.

Excel tiene otras funciones de automatización relacionada con las listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la ventana




Veremos que una nota nos va mostrando los distintos días de la semana y si soltamos el ratón




Vemos que se crea automáticamente una lista con los días de la semana.

Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los días de la semana, los días de la semana abreviados, los meses y los meses abreviados. Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.

Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:

Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función.
El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA
El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.
En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las fórmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas.

Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.

Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades

Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro
=SUMA(A1;A2;A3;A4)
Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la última
=SUMA(A1:A4)
Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas
=A1+A2+A3+A4
EJEMPLO

Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos funciones:

Calcular las sumas y
Una función para calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y zona.


El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botón Combinar y centrar.

Para adaptar el formato de los números hemos utilizado el botón Euro de la barra de formato.




Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7)

Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función Mínimo que se designa por MIN.

Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)

La función queda =MIN(B4:C7)

Escribimos la función en la celda B11

Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.





Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el número 122,00 que aparece en la celda C7 por el número 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado mínimo de ventas.

Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la función mínimo también.

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6 comentarios - [MegaPost] de Informatica de Hojas Excel de Calculo

@SM1L3S
pone algunas fotos... la info es muy buena
@DGENERADO
En verdad buena info, gracias