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Trucos y consejos para el uso de Microsoft Word

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Resolver conflictos frecuentes en el uso de
Word, tips, ayuda y recomendaciones, como
configurarlo y personalizarlo al gusto del
usuario. Recuperar y reparar documentos
sin guardar, eliminados y dañados.
Comandos y métodos del teclado para
facilitar su uso. Lograr que los documentos
creados se vean correctamente en otros
equipos y sean compatibles con versiones
diferentes del programa.
Microsoft Word es el editor de textos más
popular y usado en la PC para crear y editar
documentos que pueden ser guardados en
varios formatos, ya sea TXT (texto), DOC o
DOCX (las más recientes versiones), RFT y
otros.
Es parte del paquete de programas Office de
Microsoft, que también incluye Excel,
PowerPoint, Access y otras aplicaciones.
Con Word es posible agregarle al texto de
los documentos creados imágenes, tablas,
diagramas, etc. para hacerlos más
funcionales.
Usar Word es bastante sencillo, aun si no se
poseen conocimientos previos, no obstante
existen varios trucos, tips y ajustes que
pueden facilitar su empleo por los que no
están familiarizados en su uso, ese es el
objetivo de este artículo.
Como recuperar documentos que
no se guardaron en Word
Uno de los conflictos más frecuentes en
Word es el de perder accidentalmente
documentos que no han sido guardados.
Para prevenir esto Word incluye la
función Autorrecuperación, la cual no es
conocida lo suficiente.
¿Cómo funciona Autorrecuperación en
Word?
Word crea automáticamente una copia del
documento que se está editando cada 10
minutos, aun si no ha sido guardado, esto
permite en caso de ocurrir un percance, ya
sea si nos olvidamos de guardarlo o si hay
un corte de energía, poder recuperar
fácilmente dicho archivo.
¿Cómo recuperar un documento de Word de
Autorrecuperación?
Puede hacerse de dos formas:
? Ir a Archivo -> Información, en el extremo
inferior de Administrar versiones, escoger
en el menú: “Recuperar documentos sin
guardar”.
? Manualmente. Acceder a la carpeta donde
guarda Autorrecuperación los archivos, en
una de las siguientes rutas:
En Windows XP: Cocuments and Settings
NombreDeUsuarioApplication Data
MicrosoftWord
En Windows Vista y 7: C:Users
NombreDeUsuarioAppDataRoaming
MicrosoftWord
Los archivos allí guardados poseen la
extensión .ASD, solo es necesario abrirlos
con Word.
Esta función también está presente en Excel
y PowerPoint.
Lo ideal para aprovechar al máximo la
función Autorrecuperación, es reducir el
tiempo predeterminado de 10 minutos a
uno más corto como 3 o 5 minutos.
Esto puede hacerse accediendo a: Opciones
-> Guardar, allí aumentar el valor en minutos
que aparece en: Guardar información de
Autorrecuperación.
En una versión de Word del 2003 o anterior,
abre en el menú Herramientas -> Opciones,
en la pestañaGuardar marca la
casilla Guardar info. de Autorrecuperación
cada: escoge el valor.
Para guardar un documento regularmente a
medida que se vaya editando, puede
utilizarse el icono en la barra de
herramientas o usar las teclas Control+G.
Realizar tareas en Word con el
teclado
Word posee una serie de comandos o
métodos abreviados del teclado, que
facilitan realizar rápidamente muchas de las
tareas, que de otra forma seria necesaria
acudir a los menús. Aunque son varios,
algunos de los comandos más usados son
los siguientes. Lee más abajo como
conocerlos todos y crear los tuyos propios.
Crear un documento en blanco = CONTROL
+ U
Guardar los cambios en un documento =
GONTROL + G
Guardar como = F12
Imprimir = CONTROL + P
Seleccionar solo una palabra = Dos clics
con el mouse.
Seleccionar una oración = Presionar la tecla
CONTROL y dar un clic con el mouse en la
oración.
Seleccionar un párrafo = Tres clics seguidos
con el mouse.
Seleccionar el documento completo =
CONTROL + E
Seleccionar hasta el punto de inserción =
Dos clics seguidos con la tecla F8 y marcar
con el mouse el punto hasta el que se desea
seleccionar.
Poner el texto seleccionado en negrita =
CONTROL + N
Poner el texto seleccionado en cursiva =
CONTROL + K
Subrayar el texto seleccionado = CONTROL
+ S
Quitar todos los atributos del texto
seleccionado = CONTROL + ESPACIO (barra
espaciadora)
Centrar párrafo = CONTROL + T
Alinear párrafo a la derecha = CONTROL + D
Alinear párrafo a la izquierda = CONTROL +
Q
Alinear párrafo justificado = CONTROL + J
Cambiar el estilo de un párrafo. Selecciona
el texto del párrafo y usa las siguientes
teclas:
• Aplicar el estilo de Título 1 = CONTROL +
SHIFT + 1
• Aplicar el estilo de Título 3 = CONTROL +
SHIFT + 3
• Aplicar el estilo Normal = CONTROL + SHIFT
+ A
Copiar el estilo de un párrafo. Para copiar
solo el estilo que posee un párrafo (color,
fuente, etc.) selecciona el texto y usa las
teclas CONTROL + SHIFT + C, a continuación
selecciona el párrafo en el cual se desea
emplear el estilo y usa las teclas CONTROL +
SHIFT + V.
Cambiar el espaciado o interlineado de un
párrafo . El espaciado o interlineado es el
espacio que separa las líneas de texto. Para
cambiarlo selecciona el párrafo y usa los
siguientes métodos.
• CONTROL + 1 = Espaciado normal
• CONTROL + 2 = Espaciado de dos líneas
• CONTROL + 5 = Espaciado de 1.5 líneas
• CONTROL + 0 = Agregar o quitar espacio
de una línea antes del parrafo.
Cambiar un párrafo de posición en un
documento . Se puede cambiar la posición
de un párrafo en un documento sin tener
que cortar y pegar. Para hacerlo solo
selecciona el texto, presiona al mismo
tiempo las teclas SHIFT y ALT y utiliza las
teclas de las flechas de arriba y abajo para
mover el párrafo dentro del documento.
Seleccionar el estilo de la fuente =
CONTROL + SHIFT + M
Convertir texto en Mayúsculas o en
minúsculas = SHIFT + F3
Este método permite alternar entre tres
opciones diferentes: Mayúsculas, minúsculas
y capitalizar, o sea que la primera letra de
cada palabra sea en mayúsculas, por
ejemplo:
UN EJEMPLO -> un ejemplo -> Un Ejemplo
Introducir comentarios en el texto. Marcar
con el cursor el lugar donde se desea
insertarlo y utilizar las teclas = CONTROL
+ALT + A
Introducir una nota en el documento.
• CONTROL + ALT + O = Crea una nota al final
de la hoja
• CONTROL + ALT + L = Crea una nota al final
del documento
Insertar la fecha y hora en un documento.
• ALT + SHIFT + F = Inserta la fecha en el
documento.
• ALT + SHIFT + H = Inserta la hora en el
documento.
¿Cómo conocer todos los comandos o
métodos abreviados del teclado de Word?
• Da un clic en la pestaña Archivo ->
Opciones
• En Personalizar cinta de opciones presiona
el botón Personalizar.
• En Categorías escoge: “Todos los
comandos”
• En Comandos ve seleccionando y mirando
las Teclas activas que corresponde a cada
uno de ellos.
También en la misma ventana puedes crear
tus propios comandos y al guardar la
plantilla Normal, los tendrás disponibles en
otro equipo y después de reinstalar el
programa.
Como realizar otras tareas en Word
Como traducir palabras con Word
Word instala un diccionario básico en varios
idiomas que permite traducir no párrafos,
pero si palabras aislada y frases
efectivamente, sin salir del programa y sin
tener que conectarse a internet.
Para hacerlo escoge una de las opciones
en: Menú: Revisar -> Traducir
• Traducir documento = Traduce todo el
documento en internet
• Traducir texto seleccionado = Traduce
rápidamente una palabra que se haya
seleccionado previamente.
Como insertar una marca de agua en un
documento.
Una marca de agua es un mensaje
semitransparente que se ve detrás del texto,
que permite mostrar un mensaje de su
creador, que aunque no forma parte del
contenido, se usa para transmitir de forma
imperiosa una advertencia.
Word incluye marcas de agua
predeterminadas que se pueden utilizar
como: CONFIDENCIAL, NO COPIAR, BORRADOR,
etc. También se puede usar el texto que se
desee.
Para insertar una marca de agua utiliza:
En Word 2007/2010 = Diseño de página ->
Marca de agua
En Word 2003 y anteriores = Formato ->
Fondo -> Marca de agua impresa
Como recuperar y reparar un archivo
dañado de Word
Los archivos de Word pueden dañarse y
deteriorarse debido a varias razones, entre
ellas un corte de energía en el equipo, un
error durante la copia el archivo, un virus,
etc. Puedes usar uno de los siguientes
métodos, dependiendo de la causa.
? Recuperar la copia guardada mediante la
función Autorrecuperación como se explica
al comienzo de este artículo.
? Recuperar el archivo temporal creado en el
mismo directorio donde se abrió, en caso de
un corte de energía, para ver dicho archivo
es necesario en Opciones de carpeta activar
la opción de ver los archivos ocultos y de
sistema.
? Abrir el archivo en modo de reparación,
para eso escoge en el menú Archivo de
Word Abrir, busca la ubicación del archivo y
en la flecha a la derecha del
botón Abrir escoge en el submenú: Abrir y
reparar.
Como cambiar la plantilla predeterminada de
Word
Al crear un nuevo documento en blanco,
Word utiliza la configuración que posee la
plantilla predeterminada del programa,
valores como el tamaño de la página en A4,
la orientación, la fuente, el tamaño de la
fuente, etc. están guardados en un archivo
llamado Normal.dot o Normal.dotx y
Normal.dotm (con macros) en las versiones
más recientes.
Si necesitas que cada vez que hagas un
nuevo documento, tenga un formato
especifico personalizado a tus necesidades,
es fácil, hazlo de la siguiente forma:
• Crea un nuevo documento (CONTROL + U),
sin escribir nada cambia el tamaño, la
orientación o cualquier otro valor.
• Escoge Guardar como
• En Nombre escribe: “Normal”
• En Tipo selecciona uno de los siguientes
de acuerdo a tu necesidad y a la versión de
Word instalada:
? Plantilla de Word (*.dotx)
? Plantilla habilitada con macros (*.dotm)
? Plantilla de Word 97-2003(*.dot)
• Guarda el archivo en el escritorio y cierra
el programa.
• Mueve el archivo creado a su ubicación
predeterminada, que es:
En Windows XP: Cocuments and Settings
NombreDeUsuarioApplication Data
MicrosoftTemplates
En Windows Vista y 7: C:Users
NombreDeUsuarioAppDataRoaming
MicrosoftTemplates
No es necesario sobre escribir ni eliminar el
archivo original del programa, solo cámbiale
el nombre para tenerlo como respaldo.
Una copia de la plantilla creada podrás
guardarla en otra ubicación, para en caso de
reinstalar el sistema operativo en otra
ocasión, poder utilizarla.
Consejos para Word
Insertar imágenes en la posición correcta en
Word
Al insertar una imagen en Word, si no se
alinea en la posición que se necesita,
mantén presionada la tecla ALT y mueve
simultáneamente la imagen.
Conocer los datos del formato de un párrafo
de texto en Word
Para conocer rápidamente qué formato de
fuente y párrafo tiene un bloque de texto
seleccionado, usa las teclas AHIFT + F1.
Repetir automáticamente un bloque de
texto en varios documentos
En los casos que se necesita regularmente
insertar un bloque de texto, puede hacerse
utilizando la función Autotexto.
Para usarlo selecciona el bloque de texto y
usa las teclas ALT + F3, se guardará la
selección en la plantilla Normal y en lo
adelante solo se necesita escribir el
encabezado y oprimir la tecla Enter para
insertar el bloque guardado.
Mantener varias palabras agrupadas
En ocasiones se desea que varias palabras
en un documento se mantengan siempre en
la misma línea, o sea que no se separen
aunque haya un salto de línea, es necesario
en fechas, un lema, insignia, etc.
Para lograrlo en el espacio que existe entre
cada palabra, inserta un espacio especial
que se logra con las teclas: CONTROL + SHIFT
+ BARRA ESPACIADORA.
Lograr que los documentos se vean
correctamente en otros equipos
Guardar los documentos en compatibilidad
con versiones anteriores
Las versiones posteriores al paquete de
Office del 2007 usan la nueva extensión de
archivo DOCX en vez de la tradicional DOC.
Los documentos guardados de la forma
predeterminada no funcionarán en equipos
que tengan instaladas versiones de Office
anteriores.
Para evitarlo usa Guardar cómo y
en Tipo escoge: “Documento de Word
97/2003 (*.doc)”
Lograr que las fuentes empleadas en un
documento se vean en otro equipo
En ocasiones es necesario usar en un
documento fuentes que no se tiene la
seguridad que se mostrarán correctamente
al abrir dicho documento en otro equipo.
Podemos solucionarlo incrustando las
fuentes en el documento.
Para eso al guardarlo escoge la
opción Guardar como, en el
menú Herramientas, Opciones al guardar
marca la casilla: “Incrustar fuentes en el
archivo”.
Para reducir su tamaño podrás usar las
otras dos opciones: Incrustar solo los
caracteres utilizados y No incrustar fuentes
del sistema.
Imprimir documentos en Word.
Como imprimir varias páginas en un hoja.
Un documento que consta de varias
páginas, es posible imprimirlo en solo una
en caso que se desee solo una muestra del
estilo, para eso usa CONTROL + P y escoge en
Paginas por hoja la cantidad (hasta 16), se
imprimirá una especie de miniaturas.
Imprimir varios documentos sin abrirlos.
En el menú escoge Abrir, navega hasta la
ubicación de los documentos y si son varios
selecciónalos manteniendo presionada la
tecla CONTROL, da un clic derecho en ellos y
escoge: Imprimir.
Imágenes prediseñadas de Office
La Imágenes prediseñadas, pequeños
diagramas usados para insertar en los
documentos de Word y otros programas de
Office, se guardan en la siguiente ruta, se
pueden incluir en dicha carpeta otras
imágenes para posteriormente cargarse
desde la interface del programa.
C:Archivos de programaMicrosoft Office
MEDIA
..Siempre a favor y en busca del
conocimiento…

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2 comentarios - Trucos y consejos para el uso de Microsoft Word

Lanzoprazol
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