sistema de informacion contable

Sistemas de Información Contable I


Diagnóstico de situación:

Luego del diagnóstico efectuado a los alumnos para que destacaran los temas que conocían y aquellos en los que tenían mayores dificultades, he elaborado el siguiente material para profundizar los contenidos de Sistemas de Información Contable I, en especial, la técnica de la partida doble.

La estrategia a abordar con el alumnado es un breve recorrido por el espacio curricular, desde su comienzo y en forma de síntesis conceptual.

Desarrollo:

El espacio curricular Sistemas de Información Contable I (SIC I) es parte de un conjunto de asignaturas que intentan que UDS., los alumnos aprendan, algo, sobre Economía y Gestión de las Organizaciones.

Específicamente, SIC I, les aporta los elementos para identificar, interpretar, y clasificar los movimientos patrimoniales de una empresa. Luego de estas primeras actividades, UDS. aprenderán a aplicar el método de la partida doble a efectos de registrar contablemente los movimientos patrimoniales en el sistema de información de la empresa, y a confeccionar algunos informes sencillos sobre la situación patrimonial y económica de la empresa.

Para efectuar este breve recorrido por la Asignatura, nos concentráremos especialmente en los recursos de los cuales disponen, en primer lugar las personas, y luego, los sistemas contables de esas personas que conforman las empresas, para lograr que UDS. aprendan “Contabilidad” .

Patrimonio

Todas las personas, físicas y jurídicas tenemos un patrimonio. Algunas más, otras menos, pero, en general todos disponemos de algunos bienes, derechos y deudas. Este patrimonio lo podemos clasificar en capítulos: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. El Patrimonio Neto, a su vez, está compuesto por el Capital Inicial aportado por el dueño o socios de la empresa; y luego, al comenzar las actividades de la empresa, este Patrimonio Neto comienza a modificarse por los Resultados que genera el curso de los negocios a través de sus Ingresos y Gastos, por ejemplo: compra de bienes que luego son vendidos, venta de esos bienes, alquileres, impuestos, sueldos, intereses, etc.

Es decir que, para empezar, el punto de partida es un patrimonio.

PATRIMONIO
Bienes y Derechos: ACTIVO = A
Deudas u Obligaciones: PASIVO = P

PATRIMONIO NETO
Capital + Resultados = Capital + Ingresos - Gastos = C + I - G

ECUACIÓN PATRIMONIAL
A – P = PN
A = P + PN
A = P + C + I - G
A + G = P + C + I

Luego, al ponerse a trabajar el patrimonio, la empresa realiza transacciones1 con proveedores, clientes, el Estado, el personal, entre otros agentes económicos.

Las transacciones, también llamadas funciones básicas del ciclo operativo, de la empresa son:
1. Comprar
2. Vender
3. Cobrar
4. Pagar

Y en el caso de las empresas que producen los bienes para venderlos, a partir de materias primas y otros insumos, se debe agregar una actividad operativa más:

5. Fabricar

Entonces, son estas transacciones las que producen las denominadas Variaciones Patrimoniales. También se producen variaciones patrimoniales por circunstancias del mercado que afectan a la empresa, tales como los aumentos o disminuciones en los precios a causa de la inflación o deflación, el aumento de las exportaciones, la sustitución de importaciones, entre otros hechos.

Variaciones patrimoniales

Las variaciones patrimoniales (movimientos que afectan al patrimonio) son de dos clases:
 permutativas, y
 modificativas
Las variaciones permutativas en el patrimonio son aquellas que significan un cambio en sus componentes, pero no modifican el importe del patrimonio neto.

Por ejemplo, si una empresa comienza sus actividades económicas con $1.000 el día 5 de agosto, y el día 6 de agosto compra mercaderías por $250 en efectivo, está realizando una variación patrimonial en la que disminuye un elemento del Activo: el dinero en efectivo; y aumenta otro elemento del Activo: las mercaderías; por lo tanto, el importe del Patrimonio Neto no se modifica. Veámoslo en la fórmula:

A + G = P + C + I
Activo = $1.000 en Caja; Capital = $1.000
1.000 + 0 = 0 + 1.000 + 0
Luego de la compra el Patrimonio se mantiene así:
Activo = $750 en Caja más $250 en Mercaderías; Capital = $1.000
Y, la Ecuación Patrimonial, tiene esta expresión:
1.000 + 0 = 0 + 1.000 + 0
En la cuál el Patrimonio Neto, que en este caso es igual al Capital, se mantiene igual a $1.000, es decir sin modificaciones.


Ahora, supongamos que esa empresa vende sus mercaderías, el día 7 de agosto en $500, y cobra en efectivo. Se produce aquí una disminución de sus Mercaderías por $250; un aumento del efectivo en Caja por $500; por lo tanto existe un resultado por la operación que ha trascendido a terceros, es decir que estamos ante una transacción de venta, que ha dejado un resultado positivo para la empresa.

Veámoslo en la fórmula

A + G = P + C + I
Antes de la Venta, el patrimonio está compuesto de la siguiente forma:
Activo = $750 en Caja más $250 en Mercaderías; Capital = $1.000
1.000 + 0 = 0 + 1.000 + 0
Luego de la venta el Patrimonio se representa como a continuación se indica
Activo = $1.250 en Caja; Capital = $1.000; Ingresos = $500 por Ventas; y Gastos = $250 por el Costo de las Mercaderías Vendidas
Y, la Ecuación Patrimonial, luego de producirse esta variación modificativa tiene esta expresión:
A + G = P + C + I = 1.250 + 0 = 0 + 1.000 + 500 - 250
En la cuál el Patrimonio Neto, que en este caso es igual al Capital más los ingresos menos los gastos aumentó en $250.

Estas son las pequeñas claves para conocer cuando nos encontramos ante una variación permutativa o una modificativa del patrimonio neto: el importe del patrimonio neto. Recordemos que el patrimonio neto es igual a: CAPITAL + RESULTADOS, que a su vez es igual a: CAPITAL + INGRESOS – GASTOS. Si el importe del patrimonio neto varía, entonces estamos ante una variación modificativa.


Recursos del sistema contable

El Sistema Contable, se encarga de abastecernos de los recursos que necesitamos para registrar en la contabilidad de la empresa, y además, para exponer o presentar algunos informes contables.

Veamos ahora con qué recursos contamos:

Recursos básicos:
a. Documentos o fuentes de datos: que sean registrables contablemente y se originen en transacciones realizadas por la empresa.
b. Cuentas y planes de cuentas: elementos especiales que se utilizan para contabilizar y ordenar sistemáticamente. También denominados códigos2 contables.
c. Método: el método de la partida doble.
d. Registros contables diversos: llamados tradicionalmente “libros de contabilidad”
Recursos Derivados:
e. Conocimientos sobre herramientas tecnológicas: nuevas y/o disponibles según las necesidades económicas y de información que tenga la entidad.
f. Informaciones que no sólo provienen de documentos-fuente: si no también del entorno económico-financiero que afectan a la organización en general, y a la información contable en especial.

Enfocaremos nuestra atención hacia los recursos básicos.

a) Documentos o fuentes de datos: son los documentos comerciales o comprobantes respaldatorios de las transacciones que realiza una empresa. ¿Qué tipo de documentos conocemos?. Las facturas, los remitos, los recibos, las notas de crédito comerciales, las notas de débito comerciales, los pagarés, los cheques, las boletas de depósito bancarias (o notas de crédito bancarias), las notas de débito bancarias, los cheques de pago diferidos, entre otros.

La importancia de estos documentos se puede analizar desde más de un punto de vista. A saber,
i. si queremos registrar e informar una contabilidad que sea el fiel reflejo de la realidad, no podemos inventar las transacciones; por lo tanto nos debemos basar en documentos que sean representativos de transacciones reales entre la empresa y terceros.
ii. los documentos comerciales tienen valor probatorio en caso de juicios o controversias.
iii. los organismos fiscales, tales como la AFIP3, la DGR4, la Dirección General de Aduanas, exigen que las transacciones se documenten en documentos comerciales con determinados requisitos establecidos por ley.

Por lo tanto, la fuente de datos para registrar en la contabilidad de la empresa, la encontraremos –principalmente- en estos documentos comerciales.

b) Cuentas y planes de cuentas:. las cuentas son formas de representación y medida (en unidades monetarias) de los elementos patrimoniales y de los resultados.
¿Cómo es una cuenta?
Esquemáticamente, una cuenta es así

Título: Caja (por ejemplo)
Debe Haber
Fecha y detalle Importe Fecha y detalle Importe
05/08 Aporte Inicial 1.000 06/08 Compra de Mercaderías 250
07/08 Venta de Mercaderías 500
Total de Débitos 1.500 Total de Créditos 250
Saldo Deudor (1500-250) 1.250

Esta es una cuenta en su forma más simple, la denominada forma T. El título va en el medio; la mitad izquierda se llama Debe; y la mitad derecha se llama Haber. Las reglas comunes a todas las cuentas son:
 La acción de anotar en el Debe se llama Debitar;
 la acción de anotar en el Haber se llama Acreditar;
 lo que se anota en el Debe se denomina Débito;
 lo que se anota en el Haber se denomina Crédito;
 la diferencia entre el total de débitos y el total de créditos, se llama Saldo;
 cuando el total de débitos es mayor que el total de créditos, el saldo es Deudor;
 cuando el total de créditos es mayor que el total de débitos, el saldo es Acreedor;
 cuando los totales de débitos y créditos son iguales, la cuenta tiene saldo cero, y se dice que está saldada.

¿Qué clases de cuentas conocemos?

Para responder esta pregunta volveremos sobre la Ecuación Patrimonial.

A + G = P + C + I; esta ecuación es una igualdad en la que sus miembros tienen todos sus términos sumandos. Los términos de cada miembro de la igualdad están representados por: A (Activo); G (Gastos); P (Pasivo); C (Capital); e I (Ingresos).

De los cinco términos que existen (dos términos en el primer miembro: A+G; y dos términos en el segundo miembro: P+C+I) surgen las cinco clases de cuentas que más se utilizan en el procesamiento contable de datos.

Las cuentas patrimoniales son: las de Activo, las de Pasivo y las de Patrimonio Neto.
Las cuentas de resultado son: las de Ingresos y las de Gastos.
Recordemos que de la diferencia entre Ingresos y Gastos surge el Resultado del Ejercicio. La cuenta Resultado del Ejercicio es una cuenta integrante del Patrimonio Neto.

Entonces, las cuentas son de:
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio Neto
4. Gastos (o resultados negativos)
5. Ingresos (o resultados positivos)

El plan de cuentas es el ordenamiento sistemático de todas las cuentas a ser utilizadas en el procesamiento contable de la empresa.

El concepto fundamental sobre el cual se basa la ecuación patrimonial es que siempre se mantiene la igualdad, con cualquier tipo de variación patrimonial que se produzca, sea permutativa o modificativa.

El método de registración contable basado en este doble equilibrio es el método de la partida doble


c) Método de la partida doble: el método de registración contable basado en este doble equilibrio de balanza, que se manifiesta en la permanente igualdad de la ecuación patrimonial, significa realizar anotaciones simultáneas en dos cuentas –por lo menos-.

Las reglas de la partida doble se aplican sobre lo que la contabilidad llama “cuenta”. Resulta más seguro y práctico, agrupar los movimientos de tal manera que los importes se sumen siempre; y este procedimiento es posible, mediante el uso de un cuadro denominado CUENTA, que según vimos en su forma más simple y esquemática, se divide en dos partes.

Veamos las siguientes operaciones con un PROVEEDOR, sin aplicar el método de la partida doble, y con aplicando el método de la partida doble:

Operaciones Registro sin el método de la partida doble Registro con el método de la partida doble
Fecha Detalle Importe Proveedor Sr. Martínez Proveedor Martínez
2/5 Compra 10.000 2/5 Le compré 10.000 Debe Haber
7/5 Pago 3.000 7/5 Le pagué 3.000 7/5 3.000 2/5 10.000
10/5 Compra 5.000 Saldo que le debo 7.000 20/5 4.000 10/5 5.000
20/5 Pago 4.000 10/5 Le compré 5.000 Total débitos 7.000 Total créditos 15.000
Saldo que le debo 12.000 Saldo 8.000
20/5 Le pagué 4.000
Saldo que le debo 8.000

Como vemos, el resultado en ambos casos es el mismo: un saldo de $8.000; pero con el método de la partida doble se ha estructurado un procedimiento general que se basa en la ecuación patrimonial (A+G=P+C+I) y se han convenido reglas de carácter invariable. Estas reglas son:

a) LA PALABRA DEBE NO SIGNIFICA NADA MÁS QUE EL NOMBRE QUE SE ASIGNA A LA PARTE IZQUIERDA (O COLUMNA) DE LA CUENTA.
b) LO MISMO OCURRE CON LA PALABRA HABER: ÉSTE ES EL NOMBRE QUE SE LE DA A LA PARTE DERECHA (O COLUMNA) DE LA CUENTA.
c) QUE LA ECUACIÓN PATRIMONIAL DE LA CUAL DERIVAN LAS REGLAS DE LA PARTIDA DOBLE, ES LA QUE TIENEN TODOS SUS TÉRMINOS SUMANDOS.
d) EL COMPORTAMIENTO DEL MÉTODO EN CADA CLASE DE CUENTA ES EL SIGUIENTE:

ACTIVOS Y GASTOS
Lado izquierdo del signo =
CUENTAS DE ACTIVO

Debe Haber
Saldo inicial
y
Aumentos Disminuciones
CUENTAS DE GASTOS
Debe Haber
aumentos disminuciones

= PASIVOS + CAPITAL + INGRESOS
Lado derecho del signo =
CUENTAS DE PASIVO Y PATRIMONIO NETO
Debe Haber
Disminuciones Saldo inicial
y
Aumentos
CUENTAS DE INGRESOS
Debe Haber
disminuciones aumentos



Como pueden observar:
I. En las cuentas de Activo y Gastos, comienzan a anotarse los movimientos del lado izquierdo de la cuenta llamado DEBE;
II. en las cuentas de Pasivo, Patrimonio Neto e Ingresos, comienzan a anotarse los movimientos del lado derecho de la cuenta llamado HABER;
III. en las cuentas de Activo y Gastos, los aumentos se registran en el DEBE (lazo izquierdo) y las disminuciones en el HABER (lado derecho);
IV. en las cuentas que pertenecen al Pasivo, Capital e Ingresos, los aumentos se registran en el HABER (lado derecho) y las disminuciones en el DEBE (lado izquierdo).
V. Las cuentas clasificadas como Patrimoniales (Activo, Pasivo y Patrimonio Neto o Capital) pueden trasladar su saldo de un ejercicio contable a otro.
VI. Las cuentas clasificadas como de Resultados (Gastos e Ingresos) no pueden trasladar o arrastrar su saldo de un ejercicio a otro porque se abren, reciben movimientos y se cierran, para cada ejercicio en el último día del período contable inmediato anterior.
VII. Únicamente no figura el saldo inicial de una cuenta, cuando en el último día del período anterior, esa cuenta hubiera quedado saldada.

e) TODA CUENTA DE ACTIVO SE DEBITA CUANDO AUMENTA, SE ACREDITA CUANDO DISMINUYE Y CUANDO TIENE SALDO, ÉSTE ES DEUDOR.
f) TODA CUENTA DE PASIVO SE ACREDITA CUANDO AUMENTA, SE DEBITA CUANDO DISMINUYE Y CUANDO TIENE SALDO, ÉSTE ES ACREEDOR.
g) LA CUENTA CAPITAL SE ACREDITA CUANDO AUMENTA, SE DEBITA CUANDO DISMINUYE, SU SALDO ES ACREEDOR, Y REPRESENTA EL CAPITAL ACTUAL DE LA EMPRESA.
h) LA CUENTA RESULTADOS DEL EJERCICIO SE ACREDITA CUANDO AUMENTA, SE DEBITA CUANDO DISMINUYE, PUEDE TENER SALDO ACREEDOR SI HA EXISTIDO GANANCIA; O SALDO DEUDOR SI HA EXISTIDO PÉRDIDA EN EL EJERCICIO CONTABLE.
i) EN LAS CUENTAS DE GASTOS LOS AUMENTOS SE DEBITAN; LAS DISMINUCIONES SE ACREDITAN; EL SALDO ES DEUDOR.
j) EN LAS CUENTAS DE INGRESOS LOS AUMENTOS SE ACREDITAN; LAS DISMINUCIONES SE DEBITAN; EL SALDO ES ACREEDOR.

PRINCIPALES CUENTAS A UTILIZAR EN SIC I
ACTIVO PASIVO
Caja Proveedores
Banco X cuenta corriente Acreedores Varios
Deudores por Ventas Documentos a Pagar
Documentos a Cobrar PATRIMONIO NETO
Mercaderías Capital
Muebles y Útiles Resultados no Asignados
Instalaciones Resultado del Ejercicio
Rodados GASTOS
Maquinarias Costo de Mercaderías Vendidas
Edificios Sueldos y Jornales
Terrenos Alquileres Perdidos
Inmuebles Intereses Negativos
Impuestos
Librería y Papelería
Gastos Generales
Publicidad
INGRESOS
Ventas; Intereses Positivos; Alquileres Ganados
Por último te daremos algunas claves para que puedas razonar paso a paso el procesamiento contable de hechos económicos:
VERBOS PARA RAZONAR
1. IDENTIFICAR el hecho económico por medio de los DOCUMENTOS COMERCIALES.
2. INTERPRETAR la TRANSACCIÓN que originó el DOCUMENTO COMERCIAL.
3. DETERMINAR las CUENTAS que corresponden de acuerdo con los elementos patrimoniales o los resultados de que se trate.
4. CLASIFICAR las CUENTAS que han sido DETERMINADAS.
5. APLICAR las reglas generales de la partida doble, estableciendo los aumentos y/o disminuciones.
6. SEGUIR APLICANDO las reglas de la partida doble, transformando esos aumentos y/o disminuciones en DÉBITOS y CRÉDITOS.
7. REGISTRAR en los respectivos libros contables: Diario, Mayor, y otros registros.

d) Registros contables diversos: llamados tradicionalmente “libros de contabilidad”. El código de comercio y las leyes establecen la obligatoriedad de llevar el Libro Diario y el Libro Inventario y Balance. También se llevan registros auxiliares, como es el Libro Mayor. Los libros exigidos por el código de comercio deben estar foliados (con sus páginas numeradas correlativamente); encuadernados e individualizados (autorizados por organismo o persona competente).

Por su parte, la AFIP exige a los contribuyentes, que no efectúen registraciones que les permitan confeccionar Estados Contables, utilizar libros y registros –manuales y computadorizados- que deberán estar encuadernados y foliados.

El formato del libro diario es el siguiente:
Fecha Cuentas Contables Utilizadas en cada asiento
Folio DEBE HABER
Es el registro cronológico donde se anotan las transacciones, y en el cual cada operación se contabiliza en su totalidad; tanto las cuentas que se debitan como las que se acreditan, con sus respectivos importes.

El formato del libro mayor es el siguiente:

NOMBRE DE LA CUENTA
Fecha Detalle Nº de Asiento DEBE HABER SALDO
En el mayor los débitos y créditos correspondientes a cada transacción, se encuentran distribuidos en las diversas cuentas que intervienen según la operación que se ha captado contablemente.

Veamos un sencillo ejemplo práctico con ambos registros: El comprobante que identifica la transacción es la factura original “C”0001-00004589. Se trata de una compra de bienes para la venta, al contado por $1.000, en el día 07/08.

En el libro diario, el registro es:
07/08
Mercaderías
a Caja
Según Factura “C” 1-4589
05
01 DEBE
1.000 HABER

1.000

En el libro mayor, los registros son:

MERCADERÍAS-Folio Nº05
FECHA
07/08
Compra Según Factura “C” 1-4589 Nº As.
1 DEBE
1.000 HABER SALDO
1.000

CAJA – Folio Nº01
FECHA
07/08
Pago en efectivo de Factura “C” 1-4589 Nº As.
1 DEBE HABER
1.000 SALDO5

Fuente Bibliográfica: SIC 1 de la Profesora Elsa Fernández Durán. Capítulos 3 a 7.

Fuentes de Información - sistema de informacion contable

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24 comentarios - sistema de informacion contable

@flacofls Hace más de 5 años
hola muy interesante tu aporte aunque debes perfecionarlo con graficos pero bien sigue adelante todos empezamos asi
@jptraver Hace más de 5 años +3
Buen aporte, fundamentalmente para quienes estan haciendo los primeros pasos sobre esta técnica.
Por ello van 5 a tu DEBE.
@guilemasa Hace más de 5 años
cuanto me juego que usan el libro contabilidad basica de enrique fowler newton.. jeje
@gerazk10 Hace más de 5 años
despues lo reviso.. igual necesito rendir sic3 yo xD
@melaniaosi Hace más de 5 años
alguien tiene para pasarme el libro de teoria contable de ediciones macchi
@Herrnnan88 Hace más de 5 años
La verda que estamuy buena la informacion..El viernes rindo el primer parcial de teoria contable jej Estaba haciendo unos ejercicios y como em entro la duda estaba buscando informacion..Gracias por la data!! A favoritos y cuando sea full te dejo los puntines
@Daris75 Hace más de 5 años
Si la contabilidad fuera tan linda como vos, me hago economista ya!
@ninoosze Hace más de 5 años
buen aporte... (Y)... ahora estoy desarrollando un sistema contable integrado... y necesitaba base como mencionas en este post... lo maximo. sigue asi...
@gastonrock Hace más de 4 años
lo de libro diario y mayor lo pudiste haber graficado para una mayor comprensión
@Robertorme Hace más de 4 años
Buen resumen de un sistema contable
@nico_tombino Hace más de 4 años
Buen resumen de un sistema contable

gracias a favoritos!
@Elmassi85 Hace más de 4 años +2
Muy buen aporte!!...aprovecho para invitarlos a mi post que contiene diversos tipos de material como libros,apuntes y resumenes para contadores publicos segun el plan de la universidad nacional de Rosario(UNR).
http://taringa.net/posts/apuntes-y-monografias/5034130/Contador-Publico-(Univ_Nac_Rosario)-apuntes,RT,info,etc.html
@manolo403 Hace más de 4 años
estas mami.. ahh. y no te doy puntos por que ya ere nfu
@bladefury Hace más de 4 años
si queres voy a tu casa un rato y me explicas mejor.... xD
@matu152 Hace más de 3 años +1
si falta los ejercicios como ejemplo , pero bue..
@ulisesespelet97 Hace más de 2 años
en 1 hora salgo que me toman una prueba y son las 6: 10 de la mañna y estoy buscando porque no entiendo
@X Hace más de 1 año
estos posts salvan la vida a quienes dejan las cosas para ultimo momento
@tekieroputa Hace más de 1 año
muchas gracias muy bueno tu posts!! me es de gran alluda
@XINA17_RU Hace más de 1 año
HOLA SOY NUEVA EN ESTO JEJE, DISCULPEN SABEN QUE TENGO QUE BUSCAR INFORMACION DE "FERNÁNDEZ DURÁN, ELSA; Sistemas de Información Contable I, Buenos Aires, Editorial Macchi, 1996 - " QUISIERA SABER SI LA INFORMACION QUE ESTA ARRIBA ES LA CORRECTA Y CORRESPONDE A LO QUE ME PIDEN, DESDE YA MUCHAS GRACIAS
SALUDOS
@edge_rated Hace más de 1 año
te dejo 5+ por que me ayudste a memorizar las cuentas, pero seria mejor si le pones un pco de color y ejemplifiques en que caso se deba usar las cuentas(cheque, publicidad, etc)
@lautigiordano Hace más de 1 año
La tuve en la escuela...es la materia mas aburrida e insignificante del planeta, salvo que quieras ser contador.