Guía Excel: Formato y Manejo de Datos

Esta guía estar dividida en:

1. Protección de Celdas y Hojas
1.1 Protegiendo desde menú Archivo
1.2 Protegiendo desde menú Revisar
1.3 Protegiendo desde menú Formato
2. Formatos en hojas de cálculo
2.1 Formato General
2.2 Alto de filas y ancho de columnas
2.3 Alineación de Celdas
2.4 Formato condicional
2.5 Validación de datos
3. Mini gráficos
4. Filas y columnas siempre visibles
5. Filtros y orden automático
6. Texto en Columnas

Además pueden descargarla como pdf Guía Excel: Formato y Manejo de Datos

Protección de Celdas y Hojas.

En muchas ocasiones nos interesa proteger contra escritura toda una hoja de cálculo, ciertas celdas, u ocultar fórmulas, de forma que sea imposible el borrar o cambiar accidentalmente la información de dichas celdas. Para esto existen diversos caminos, con distintas opciones y funcionalidades asociadas.

Protegiendo desde menú Archivo
Esta es la manera más fácil de proteger una parte o todo un documento. Primero guardas el documento y luego te diriges a archivo >> información (Ilustración 1), allí presionas permisos y se desplegarán una serie de opciones (Ilustración 2).

* Marcarlo como final: Básicamente el documento que generaste se guarda en modo sólo lectura, impidiendo que pueda ser modificado accidentalmente. Se deshabilitan todos los comandos de edición y formato.
* Cifrar con contraseña: Se requiere una contraseña para abrir el documento, especial para las cosas Top Secret.
* Proteger Hoja: protege la hoja actual, se pueden seleccionar que cosas se desean proteger, como proteger sólo al cambio de tamaño, formato o valor, etc.
* Proteger estructura y ventanas: protege de la inserción, eliminación o movimiento de las hojas en el libro.
* Restringir permisos por personas: creas castas de usuarios, unos pueden ver, otros editar y otros hacer todo lo que quieran con tu libro, muy útil para la revisión y trabajo comunitario.
* Agregar Certificado Digital: si las contraseñas no son lo tuyo, puedes generar un certificado que proteja al documento, debes tener conexión a internet.

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Ilustración 1

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Ilustración 2


Protegiendo desde menú Revisar

En esta vista a la derecha, aparece un submenú de cambios, allí puedes utilizar las opciones de proteger hoja o libro, que son idénticos a los del menú información, pero se agregan una serie de funciones (Ilustración 3).
* Compartir libro: Establece los usuarios que pueden interactuar con el libro, permitiendo restringir funciones como el reformateo frente a la impresora.
* Proteger y compartir libro: Permite establecer un historial de cambios en el libro, así puedes saber si modificaron algo, cuándo, quién y dónde.
* Permitir que los usuarios modifiquen rangos: puedes darles permisos de formato y edición a un rango de datos dentro de hojas y libros.
* Control de cambios: el historial de cambios, resalta de manera visual el cuándo, quién y dónde se realizaron cambios.

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Ilustración 3


Protegiendo desde menú Formato

Debes seleccionar las celdas a proteger o bloquear, y haces clic con el botón derecho para abrir el menú contextual, allí seleccionas formato de celdas; una vez abierto el menú dirígete a proteger (Ilustración 4); Además, puedes llegar fácilmente a este menú utilizando el método abreviado control + 1. Encontrarás la opción proteger, que impide la edición y formato, y la opción ocultar, que esconde las celdas (Ilustración 5).

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Ilustración 4

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Ilustración 5


Formatos en hojas de cálculo

Podemos formatear los números y el texto contenidos en las celdas de datos, así como el tamaño de las propias celdas, y todo es bastante fácil.

Formato General

En las nuevas versiones de Excel nos encontramos con un manejador de estilos completo, fácilmente cambia el esquema de fuentes y colores de todo el documento, podemos acceder a él a través de la ficha diseño página (ilustración 6).

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Ilustración 6


Alto de filas y ancho de columnas

La altura de las filas y el ancho de las columnas se pude modificar de varias formas:
* Con el ratón: arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna. La modificación afecta a la fila o columna anterior al borde arrastrado (Ilustración 7).
* Con el ratón y teclado: Seleccionamos las filas o columnas con el ratón, luego botón de la derecha hacemos clic y buscamos “ancho de columna” o “alto de fila” según corresponda, y podremos dar las medidas de manera exacta (Ilustración 8).

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Ilustración 7

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Ilustración 8


Alineación de Celdas

A los clásicas alineaciones de tabulado a la izquierda, centro, derecha y justificado, se agregan opciones como alinear el texto en la parte superior, media o abajo, que son fácilmente accesibles desde la ficha archivo (Ilustración 9). También se puede acceder a estas opciones desde el menú formato de celda: control+1 > alineación (Ilustración 10).

Además encontraremos tres opciones muy importantes.
* Orientación: establece la dirección del texto, se puede establecer por grados exactos o libremente.
* Ajustar texto: el tamaño de fuente se adecuará para caer en la celda.
* Combinar Celdas: Fusiona celdas, el botón rápido fusiona y centra, pero si te fijas tiene un menú para que encuentres otras opciones, e incluso separar celdas fusionadas

excel para novatos
Ilustración 9

Guía Excel: Formato y Manejo de Datos
Ilustración 10


Formato condicional.

Es una de las opciones más desconocidas y más útiles en Excel, incluye una serie de formatos para diferenciar nuestros valores y resultados, va desde resaltar un valor específico, hasta aplicar reglas para degradar valores mientras se desvían de uno central (Ilustración 11). Es aplicable para valor numérico como texto.

Básicamente existen tres tipos de reglas de formato condicional, pero puedes crear más según tus necesidades, tanto lógicas como numéricas:
* Barras de datos: Crea una barra proporcional a la magnitud del dato que seleccionaste (Ilustración 12)
* Escalas de Color: Establece una escala de color para diferenciar gráficos (Ilustración 13).
* Conjuntos de iconos: Diferencia tus datos con un ícono, existen distintos sets, pero puedes agregar más (Ilustración 14).

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Ilustración 11

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Ilustración 12

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Ilustración 13

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Ilustración 14


Validación de datos.

También es una de las funciones más importantes, pero que la mayoría de los usuarios desconoce. Permite establecer reglas para los datos (Ilustración 15), valores máximos, mínimos, valores numéricos y/o lógicos o de texto (Ilustración 16). Una maravilla para evitar problemas a la hora de rellenar datos.
Cuando no introducimos un dato adecuado el programa lanza una advertencia visual, como ejemplo tendremos una serie de datos a los cuales se les aplico la validación de dato, para ingresar sólo datos numéricos, por lo que Excel lanza una advertencia al introducir un valor no numérico (Ilustración 17).

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Ilustración 15

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Ilustración 16

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Ilustración 17


Mini gráficos

Hay veces en las cuales tenemos una serie de datos y no sabemos cómo revisarlos rápidamente para ver si tiene una tendencia, para estas ocasiones, Excel viene equipado con una funcionalidad espectacular, se llama mini gráficos, que es un gráfico completo pero del tamaño de una celda.

Se encuentra en la ficha insertar (Ilustración 18), y poseen tres posibilidades, un gráfico de líneas, de barras o de ganancia que nos dice cuanto cambia en relación al dato anterior.

Para utilizarlo debemos seleccionar un rango de datos o un lugar de la hoja donde queramos colocar el mini gráfico, o tan solo ir a insertar mini gráfico, allí se nos desplegará un menú indicando qué datos usaremos y dónde se ubicará el resultado (Ilustración 19). Ahora si queremos modificar el color o el tipo de mini gráfico al hacer clic sobre él, aparece una nueva ficha, llamada mini gráfico, que incluye muchas opciones, tanto para cambiar la forma o el color de este (Ilustración 20).

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Ilustración 18

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Ilustración 19

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Ilustración 20


Filas y columnas siempre visibles

A veces tenemos tablas de datos con cientos de valores, donde muchas veces nos importa saber a qué corresponde cada dato, pero se nos desplazan las etiquetas, Esto es muy fácilmente solucionable utilizando la opción de inmovilizar paneles (Ilustración 21), disponible en la ficha Vista (Ilustración 22).

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Ilustración 21

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Ilustración 22


Filtros y orden automático

Son una función avanzada y muy fácil de utilizar, se convertirá pronto en una de las cosas más utilizada por el usuario medio y avanzado de Excel.

Debes seleccionar una columna o fila dónde se encentren los rótulos de datos y luego ira a la ficha Inicio, y buscar la opción “Ordenar y Filtrar”, allí encontraremos varias opciones (Ilustración 23):
* Ordenar: Es lo que promete, ordena los datos que seleccionaste en orden ascendente o descendente
* Filtro: crea un filtro dinámico que permite realizar ordenamientos, seleccionar rango de datos o buscar un dato en particular, también puede generar resaltados dinámicos (Ilustración 24).

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Ilustración 23

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Ilustración 24


Texto en Columnas

Si hay algo que es común cuando se trabajan con bases de datos, es que los datos se nos entregan en forma de texto plano, como datos separados por un espacio, una coma o un punto y coma – en este caso es la plantilla de inventario de eBay – que se descarga en un archivo csv (Ilustración 25). Excel tiene una herramienta adecuada para ayudarte a trabajar con los datos de igual forma que lo haces en un base de datos, para ello debes ir a la ficha datos y buscar “texto en columnas” (Ilustración 26) luego de lo cual se abrirá un asistente para separar los datos mediante múltiples opciones, luego de lo cual obtendrás tus datos ordenados en filas y columnas (Ilustración 27).

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Ilustración 25

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Ilustración 26


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Ilustración 27




7 comentarios - Guía Excel: Formato y Manejo de Datos

@SuperBrown
Buen post !!!! Te ganaste mis 10 puntos de hoy. Saludos. y + 10 !!!
@eddysuave
Te dejo +10

me sirvió de algo