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Proyecto Ms- Office Excel avanzado

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE

PROYECTO MS-OFFICE EXCEL AVANZADO

CÓDIGO: CSIF69


Julio César Vargas Sequeira

12/10/2012




Instructor: Carol Castro Campos

Tabla de Contenidos
Introducción 4
A. Diagnostico y repaso de MS-Excel básico 4
A.1 Definición de Excel. 4
Iniciar Excel 4
La barra de menú 5
La barra de formato 5
Formato de celdas 8
Pantalla Inicial 9
B. Asistentes de Funciones y ayuda de MS-Excel 9
B.1 Definición 9
Un ejemplo más complicado: 9
Introduzca los argumentos. 10
Ayuda de Excel 11
B.2 Utilidad del tema 11
B.3 Implementación del Tema a la Actualidad 11
C. Herramientas de Análisis de Escenarios y Buscar Objetivo 11
Que es un escenario de Excel 12
Tablas de datos. 13
Buscar objetivo 14
Cuál es la función de esta herramienta 14
D. Los dos tipos de Euro conversión 16
D.1 Definición 16
1. EUROCONVERT 16
Sintaxis 16
D.2 Utilidad del tema 22
D.3 Implementación del Tema a la Actualidad 23
E. Subtotales 23
E.1 Definición 23
E.2 Utilidad del tema 24
E.3 Implementación del Tema a la Actualidad 25
F. Formulas Financieras 25
F.1 Definición 25
1. Pago () 25
2. Pagoint () 25
3. Pagoprint () 26
F.3 Implementación del Tema a la Actualidad 26
G. Herramientas de Auditoria 26
G.1 Definición 26
1. Rastrear precedentes 27
2. Rastrear Dependientes 27
3. Rastrear Error 27
4. Quitar Flechas 27
5. Evaluar formulas 27
6. Ventana de inspección 27
G.2 Utilidad del tema 27
G.3 Implementación del Tema a la Actualidad 28
H. Tablas Dinámicas 28
H.1 Definición 28
Pasó a paso tu tabla dinámica: 28
H.2 Utilidad del tema 29
H.3 Implementación del Tema a la Actualidad. 29
I. Formularios en Ms-Excel y uso de Botones en Macros 29
I.1 Definición 29
Formularios integrados para datos de Excel 30
Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes 30
Diseñar un formulario propio en Excel 30
I.2 Utilidad del tema 32
J. Macros en Visual Basic. 32
J.1 Definición 32
J.2 Utilidad del tema 32
J.3 Implementación del Tema a la Actualidad 32
Conclusión 32
Bibliografía 33
Introducción

El manejo de los datos hoy en día es algo relativamente importante, puesto que para cálculos de resultados e informes se puede utilizar herramientas como Ms- Office Excel que es una herramienta muy necesaria e importante para un mejor manejo y ordenamiento de los números; en este proyecto se darán a conocer algunos conceptos, y se ejemplificara lo mejor posible para que se comprenda mas la herramienta.
A. Diagnostico y repaso de MS-Excel básico

A.1 Definición de Excel.
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

La barra de menú
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar del libro de trabajo.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:


La barra de formato

Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.






Una función es una fórmula predefinida por Excel2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:
 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
=A1:A8 +B1:B8, C1:C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C14)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico.



Formato de celdas

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto
Pantalla Inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
B. Asistentes de Funciones y ayuda de MS-Excel

B.1 Definición
El asistente de funciones, es el que te ayuda a encontrar la determinada función para llegar al resultado deseado. Acordarte que en Excel, por ejemplo poner un numero en la primera casilla, un número en la segunda y en la tercera un valor que es el resultante de una operación matemática de las dos casillas anteriores o una función como máximo, mínimo, promedio etc

Un ejemplo más complicado:

Las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra. La siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) sólo si el promedio de otro conjunto de números (F25) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0.
Seleccionar el lugar del resultado de la formula, luego donde dice fx escribir: =SI(PROMEDIO(F25)>50;SUMA(G2:G5);0)

Con el generador haríamos:
Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función en la barra de fórmulas.

Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegir entre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría.

Introduzca los argumentos.

Para introducir referencias de celdas como argumento, haga clic en Contraer diálogo junto al argumento deseado para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente. Seleccione las celdas en la hoja de cálculo y presione Expandir diálogo.

Para escribir otra función como argumento, introduzca la función en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero.

Para cambiar las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en un nombre de función en la barra de fórmulas. Por ejemplo, si hace clic en SI, aparecerán los argumentos de la función SI.


Ayuda de Excel

El centro de ayuda y soporte técnico es una pequeña aplicación que incorporan la mayoría de los programadores en su software para facilitar, enseñar, y solucionar cualquier problema que tuvieses con el programa.
Excel no es la excepción, si abres el centro de ayuda podrás ingresar una pregunta o alguna palabra relacionada a la herramienta con la que tienes problemas o quieras usar y este asistente te ayudara a resolver tu problema.

B.2 Utilidad del tema
Son muy útiles los asistentes más que todo como una guía para el usuario que se inicia con los cálculos financieros.
B.3 Implementación del Tema a la Actualidad
En la actualidad los asistentes de funciones y la ayuda de Excel, son relativamente muy importante puesto que con ellos se consolidan valiosos aportes, y facilita un mejor desempeño de labores para los que trabajan con números.
C. Herramientas de Análisis de Escenarios y Buscar Objetivo
Análisis de escenarios
Que es un escenario de Excel
Supongamos que tenemos varios supuestos de petición de un crédito con varios tipos de interés, varios posibles períodos, etc. Podríamos crear una hoja al estilo del ejemplo que hicimos de la tabla de amortización de préstamos y cambiar las celdas manualmente. Otra forma de hacerlo es utilizando escenarios. Un escenario es un conjunto de celdas cambiantes que puede grabarse para estudiar diferentes resultados. Pero vamos al grano:
- Crea una sencilla hoja para un cálculo de amortización de préstamo:

La fórmula de la celda B5 es: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)), calculando así, los pagos mensuales. Bien, imaginemos que queremos varios supuestos:
Interés al 5% y 5 años
Interés al 5% y 6 años
Interés al 4,5% y 3 años
Capital 1.500.00, interés 4% y 5 años
 Accede a Herramientas - Escenarios - Agregar
 Como nombre del escenario, escribe cualquier texto (Escenario1)
 Como celdas cambiantes, marca el rango B1:B3 y pulsa Aceptar
 Observa que aparecen las tres celdas que permitirán los cambios. Escribe en la primera: 2000000, en la segunda 0,05 y en la tercera: 5. Acepta.
 El escenario ya se ha creado. Añade los tres ejemplos restantes.
 Una vez finalizado, selecciona el primer escenario y pulsa Mostrar. Haz lo mismo con los demás y observa cómo cambian las celdas de la hoja de ejemplo.

De esta forma podemos preparar varios escenarios y visualizar los resultados de una forma más cómoda.

 Pulsa en el botón Resumen...
 Como Celdas resultantes, selecciona B5 y acepta.

Se ha creado una hoja nueva con el resultado de los 4 estudios de posibilidades.

Tablas de datos.
Una tabla de datos es un conjunto de celdas relacionadas mediante una o varias fórmulas, aplicando diferentes valores constantes y analizando e interpretando los resultados. Una variable es una entrada sobre la que ejercemos un control, y que afecta a una serie de cálculos y resultados que dependen de ella. Supongamos que queremos saber la cuota a pagar de 3 a 7 años, a un interés que va del 4% al 7% con unos incrementos de 0,25% en 0,25%. Podríamos crear 45 escenarios distintos, pero incluso con esa opción sería una "pasada" de trabajo. Veamos la forma de hacerlo utilizando las tablas.
Escribe la siguiente tabla en la misma hoja anterior:

 En la fila 7 hemos puesto los años, y en la columna A los incrementos de interés. Es obligatorio colocar como primera celda (A7) el valor con el que se desea jugar.
 Selecciona B816 y colócale el símbolo de millares. (Por defecto, el resultado de una tabla se muestra con varios decimales)
 Selecciona ahora todo el rango de datos: A716 y accede a Datos tabla.
 Como celda de entrada de la fila, pulsa en B3 que es la que contiene el dato para calcular la fila 7.
 Como celda de entrada de columna, selecciona B2; acepta.
Ahora sólo es cuestión de arreglarla un poco. Observa en el ejemplo que hemos resaltado el valor inicial. Coincide con el cálculo de la tabla. De esta forma podemos ver de un vistazo el resultado con varios años y varios tipos de interés.



Buscar objetivo

Cuál es la función de esta herramienta
Esta sencilla opción se utiliza para buscar un valor específico como resultado de una fórmula, modificando el contenido de una celda. Excel buscará qué valor debería tomar esa celda para conseguir el resultado esperado. A esa celda se la denominada Valor independiente y a la celda que contiene la fórmula se la denomina Dependiente.
Vamos a ver un ejemplo. Imaginemos una sencilla hoja de cálculo que nos servirá para averiguar el precio de un producto sin el IVA (Impuesto aplicado en España).
B3 contiene un valor constante introducido
La fórmula de B5 será: =B3*B4
La fórmula B7 será: =B3+B5
Imaginemos que se nos ha dado un precio de 50.000 y nos gustaría saber el PRECIO DEL ARTÍCULO.

 Selecciona la celda B7 que es la que contiene la fórmula que deseamos que valga un determinado valor, que en nuestro caso es de 50.000
 Accede a Herramientas - Buscar objetivo. Te aparecerá un pequeño cuadro de diálogo:

Definir la celda: indica la celda que contiene la fórmula. Al haber situado primero el cursor en ella, aparece por defecto.
Con el valor: es el valor que tomará la celda anterior, o sea, el valor que queremos obtener. Escribiremos: 50.000 como valor a obtener.
Para cambiar la celda: celda que se utiliza en la fórmula. Indicaremos la celda B3 como celda que nos interesa conocer.
- Acepta el cuadro y fíjate como Excel nos muestra un mensaje con una solución encontrada. Podemos aceptar o cancelar esta posibilidad.



De esta forma observamos que hemos conseguido el precio que queríamos, por lo que ya sabemos a qué precio estará el artículo: 43.103
D. Los dos tipos de Euro conversión
D.1 Definición

1. EUROCONVERT
Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.
Convierte un número a euros, convierte un número de euros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro, o bien, convierte un número de una moneda de un estado que ha adoptado el euro a otra utilizando el euro como moneda intermedia (triangulación). Las monedas disponibles para la conversión son las de los estados miembros de la Unión Europea (UE) que han adoptado el euro. La función utiliza los tipos de conversión fijos establecidos por la UE.
Si esta función no está disponible y devuelve el error #¿NOMBRE?, instale y cargue el complemento Herramientas para el euro.
Sintaxis
EUROCONVERT(número,origen,destino,máxima_precisión,precisión_de_triangulación)
Número es el valor de la moneda que se va a convertir, o bien, una referencia a la celda que contiene el valor.
Origen es una cadena de tres letras, o bien, una referencia a la celda que contiene la cadena, correspondiente al código ISO de la moneda de origen. Los siguientes códigos de moneda están disponibles en la función EUROCONVERT:
PAÍS O REGIÓN UNIDAD DE MONEDA BÁSICA CÓDIGO ISO
Bélgica franco BEF
Luxemburgo franco LUF
Alemania marco alemán DEM
España peseta ESP
Francia franco FRF
Irlanda libra IEP
Italia lira ITL
Países Bajos florín NLG
Austria chelín ATS
Portugal escudo PTE
Finlandia marco FIM
Grecia dracma GRD
Eslovenia tólar SIT
Estados miembros de la zona euro euro EUR
Destino es una cadena de tres letras, o bien, una referencia de celda, correspondiente al código ISO de la moneda a la que se va a convertir el número. Vea la anterior tabla para ver una lista de los códigos ISO.
Máxima_precisión es un valor lógico (VERDADERO o FALSO), o bien, una expresión que da como resultado VERDADERO o FALSO, que especifica cómo se va a mostrar el resultado.

UTILICE SI EXCEL DEBE
FALSO Mostrar el resultado con las reglas de redondeo específicas de la moneda (vea la siguiente tabla). Excel utiliza el valor de la precisión de cálculo para calcular el resultado y el valor de la precisión de presentación para mostrar el resultado. FALSO es el valor predeterminado si se omite el argumento máxima_precisión.
VERDADERO Mostrar el resultado con todos los dígitos significativos resultantes del cálculo.
En la siguiente tabla se muestran las reglas de redondeo específicas de las monedas; es decir, se muestra el número de posiciones decimales utilizadas por Excel para calcular la conversión de una moneda y mostrar el resultado.
CÓDIGO ISO PRECISIÓN DE CÁLCULO PRECISIÓN DE PRESENTACIÓN
BEF 0 0
LUF 0 0
DEM 2 2
ESP 0 0
FRF 2 2
IEP 2 2
ITL 0 0
NLG 2 2
ATS 2 2
PTE 0 2
FIM 2 2
GRD 0 2
SIT 2 2
EUR 2 2

Precisión de triangulación: es un entero igual o mayor que 3 que especifica el número de dígitos significativos que deben utilizarse para el valor en euros intermedio cuando se realiza la conversión entre dos monedas de países de la zona euro. Si se omite este argumento, Excel no redondea el valor en euros intermedio. Si se incluye este argumento al realizar la conversión de una moneda de un país de la zona euro a euros, Excel calcula el valor en euros intermedio que puede, a continuación, convertirse a la moneda de un país de la zona euro.
Comentarios
 Excel trunca los ceros finales del valor devuelto.
 Si el código ISO de origen es igual que el código ISO de destino, Excel devuelve el valor original del número.
 Los parámetros no válidos devuelven #VALOR.
 Esta función no aplica un formato numérico.
 Esta función no se puede utilizar en fórmulas de matriz.
Ejemplos
El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.

• En estos ejemplos, se supone que 1 euro = 6,55957 francos franceses y a 1,95583 marcos alemanes. La función EUROCONVERT utiliza los tipos de conversión establecidos por la UE. Microsoft actualizará la función si cambian los tipos. Para obtener información completa sobre las reglas y los tipos vigentes, vea las publicaciones de la Comisión Europea sobre el euro.
• En los ejemplos, se muestra el valor resultante almacenado en la celda y no el valor con formato.

1
2
3
4
5
6
A B C
Importe Origen Destino
1,2 DEM EUR
1 FRF EUR
1 FRF EUR
1 FRF DEM
1 FRF DEM
Fórmula Descripción (Resultado)
=EUROCONVERT(A2,B2,C2) Convierte 1,2 marcos alemanes al equivalente en euros utilizando una precisión de cálculo y de presentación de 2 posiciones decimales (0,61)
=EUROCONVERT(A3,B3,C3,VERDADERO,3) Convierte 1 franco al equivalente en euros utilizando una precisión de cálculo y de presentación de 3 posiciones decimales (0,152)
=EUROCONVERT(A4,B4,C4,FALSO,3) Convierte 1 franco al equivalente en euros utilizando una precisión de cálculo y de presentación de 2 posiciones decimales (0,15)
=EUROCONVERT(A5,B5,C5,VERDADERO,3) Convierte 1 franco al equivalente en marcos alemanes utilizando una precisión de cálculo intermedia de 3 y mostrando todos los dígitos significativos (0,29728616)
=EUROCONVERT(A6,B6,C6,FALSO,3) Convierte 1 franco al equivalente en marcos alemanes utilizando una precisión de cálculo intermedia de 3 y una precisión de presentación de 2 (0,3).
NOTE El cero final se trunca.

Ésos, ésos siguen usando en sus múltiples y multiplicadas ruedas de Prensa las pesetillas. Ésas que cuando se suman a un mil y se acompañan de millones suenan, pero que muy bien, mucho mejor que esa otra moneda tan poco lucida para eso de las inversiones.

D.2 Utilidad del tema
VIMOS momentos de euroconversión. Pocos son los usuarios que conservan aún alguna peseta en su bolsillo. A estas alturas, falta algo más de dos semanas para despedir a la moneda castiza, el euro es moneda de uso común. No así para los principales responsables autonómicos e insulares. Aquéllos que propiciaron campañas de concienciación a tutiplén y prodigaron euromonederos y eurocalculadoras para todos y cada uno de los sectores económicos y sociales de la sociedad, valga la "eurorredundancia".

D.3 Implementación del Tema a la Actualidad
La denominada euroconversión no debe ser sólo un esfuerzo reservado para los ciudadanos, sino que los responsables políticos deberían ser los primeros en dar ejemplo de buenas prácticas. Claro que, según el manual, su aplicación no es de obligado cumplimiento.
E. Subtotales
E.1 Definición
Los sub-totales se utilizan en Excel cuando trabajamos con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas. Imagínate este ejemplo:

Vamos a crear una lista con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios de forma que podamos ver los totales parciales:
 Selecciona todo el rango de datos (A1:E11)
 Accede a Datos - Subtotales...

Deja las opciones tal y como sigue a continuación:

Para cada cambio en EMPRESA (con esto agruparemos por empresas)
Usar función SUMA
Agregar subtotal a BENEFICIOS

 Acepta el cuadro de diálogo.

Observa que han aparecido los sub-totales bajo la columna de Beneficios agrupados por países. A la izquierda aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del sub-total. Podemos aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y - o bien en los números que aparecen sobre estos signos.

 Vuelve a seleccionar la lista de datos y vuelve a la opción Datos - Subtotales
 Cambia la opción Usar función y escoge la función Promedio
 Activa la casilla Agregar subtotal a GASTOS
 Desactiva la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactivamos, perderíamos los subtotales conseguidos).
 Acepta el cuadro de diálogo.

Ahora hemos añadido los promedios de gastos a parte de los sub-totales anteriores de los Beneficios.

Si queremos realizar sub-totales de otro campo (por ejemplo por países), deberíamos primero ordenar la tabla por esa columna.

E.2 Utilidad del tema
Con esta opción podemos conseguir niveles de desglose en grandes hojas de cálculo. Si quisiéramos que desapareciesen los sub-totales, deberíamos acceder a Datos - Subtotales - Quitar todos

E.3 Implementación del Tema a la Actualidad
En la actualidad es muy común el uso de los Subtotales para ahorrar tiempor en la presentación de informes y tomar decisiones.
F. Formulas Financieras
F.1 Definición
1. Pago ()
La función PAGO te devuelve la mensualidad que debes pagar al pedir un préstamo con interés constante. Los tres primeros argumentos son obligatorios y son (por orden):
 Tasa: Interés del préstamo en porcentaje y casi siempre dividido entre 12.
 Nper: Nº de cuotas totales del préstamo.
 VA: Cantidad pedida.
El resultado de la función PAGO sale en negativo, supongo que en el argot financiero todo lo que sea a pagar debe salir en negativo.
De esa mensualidad que sale con la función PAGO sabes que parte es de interés (para el banco) y que parte es de capital (para ir rebajando la cantidad pedida), la suma de las dos debe dar el PAGO.
2. Pagoint ()
Pues bien, la función PAGOINT te dice que parte de interés pagas en un mes concreto. Los cuatro argumentos obligatorios son:

 Tasa: Igual que en la función PAGO
 Periodo: Es la cuota o mes concreto del que quiero averiguar el interés. Por ejemplo de un préstamo a 60 plazos quiero saber cuánto pago de interés en la cuota 20, en Periodo iría un 20
 NPer: Igual que en PAGO
 VA: Igual que en PAGO.

3. Pagoprint ()
La función PAGOPRIN devuelve la parte de capital principal de un PAGO en una cuota concreta. Los argumentos de la función PAGOPRIN son idénticos a la función PAGOINT.
Lo mejor es que intentes hacer el ejercicio de la siguiente imagen:


F.3 Implementación del Tema a la Actualidad
En la actualidad estas formulas son muy utilizadas, por las empresas o casas prestamistas y por los comercios que vendan a Crédito.

G. Herramientas de Auditoria
G.1 Definición
Excel nos ofrece una serie de herramientas de auditorías de fórmulas que pueden ser de gran utilidad.
Para acceder a estas herramientas debemos ir a la pestaña Fórmulas donde aparece una serie de opciones como podemos ver en la imagen.

1. Rastrear precedentes
: Dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula.
2. Rastrear Dependientes
: Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.
3. Rastrear Error
: Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.
4. Quitar Flechas
: Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes.
5. Evaluar formulas
: Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula para que pueda ver la fórmula y los resultados de la fórmula de la celda activa.
6. Ventana de inspección
: Muestra la ventana de inspección para hacer un seguimiento del valor de las celdas.
G.2 Utilidad del tema
La utilidad radica en una correcta y precisa auditoria de formulas, en casos de manejos de muchísimos datos en un libro de Excel.
G.3 Implementación del Tema a la Actualidad
En la actualidad es muy utilizado por los auditores o también por los manejadores de de tablas de Excel u otros personas que utilicen Excel.



H. Tablas Dinámicas

H.1 Definición
Una tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos que tienes en una hoja de cálculo.
A diferencia de la herramienta Subtotales, la tabla dinámica aparecerá en una hoja de cálculo distinta a la que tiene los datos, eso sí en el mismo libro.
Te propongo que partiendo de la pequeña base de datos que muestro en la imagen, realices una tabla dinámica para conocer el total de productos A y B vendidos por meses y cuya solución es la que aparece en la imagen del último paso.
Pasó a paso tu tabla dinámica:
 Abre una hoja de cálculo en la que tengas datos y en cuya primera fila se sitúe el encabezado con las categorías de la misma.

 En dicho encabezado tienes que tener un formato diferente al resto de celdas de la hoja, por ejemplo ponerlo en negrita.

H.2 Utilidad del tema
Tablas Dinámicas sirven para el manejo de información e interpretación de datos.

Si tienes muchos datos, mediante Tablas Dinámicas puedes agruparlos para calcular promedios, sumas, desviaciones, etc.
Por ejemplo, si tienes información de ventas por artículo de 10 tiendas, en 5 ciudades, mediante Tablas Dinámicas puedes ver por ejemplo qué tanto de Jugos se vendieron, sin tener que aplicar tantos filtros.
H.3 Implementación del Tema a la Actualidad.

La tabla dinámica es quizá la herramienta más potente de Excel utilizada en la actualidad, más que nada porque aplica filtros a mansalva de lo que quieras sin modificar los datos ni desordenarlos, y lo muestra de una manera clara y bastante intuitiva, además de que puedes crear un grafico mediante el mismo proceso.
I. Formularios en Ms-Excel y uso de Botones en Macros

I.1 Definición

Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios que se proporcionan con Excel para escribir datos en rangos, listas (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) o en otras bases de datos. Se pueden diseñar formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, así como para abrirlos en Excel o incluirlos en páginas Web. Para capturar y organizar los datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un libro de Excel u otro programa o base de datos.

Formularios integrados para datos de Excel
Para los rangos o listas en hojas de cálculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscar filas basándose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas del rango o de la lista.

Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes
Excel proporciona Soluciones de hoja de cálculo: plantillas predefinidas que le ayudarán a crear informes de gastos, facturas y pedidos. Estas plantillas también permiten almacenar la información que se escribe en los formularios de una base de datos.

Diseñar un formulario propio en Excel
Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o utilizarlos en pantalla. Los formularios en pantalla pueden incluir controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.), como botones de opción y listas desplegables. Puede proteger un formulario en pantalla de modo que sólo estén disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y también puede validar los datos para asegurarse de que los usuarios sólo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse desde Excel, en páginas Web o desde programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.).



En la figura anterior se muestra el formulario llamado UserForm1. Si se desea cambiar este nombre se debe hacer clic en la opción Name de la ventana de propiedades. Si se desea que el formulario se llame "Panel de ingreso de datos", entonces se debe hacer clic en la propiedad Capitón de la ventana de propiedades y digitar dicho texto en el lado derecho de esta propiedad.
I.2 Utilidad del tema
Las tablas dinámicas solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.
J. Macros en Visual Basic.
J.1 Definición
Una macro Excel es una serie de procedimientos o funciones agrupados en un módulo vba (visual basic para aplicaciones) que se almacena para poder ejecutarse cuando se invoque a dicha macro.
J.2 Utilidad del tema
El lenguaje vba esta enfocado a la realización de programas sobre las herramientas Excel, Access, Word. Con macros vba podemos crear nuevas funciones para nuestras hojas Excel, personalizar estilos y formatos, crear programas para la resolución de cálculos complejos y automatizar tareas.
J.3 Implementación del Tema a la Actualidad
Las macros son usadas para economizar procesos, evitando tener que repetir de tareas dentro de una hoja de Excel.
Conclusión
En un mundo modernizante, el manejo de los datos se convierte en algo muy rutinario y de muchísima importancia; la utilización de herramientas para manejar, incrementar o introducir datos es algo que se debe hacer de muy excelente forma y con los mejores conocimientos posibles. El hecho de conocer de mejor forma una herramienta como, Md-Office Excel es algo de valiosa importancia puesto que el desempeño en muchas aéreas será de mucho provecho.

Bibliografía
Aulaclic. (s.f.). aulaclic.com. Obtenido de http://www.aulaclic.es/excel2007/
beautifulqueenstar.mex.tl. (2012). Obtenido de http://www.beautifulqueenstar.mex.tl/364969_Microsoft-Excel.html
www.byb-informatica.com.ar. (s.f.). ByB-Informatica. Obtenido de www.byb-informatica.com.ar

1 comentario - Proyecto Ms- Office Excel avanzado