La importancia del Certificado de Trabajo


El contrato laboral impone al empleador no sólo el deber de pagar la remuneración por el trabajo prestado o puesto a disposición por el empleado sino que también existen otros deberes legalmente establecidos.

Entre ellos, la ley determina que la empresa debe otorgar al dependiente ciertos certificados relativos a la relación de empleo y al cumplimiento de obligaciones patronales.

Estos deberes surgen del artículo 80 de la Ley de Contrato de Trabajo, modificado por la Ley 25.345, que agregó un último párrafo a la norma mencionada imponiendo el pago de una indemnización para la compañía que no cumpla con la exigencia de entregar la documentación indicada en el referido artículo.

La importancia que tiene esta cuestión, motiva la necesidad del tratamiento de estos deberes, su alcance y la forma de cumplimiento.

La primera parte del artículo mencionado establece que la obligación del empleador, relativa al ingreso de los fondos de la seguridad social y los sindicales a su cargo, ya sea como obligado directo o como agente de retención, constituye una exigencia contractual, calificación que debe ser entendida en el sentido que la misma también la tiene respecto del trabajador, que en caso de incumplimiento de tal magnitud y gravedad que impida proseguir la relación laboral, puede considerarse en situación de despido, previa intimación cursada a la firma por un plazo razonable para que regularice la situación y cumpla las obligaciones mencionadas.

Esto no significa que el dependiente pueda reclamar el importe de aportes o contribuciones que no hayan sido ingresados, sino que establece la responsabilidad contractual del empleador incumplidor.

La ley habilita al dependiente a requerir una "constancia documentada" del cumplimiento de esta exigencia legal, cuando manifieste este requirimiento en oportunidad de la extinción de la relación laboral. Durante su desarrollo, el dependiente podrá exigir el otorgamiento de la constancia referida cuando existan causas razonables.

Por lo tanto, esta obligación no se genera con la finalización de la relación laboral sino que su existencia depende de un expreso requerimiento del trabajador.

Cuando se extingue la relación laboral no es menester acreditar una causa razonable que la sustente, sino que ésta será necesaria cuando este requerimiento se realice durante el transcurso del contrato de trabajo.

Un supuesto de la razonabilidad de esta exigencia podría derivar de la obtención por el dependiente de una constancia o informe de la falta de ingreso de aportes o contribuciones que el empleador hubiera retenido o hubiera debido realizar.

La ley no determina la forma del cumplimiento de esta pauta legal, pero debería entenderse que el ingreso de dichos aportes y contribuciones se acreditará adjuntando a la constancia las copias de los respectivos comprobantes que acrediten el depósito de los aportes retenidos al trabajador y de las contribuciones efectuadas por el empleador.

Tampoco se exige una forma de certificación específica de las copias de comprobantes de depósito de los mismos y en la generalidad de los casos se tratará de sumas globales que no se limitan al empleado individualmente considerado, lo que pone en cuestión la razonabilidad de esta obligación en esos supuestos de pagos globales.

Debe advertirse que la norma no limita el período por el que se debe acreditar el ingreso de estos conceptos, lo que implica una dificultad en el caso de relaciones extensas, pero la empresa debe cumplir respecto del tiempo de duración de toda la relación laboral.

Sin embargo, esta consecuencia ha sido criticada por la doctrina en situaciones en que el cumplimiento estricto se torna extremadamente difícil en relaciones de duración muy extendida. Frente a ello, se propicia que se admita el cumplimiento de esta obligación por la empresa que entregue un documento que contenga "una individualización pormenorizada del ingreso de los fondos (fecha, banco en que se realizó el depósito, entre otros datos)" con la finalidad de acreditar el cumplimiento de los depósitos.

Por lo tanto, cuando se extingue el contrato laboral, el empleador está obligado a entregar al trabajador un certificado de trabajo, que debe contener los siguientes datos:

* El tiempo de prestación de servicios.
* La naturaleza de éstos.
* La constancia de los sueldos percibidos y de los aportes y contribuciones efectuados con destino a los organismos de la seguridad social.

No se requiere, en cambio, que incluya la constancia de retenciones en concepto de aportes sindicales o contribuciones del empleador destinados a entidades sindicales.

* La calificación profesional obtenida por el trabajador en el o los puestos de trabajo desempeñados, hubiere realizado o no, acciones regulares de capacitación.

En el certificado de empleo no debe constar la causa de la extinción de la relación laboral, ni otras manifestaciones que excedan el marco legal expuesto.

La información que surja del certificado debe corresponder a la realidad de los hechos por lo que no será defectuoso el certificado que denote el incumplimiento de exigencias relativas al ingreso de aportes o contribuciones, pero lo será el que contenga una información falsa o el que no reúna los requisitos normativos exigidos por la norma.

El certificado de trabajo es un documento distinto de la certificación de servicios y remuneraciones que también debe otorgar la compañía al trabajador o a sus causahabientes, obligación que le impone el artículo 12 inciso g) de la Ley 24. 241. Esta norma exige a los empleadores "otorgar a los afiliados y beneficiarios y sus derechohabientes, cuando estos lo soliciten y en todo caso a la extinción de la relación laboral, las certificaciones de los servicios prestados, remuneraciones percibidas y aportes retenidos, y toda otra documentación necesaria para el reconocimiento de servicios u otorgamiento de cualquier otra prestación".

La certificación de servicios y remuneraciones se extiende en un formulario determinado para el respectivo trámite previsional. Se ha expresado en la doctrina que este certificado es distinto del determinado por el artículo 80 de la Ley de Contrato de Trabajo, pues la certificación previsional tiene "otros contenidos y otros destinatarios".

Asimismo, la ley establece que se debe entregar dicho documento pero no expresa el lugar de la entrega. Debe entenderse que la exigencia se cumple en el establecimiento del empleador, sin que exista otro lugar determinado por la norma.

A su vez, no hay un plazo específico para el cumplimiento. En la doctrina se ha considerado que la mora del empleador en el otorgamiento del certificado se produce de pleno derecho por la mera extinción del contrato y aún cuando el dependiente no lo reclame expresamente.

Sin embargo, la firma debe contar con un plazo razonable para la confección del certificado y su puesta a disposición del trabajador, por lo que podría aplicarse el plazo de 4 días hábiles con el que cuenta para el pago de los conceptos que integran la liquidación final del dependiente y, en su caso, las indemnizaciones correspondientes a la extinción de la relación laboral.

En una sentencia se decidió que "la entrega de los certificados de trabajo al dependiente, en oportunidad de la extinción de la relación laboral, es una obligación del empleador que debe ser cumplida en forma inmediata a la desvinculación, esto es en el tiempo que razonablemente puede demorar su confección".

Las cuestiones referidas al plazo, lugar y forma de cumplimiento en la entrega del certificado laboral, tienen relevancia para la cuestión indemnizatoria que se genera por la reforma del artículo 80 de la LCT dispuesta por el artículo 45 la Ley 25.345.

Debe distinguirse entre el plazo de cumplimiento de la exigencia de entregar el certificado y el plazo que debe transcurrir sin que se haya cumplido la misma, para que el empleado quede habilitado a intimar su entrega por el plazo fijado en el artículo 80 de la LCT y a reclamar la indemnización que la norma establece si persistiera el incumplimiento del empleador.

Indemnización por incumplimiento
La Ley 25.345 dispuso agregar un párrafo al artículo 80 de la Ley Contrato de Trabajo que impone una indemnización a la compañía que no cumpla las obligaciones de otorgar la constancia documentada o el certificado de empleo.

El texto normativo dispone que "si el empleador no hiciera entrega de la constancia o del certificado previstos respectivamente en los apartados segundo y tercero de este artículo dentro de los dos días hábiles computados a partir del día siguiente al de la recepción del requerimiento que a tal efecto le formulare el trabajador de modo fehaciente, será sancionado con una indemnización a favor de este último que será equivalente a tres veces la mejor remuneración mensual, normal y habitual percibida por el trabajador durante el último año o durante el tiempo de prestación de servicios, si éste fuere menor.

Esta indemnización se devengará sin perjuicio de las sanciones conminatorias que para hacer cesar esa conducta omisiva pudiere imponer la autoridad judicial competente".

El texto legal fija una indemnización por incumplimiento, cuyo presupuesto es la falta de entrega del certificado o de la constancia documentada a la que se refiere el artículo 80. La norma exige un requerimiento del empleado, formulado "de modo fehaciente" y que la omisión del empleador persista durante el exiguo plazo de dos días hábiles.

La brevedad del plazo y la gravedad de la consecuencia del incumplimiento determinó el dictado de una norma reglamentaria del artículo 45 de la Ley 25.345, para morigerar esta situación al establecer el cumplimiento de un plazo previo a la emisión de la intimación del trabajador.

El artículo tercero del decreto 146/01 dispuso que "el trabajador quedará habilitado para remitir el requerimiento fehaciente al que hace alusión el artículo que se reglamenta, cuando el empleador no hubiera hecho entrega de las constancias o del certificado previstos en los apartados segundo y tercero del artículo 80 de la Ley 20.744 dentro de los treinta días corridos de extinguido, por cualquier causa, el contrato de trabajo".

Respecto de la constancia documentada, se debe considerar que aunque hubiera transcurrido el plazo de 30 días fijado por la norma el requerimiento será constitutivo de la exigencia de entrega, pues la firma no tenía obligación de entregarla si no había sido requerida por el empleado.

El plazo de dos días que dispone el agregado al artículo 80 de la LCT, conserva su carácter exiguo para la confección de la constancia documentada, en el supuesto de que el primer requerimiento sea el previsto por la norma reglamentaria, formulado después de la extinción de la relación laboral cuando haya transcurrido el plazo que habilita al trabajador para remitir su intimación.

La norma reglamentaria exige que la intimación del dependiente se formule después del transcurso del plazo mencionado, de treinta días corridos desde la extinción de la relación laboral.

La jurisprudencia ha considerado que la intimación ha sido prematura cuando fue cursada en la misma carta documento de ruptura de la relación laboral, sin que respetara el plazo de treinta días a contar desde el distracto, exigido por el artículo tercero del decreto 146/01 para habilitar al trabajador a efectuar el requerimiento del cumplimiento del artículo 80 de la LCT.

No obstante, aún en supuestos de prematura intimación, algunas decisiones han tenido en consideración los aspectos particulares del caso para admitir la procedencia de la indemnización.

Se consideró en un fallo que resultaba irrelevante que la trabajadora no hubiera aguardado el transcurso de los treinta días posteriores a la extinción de la relación laboral para remitir la intimación, si la empleadora guardó silencio sin alegar la extemporaneidad de la interpelación ni hacer saber a la ex- dependiente que debía aguardar el plazo establecido en el decreto 146/01.

Se merituó también que la accionada no acreditó haber puesto a disposición la certificación del artículo 80 de la LCT, antes o después de que venciera el plazo establecido por el decreto reglamentario.

Tampoco es relevante que no se haya otorgado el plazo de treinta días fijado en el decreto 146/01 cuando se ha desconocido totalmente el vínculo laboral, por lo que se admitió la procedencia de la indemnización prevista por el artículo 80 de la LCT.

La conducta de las partes posterior a la recepción de la intimación deberá ser apreciada por los jueces para establecer la procedencia de la indemnización prevista por la norma. Son relevantes las cuestiones relativas a la puesta de disposición de la documentación requerida y el lugar de su entrega.

Se ha decidido que el incumplimiento del empleador no se verifica si los certificados fueron puestos a disposición del trabajador, quien debe concurrir a retirarlos a la sede de la empresa por ser el lugar de cumplimiento de la obligación.

En el mismo sentido se resolvió que "si la demandada puso a disposición del actor el certificado de trabajo y éste no se presentó a retirarlo, se configura la mora del acreedor y el incumplimiento le es imputable sólo a él".

El agregar la documentación al contestar la demanda también fue considerada en una decisión judicial que resolvió que "es improcedente el pago de la indemnización del artículo 80 de la LCT si, pese a que el empleador no entregó la certificación de servicios y aportes en tiempo y forma, acompañó la documentación al contestar la demanda y no se acreditó la existencia de algún perjuicio para el dependiente".

Sin embargo, otras sentencias adoptan una orientación más rigurosa y han resuelto que no basta con la puesta a disposición del certificado de trabajo, sino que el empleador debe iniciar un proceso de consignación de este documento.

También se ha admitido la procedencia de la indemnización establecida en el artículo 80 de la LCT, en un caso en que si bien la compañía puso el certificado a disposición del trabajador al comunicar el despido, no entregó dichas constancias ni al contestar la demanda ni a lo largo del juicio y, en consecuencia, incumplió con la referida obligación.

Prescripción
Respecto de la exigencia de entregar el certificado de trabajo del artículo 80 de la LCT, debe aplicarse el plazo de prescripción de dos años, previsto por el artículo 256 de la LCT que es aplicable a los créditos provenientes de las relaciones individuales laborales.

Sin embargo, se interpreta que este plazo no será aplicable a la obligación del empleador de entregar la certificación de servicios y remuneraciones, que por su naturaleza y finalidad frente al sistema previsional debería entenderse que no es prescriptible.

También se ha planteado la cuestión de la responsabilidad que corresponde al obligado solidario con relación a la entrega del certificado de trabajo del artículo 80 de la LCT. Algunas decisiones comprenden en el alcance de la responsabilidad solidaria, la confección y entrega del certificado, que en este caso, será extendido por quien no ha sido el empleador.

La jurisprudencia no es uniforme en este tema, pues también se ha decidido con un criterio más razonable que "la persona jurídica responsable en base a una vinculación de solidaridad que no ha sido empleadora en sentido estricto, no puede ser condenada a hacer entrega de certificados correspondientes a relaciones laborales de las que no fue titular".

Monto de la indemnización
El monto de la indemnización por el incumplimiento de la obligación de entregar la constancia o el certificado previstos por el artículo 80 de la LCT, ha sido establecido en el importe "equivalente a tres veces la mejor remuneración mensual, normal y habitual percibida por el trabajador durante el último año o durante el tiempo de prestación de servicios, si éste fuere menor".

Surge del texto legal que la norma no sujeta el importe de la base de cálculo a tope alguno, y esta ausencia de limitación de la base de cálculo implica que la indemnización puede ser de monto muy elevado si el trabajador tiene una remuneración importante.

Además, la ley no requiere el cumplimiento de un mínimo de antigüedad, por lo que la indemnización será aplicable en todos los supuestos en que se cumplan los requisitos legales expuestos, aún respecto del empleado cuya relación laboral se ha extinguido durante el período de prueba.