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7 trucos que te harán un experto en Excel!

7 trucos que te harán un experto en Excel!

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7 TRUCOS QUE TE HARAN UN EXPERTO EN EXCEL!

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word Validation de datos.

Esta opción es muy util en EXCEL
y unas de sus aplicaciones, por ejemplo, es cuando haces una tabla de datos con ciertas condiciones que limitan la edad de los adolescentes de 13 a 18 años, esta función te permite darte cuenta si ingresaste una edad fuera del rango establecido y te avisará si intentas ingresar un dato fuera de este rango.
Ejemplo

trucos

Para aplicar esta función, debemos selecionar la parte de la tabla que queremos condicionar, en este caso seleccionamos las celdas de "Edad". Luego ingresamos en Datos→Validación de datos y se nos abrirá una pestaña donde en la opción de "Permitir" seleccionamos "números entero" en "Mínimo" escribiremos la edad minima en este caso (13) y en "Maximo" escribiremos la edad maxima en este caso sería (18).

plantilla

Como podemos observar en la siguiente imagen, al ingresar un valor fuera de lo establecido será rechazado automáticamente. No obstante si los datos no lo estas ingresando tu personalmente, si no otras personas, puedes configurar el mensaje de la siguiente manera.

contabilidad

Seleccionas las celdas de "Edad" luego ingresas a "Datos→Validación de datos" se te abrirá de nuevo la configuración luego haces click en "Mensaje entrante", le colocas un titulo en este caso colocamos "Edades entre 13 y 18 años". y en el recuadro blanco de abajo colocas el mensaje que aparecerá cuando se ingrese un valor no establecido o fuera de este rango. como por ejemplo: "Favor ingresar sus edades en números enteros, que deben ser de 13 a 18 años".

office

Como podemos observar ahora al seleccionar la casilla donde se ingresará la imagen, ya nos aparecerá el mensaje indicando las condiciones.

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powerpoint Listas desplegables.

Esta función es muy util a la hora de hacerte una plantilla para tu trabajo, en mi caso me pasa si, la utilizo casi que a diario, pero conocerla me tomo mucho tiempo, es una herramienta que muy pocos conocen en EXCEL
y aunque es muy sencilla de aplicar aquí te enseñaré como hacerlo de una hoja a otra.
Ejemplo

tips

Utilizaré como ejemplo para explicar como crear una lista desplegable en EXCEL
una "Lista carros" y en otra hoja del libro de EXCEL una "MARCAS".
lince

Lo primero que debemos hacer es ubicarnos en la hoja2 en este caso la de "MARCAS" en esa lista seleccionamos las casillas donde agregaremos la lista desplegable, como muestra en la imagen, lo segundo es entrar en "Datos→Validación de datos" se nos abrirá la pestaña de configuración, en "Permitir" seleccionaremos la opción de "LISTAS" y marcaremos dos opciones una de "Omitir blancos y celda con lista desplegable".

7 trucos que te harán un experto en Excel!

En la casilla de origen debes seleccionar las casillas de la hoja1 en este caso "LISTA CARROS", debes seleccionar todas las que quieres que aparezcan en el menu desplegable que obtendremos al final, yo en este caso seleccione incluso 3 casillas en blanco por si a futuro quiero agregar algo.

excel

Una ves seleccionada las casillas aparecerá nuestro cuadro como muestra en esta imagen, solo nos queda presionar la opción "ACEPTAR".

microsft

Como podemos observar en la imagen, ahora nos aparecerá en cada celda un menu desplegable con los nombres que tenemos en la hoja1 llamada " LISTA CARROS", así de sencillo y simple es hacer o crear una lista desplegable en EXCEL.

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word Formato condicional.

Esta es unas de las mejores funciones que tiene EXCEL
, esta función permite resaltar las celdas que tu quieras y del color que tu quieras bajo las reglas o condiciones que tu le configures, por ejemplo, si quiero que al escribir la palabra "PAGADO" en una celda y se resalte de algún tipo de color, Formato condicional, es la opción a la que debes acudir y hoy te enseñaré como hacerlo.
Debido a la larga lista de cosas que podemos hacer con esta herramienta, esta sección estará dividida en varias secciones.
trucos #1 Formato condicional - Fechas.

Si eres como yo una persona que trabaja mucho con cheques, por lo general necesitarás llevar un control por días de los cheques, esto incluye que trabajes por fechas.
Formato condicional, nos permite resaltar las fechas que tenemos asignadas en una celda cuando esta este condicionada.

Ejemplo

Para poderte explicar el funcionamiento de esta herramienta por fechas, trabajaremos condicionando algunas fechas para que se resalten cuando ya estén vencidas con respecto al día actual.

plantilla

Como podemos observar en esta imagen tengo una tabla hecha a la cual quiero aplicarle en el apartado de fechas de vencimiento que las celdas resalten de color amarillo cuando estén vencidas o por debajo del día actual. Para hacer esto vamos a "Inicio→Formato condicional.

contabilidad

Aqui seleccionaremos en la tabla el apartado de "Fechas de Vencimiento"una ves seleccionado lo que queremos condicionar nos vamos a la opción de "Formato condicional y seleccionamos la opción de "Reglas para resaltar las celdas→Es menor que". Aquí se despliega el menu que ves en la imagen de abajo.

office

En este menú es donde condicionaremos la celda a que se resalte del color que queremos y cuando esta celda cumpla con las condiciones. en la celda con fecha "18/06/2017"
es la casilla que seleccionaremos en la parte del cuadro, esta es la casilla que dará referencia a la fecha de vencimiento. esa casilla puedes ubicarla en cualquier parte de la hoja y su formula es "=hoy()".
El color que quieres que se resalte la celda lo puedes modificar en formato personalizado, allí puedes elegir el tipo de fuente, el color de relleno y el color de la fuente. Una vez tomados en cuenta estos datos le damos a la opción "ACEPTAR".
powerpoint

Como podemos observar en esta imagen, ya el formato condicional esta aplicado, y se ha resaltado la fecha que tiene 5 días de vencimiento o que esta por debajo de la fecha actual.
Para aquellas personas o empresas que utilizan o trabajan con días de crédito, esta herramienta es muy util, debido a que te facilita de manera inmediata cuales facturas o clientes tiene una deuda pendiente contigo ya vencida. Espero que le saquen mucho provecho chicos.

tips #1 Formato condicional - Texto

De igual manera como condicionamos las fechas se puede condicionar las celdas para cuando escribamos algo en especifico se resalte y nos pueda facilitar cierto tipo de información.

Ejemplo

Para explicarte como funciona esta herramienta con texto, elaboré una tabla de clientes a la cual le asignaré dos palabras las cuales son: "PAGADA y PENDIENTE", asignándoles también dos colores, verde para la PAGADA y amarillo para la PENDIENTE.

lince

Para empezar seleccionamos las casillas que condicionaremos, en este casi la de "ESTATUS", nos vamos a "Inicio→Formato condicional→Reglas para resaltar las celdas→Texto que contiene". Allí se nos abre el menú que ves en la imagen de abajo.

7 trucos que te harán un experto en Excel!

excel

Aqui En el cuadro bordeado de rojo, escribiremos la palabra que al escribirla en la celda esta se resaltará y también en este mismo menú configuraremos en "Formato personalizado" el color con el que queremos que se resalte la celda.
Como se observa en la imagen se puede aplicar mas de una ves el formato condicional de texto a las celdas con palabras diferentes. y colores diferentes.

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Como observamos en la imagen, al escribir las palabras claves ya la celda inmediatamente se resaltan. Sáquenle mucho provechos chicos es una muy util herramienta, en mi trabajo de gerencia en la empresa que trabajo la uso casi que a diario.

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word Filtros.

Una herramienta muy util y que casi que pasamos por alto a la hora de organizarnos para sacar algunas cuentas, si eres de esas personas que al momento de saber cuantas facturas están vencidas, cuentas están pagadas, cuantos clientes activos o inactivos tiene una empresa o eres de esos que quiere buscar por categoría en una lista hecha en EXCEL
este apartado te cae como anillo al dedo.
Ejemplo

Para explicarte como utilizar esta herramienta he diseñado una lista de clientes, de la cual filtraremos ciertos datos para saber cuales son los clientes inactivos e activos y cuales son sus vendedores. Sin nada más empecemos.

trucos

Sobre esta lista aplicaremos la herramienta filtro.

plantilla

Para empezar seleccionaremos las siguientes casillas "Clientes→Vendedores→Estatus" luego iremos a "Inicio→Ordenar y filtrar", como observamos en la imagen se despliega un menú el cual seleccionaremos "Filtro" y presionamos "ENTER".

contabilidad

Aquí ya hemos aplicado "Filtro" a las celdas seleccionadas, como observamos en la imagen se despliega un flecha al lado de cada columna, si la seleccionamos se despliega un menú en el cual podremos seleccionar entre activo y inactivo.

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Como observamos en esta imagen al seleccionar una casilla, en este caso "ACTIVO", las casillas con los clientes que están en "INACTIVO" desaparecen, OJO, no se borra, simplemente esta aplicado el filtro para agrupar y ver los clientes activos, si seleccionamos la opción "seleccionar todo" aparecerán de nuevo todos los clientes bien sean ACTIVOS y INACTIVOS. Una herramienta demasiado util cuando de filtrar se trata.

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powerpoint Mostrar y Ocultar.

Una herramienta que quizás muchos ya conocen, pero para los que no la conocen esta herramienta hace un trabajo tan sencillo que a simple vista no se ve importante, pero vaya que lo es!.

Ejemplo

Para explicarte como funciona esta herramienta, he diseñado una lista de productos con precios costos, lo cual ocultare para que la gente simplemente vea el precio venta. al imprimirlo.

tips

Como observamos en la imagen, tenemos la lista de dos productos con precio costo y precio venta, del cual el precio venta esta asociado al costo por medio de una formula, pero si queremos imprimir esta lista necesitaremos ocultar si o si el precio costo, debido a que no queremos que el cliente vea el costo del producto.

lince

Para ocultar la columna de costos, lo primero que haremos en seleccionar toda la columna y hacemos "Click Derecho" y en el menú que se despliega seleccionar la opción "Ocultar".

7 trucos que te harán un experto en Excel!

Como observamos en la imagen, la columna se ha ocultado completamente y ya no aparece el precio costo de los productos, algo muy importante a tener en cuenta, si observamos la continuidad de las columnas "A→B→C→D→F" la columna "E" es la columna que esta oculta.

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Como observamos en la imagen, si queremos "MOSTRAR" nuevamente la columna de costos, lo que debemos hacer es seleccionar ambas columnas la "D→F" y hacer "Click derecho" al desplegarse el menú seleccionamos la opción de "Mostrar".

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Como observamos en la imagen, ya tenemos de nuevo visible la columna "E" con los precios costos de los productos. Herramienta chicos muy util y de muy buen provecho en EXCEL.

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word Transponer datos de una fila a columna.

Una herramienta con la cual podemos pasar una fila completa a una columna de manera rápida y sencilla.

Ejemplo

Para enseñarte he diseñado una lista de nombres y edades la cual esta en fila y quiero pasarla toda completa a columna.

trucos

Como observamos en la imagen, tenemos una lista ya pre-elaborada para comenzar.

plantilla

Lo primero que debemos hacer es seleccionar las celdas de la lista, hacer "Click derecho" con nuestro ratón y seleccionar la opción de "Copiar".

contabilidad

Una vez copiada la lista, nos dirigimos a "Inicio→Pegar" en el menú desplegable elegimos la opción "Transponer".

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Como observamos, ya la lista se nos ha pasado a columna, una herramienta muy fácil de aplicar y sencilla, apuesto a que no sabias que existía.

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powerpoint Copiar resultados de una hoja a otra.

No es más que aplicar una formula con la cual podrás copiar los resultados de una celda a otra hoja, lo importante de esta formula es que todo lo que modifiques de la hoja madre, en la hoja que aplicaste la formula de manera inmediata de modifican también, una muy buena herramienta que nos ofrece EXCEL
para hacer nuestros balances contables o cierres de mes en nuestras empresas.
Ejemplo

Para aplicar esta herramienta, he diseñado dos hojas de calculo una llamada "Balance General" a la cual le voy aplicar la formula y una hoja llamada "Ventas".

tips

Lo primero que haremos es irnos a la hoja a la cual aplicaremos la formula en este caso "Balance General", seleccionamos la celda que queremos copiar el resultado y escribimos el comando "=" (igual), como se muestra en la imagen.

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Una ves escrito el comando nos vamos a la hoja donde esta el resultado a copiar, en este caso "Ventas", seleccionamos la celda que contiene el resultado como se muestra en la imagen y presionamos la tecla "ENTER".

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Como se muestra en la imagen ya tenemos copiado el resultado de una hoja a otra, es una muy buena herramienta que podemos usar para hacer nuestras planillas contables de nuestros trabajos o empresas, es util simple y sencilla.

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