Acerca de Archivos Históricos


¿Qué es un Archivo Histórico?


Los Archivos Históricos son instituciones de carácter público que tienen como finalidad rescatar, clasificar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística. Los archivos estatales se erigen en los registros administrativos de las actividades institucionales y sociales de una determinada comunidad, reflejando aspectos significativos de su evolución y trasformándolos en fuente directa de legitimidad. El conocimiento histórico y social de los pueblos se vuelve un imperativo necesario, donde las fuentes documentales se constituyen en portadoras de huellas y vestigios del pasado.


¿Qué relevancia tienen?

La investigación histórica nos da la posibilidad de que el investigador pueda explicar, comprender o interpretar un determinado aspecto del pasado. En este sentido los archivos históricos se constituyen en reservorios en partes significativas de la memoria colectiva de los pueblo. Cobrando especial importancia, por cuanto en sus fondos reposan valiosos testimonios documentales a la espera de ser descubiertos.

fotografías

Expedientes, documentos de 1950 resguardados en el Legajo 218 que es el que se observa en primer plano



Funciones del Archivo

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.

Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.

Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de:

La administración que emite los documentos.

Los ciudadanos.

La investigación y la difusión cultural.



Las etapas del archivo

Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de los documentos:

Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es mas conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez mas cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.

Archivo administrativo: sólo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación esta bajo responsabilidad del archivero. Tras quince años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.

Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

Archivo histórico: a partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.


Un caso: el Archivo Histórico de Río Gallegos

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Vista exterior del Archivo Histórico de Río Gallegos



Hacia 1987 se inicia el proceso de rescate del patrimonio documental municipal que hasta ese momento se encontraba disperso.
Merced a un convenio celebrado con el entonces I.U.S.C. (Instituto Universitario de Santa Cruz) se capacitó a un grupo de agentes municipales en técnicas y procedimientos en materia archivística. En ese mismo año comienzan los trabajos de rescate, ordenamiento, clasificación y catalogación de expedientes municipales, documentos en soporte papel.
Hoy, después de más de dos décadas de trabajo, en las cuales se realizaron diversas actividades de extensión (publicaciones, talleres educativos, muestras fotográficas, etc.), como capacitaciones en historia y archivística, podemos decir que el A.H.M. cuenta con un edificio propio. Contando además con una infraestructura acorde a normas internacionales de archivística y conservación del patrimonio histórico-cultural, a partir de una importante inversión en obras y equipamiento.



Tipos y Fondos Documentales

Fondo Municipalidad Río Gallegos: es el de mayor volumen y está constituido por expedientes municipales (1912-1977) y libros copiadores de notas (1912-1954) referidos a diversas temáticas comunitarias.

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Estantes metálicos donde se resguardan expedientes y documentos históricos


Río Gallegos

Estantes metálicos donde se encuentran libros copiadores de notas históricas



Fondo Tierras Urbanas: en resguardo expedientes de otro orígenes (Ministerio de Agricultura y Ganadería de la Nación y Consejo Agrario Provincial), vinculados a las primeras ocupaciones de solares urbanos en Río Gallegos.


Documentos en Audio y Video

Archivo Oral: Organizado a partir del Proyecto “Recuperación del pasado a través del testimonio oral”. Contiene una serie de testimonios de antiguos pobladores de Río Gallegos.

Archivo Fotográfico: de actividades desarrolladas por distintas gestiones municipales. Asimismo se dispone de imágenes referentes a momentos históricos de la ciudad.

Archivo Audiovisual (1984-2003): cintas de video originadas por prensa municipal que contienen actos de gobierno de gestiones municipales y actividades socioculturales de la ciudad.

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Cintas de video en estantes metálicos



Fondos Privados

El acervo cultural y patrimonial de un pueblo se va perdiendo por diversas razones (por desconocimiento, accidentes o desidia). Nos referimos a partes de nuestra historia que se conservan en los archivos privados familiares y/o comerciales. En los últimos años hemos visto que junto con la demolición de edificios representativos de nuestra historia, se destruyeron también piezas documentales de enorme valor para reconstruir la historia social, económica o cultural (fotografías, cartas comerciales, carteles, afiches, dibujos, etc.). Reconocemos el valor intangible que representan como fuentes valiosas para recrear nuestra historia. Es política de nuestro Archivo convenir con las familias propietarias la duplicación digital de este material, resguardando los derechos de propiedad de sus poseedores, con el objetivo de mostrar a la comunidad valiosos testimonios que marcaron nuestra historia.


Servicios que se brindan

Externos


Se pone a disposición, para la consulta pública, el patrimonio documental que resguarda el A.H.M. También se brinda asesoramiento profesional sobre identificación, conservación y/o catalogación de diferentes tipos de documentales (en soporte papel, fotográfico o audiovisual). Orientación en cuanto a la búsqueda de fuentes documentales y/o bibliográficas para trabajos de investigación (escolares, terciarios o universitarios). Las actividades de extensión se focalizan en la organización de conferencias, visitas guiadas, muestras fotográficas, temáticas y/o exposiciones sobre el patrimonio histórico cultural y diferentes aspectos atinentes a la historia de Río Gallegos y la región.
También cuenta con un Salón de Usos Múltiples con capacidad para 30 asistentes. El espacio alberga preferentemente actividades de carácter educativo, cultural y comunitario; conferencias, capacitaciones, seminarios, etc. Asimismo pone a disposición de los investigadores, estudiantes y público en general una Sala de Consultas debidamente acondicionada, para brindar óptimas condiciones para el trabajo de consulta y manejo de fuentes documentales.


Vías de consulta:

Personal
E-mail
Teléfono


Internos

Se atienden consultas administrativas internas de todas las dependencias municipales, referentes al patrimonio documental resguardado. El servicio consiste en préstamos temporales internos de expedientes referentes a trámites de los contribuyentes y que en la mayoría de los casos, se refieren a cuestiones catastrales (tierras urbanas, planos de obra, etc.), legales (trámites sucesorios y otros), comerciales (habilitaciones, patentes, etc.) o sociales. También se brindan capacitaciones y charlas de concientización sobre conservación de patrimonio documental, dirigidas al personal que se desempeña en los archivos activos y de gestión u otras dependencias.


Observaciones mínimas de preservación y conservación de Archivos Fotográficos

Guardar las fotografías en el lugar más fresco y seco del edificio. El calor y la humedad excesiva son coadyuvantes para importantes deterioros, como por ejemplo la actividad química residual del hiposulfito de sodio, que amarillenta y desvanece la imagen, o también la contaminación de hongos y microorganismos que corroen y solubilizan la emulsión.

Preservarlo todo lo posible del polvo, los gases contaminantes de productos químicos para limpieza, pintura fresca, lacas o solventes en general.

De ser posible, guardar el material en muebles metálicos de buena calidad, manteniéndolos debidamente ventilados.

Utilizar fundas individuales adecuadas para cada formato de papel no ácido, o en su defecto, plásticos como el Nylon, Poliéster, Triacetato de Celulosa o bien Polietileno. Nunca utilice para fundas P.V.C. (Clorato de Polivinílico).

Acerca de Archivos Históricos

Empleado trabajando con las fotografías teniendo los cuidados pertinentes


No amontonar, en lo posible, el material. Es aconsejable guardar las copias en carpetas colgantes. Los negativos de vidrio no deben guardarse apilados uno sobre otros. Deben colocarse parados de canto, excepto en caso de grandes planchas.

Se debe guardar por separado el material según su respaldo o característica, copias de papel, daguerrotipos, transparencias, negativos de vidrio.
Importante: los negativos de nitrato de celulosa deben guardarse por separado de otros, ya que este material se descompone, generando ácidos dañinos para el resto del material, llegando a veces, a la autocombustión.

No escribir sobre las fotografías, ni con bolígrafos, ni con tintas de ninguna especie. Tampoco sobre la emulsión o el reverso de las copias.

No usar telas adhesivas ni pegamentos modernos, tanto sobre la emulsión, como en reverso de los negativos y copias. No usar etiquetas autoadhesivas sobre las fotografías, ni tampoco sobre los envoltorios que las contengan.

No colocar los dedos sobre la emulsión de los negativos o de las copias, tomar siempre el material por sus bordes sin apoyar las manos sobre él. Usar, en lo posible, guantes de algodón blanco y limpio

Hasta conocer los métodos correctos, limpiar las copias y negativos con un pincel de pelo de marta muy suavemente, o en su defecto, utilizar un pincel soplador que se adquiere en los comercios de fotografías.

No utilizar ganchitos o clips de metal para mantener juntas las copias o los negativos; cuidado con carpetas o sobres que posean elementos metálicos, su probable oxidación hace estragos en el material fotográfico.

Las banditas elásticas de goma, son material prohibido en un archivo fotográfico

Evitar la exposición directa y constante del material fotográfico a la luz natural, los rayos del sol afectan notablemente las copias. Evitar la iluminación con tubos fluorescentes.

Prohibido comer y fumar en los archivos fotográficos, el humo del tabaco daña las emulsiones.

La fotografía antigua es de enorme valor documental, bajo ningún punto de vista este material debe salir de su repositorio natural, para su préstamo o reproducción.

Las reproducciones fotográficas de los originales de época se realizarán siempre y en todos los casos en el museo o archivo y bajo la supervisión de sus autoridades.

Para la exhibición de fotografía antigua, se aconseja que se utilicen reproducciones de buena calidad, los originales son muy delicados y pueden sufrir daños a veces de magnitud.

Nunca exhibir o coloque una fotografía de época, apoyada sobre el vidrio directamente, este procedimiento daña la copia por ferrotipia y por humedad.

Mantener el archivo fotográfico perfectamente limpio, en sus paredes, techos y pisos. Se desaconseja el uso de cortinas, alfombras y otros adornos que acumulen polvo. El repositorio debe airearse en forma regular, en días y horas apropiadas, o sea con baja humedad y calor relativo. Las colecciones fotográficas deben revisarse varias veces al año, como una forma de precaución, ante posibles deterioros.

Como una forma de divulgar estos conceptos, se puede reproducir esta cartilla museológica, para ser enviada a otras entidades vinculadas al tema o para su reproducción en los medios de difusión local.



Consideraciones finales

Basicamente la función de un Archivo Histórico como institución es la de ORDENAR, PRESERVAR y SERVIR. Ordenar los documentos de acuerdo a las disposiciones y cuidados pertinentes. Preservarlos y cuidarlos de la mejor manera posible, atendiendo las recomendaciones y normas acordes. Dicen que el mayor enemigo de un documento histórico es el hombre mismo. Y servir, es decir, exponer los archivos para los consultantes y público en general.
Creo que debemos tomar conciencia de la documentación antigua, histórica, pues la misma nos puede brindar huellas de un pasado que aún no ha sido interpretado. Los documentos son la herramienta básica de un historiador y las pruebas de un pasado que que aún puede reinterpretarse a través de nuevas pruebas y documentos que no han sido bien revisados.
También es importante estar atento a los procedimientos que se realizan con los papeles, documentación actual, expedientes y notas, etc., que muchos gobiernos se encargan de hacer desaparecer para que no queden huellas y pruebas de determinadas acciones ilegales.



Fuentes:

- Archivo Histórico de Río Gallegos
- http://html.rincondelvago.com/archivo-historico.html
- Cartilla Museológica 1. Reprod. Por Federación de Entidades de Estudios Históricos de la Provincia de Buenos Aires.
- Reflexiones propias.

Saludos.