¿Cuanto tiempo guardar papeles?

Cuanto más se guarden los papeles, mejor
¿Cuántos años se deben guardar las facturas, comprobantes y garantías?
¿Qué pasa si un organismo los pide y ya no los tenemos?



No hay nada peor que necesitar la garantía de un electrodoméstico apenas adquirido que empieza a fallar y no encontrarla, o tener que reclamar por un monto supuestamente no pago y no tener el comprobante.

Hay papeles que pueden no ser requeridos nunca y otros que pueden necesitarse de manera urgente. En este sentido, las leyes de Murphy son implacables: siempre necesitaremos el documento que se perdió o no encontramos.

Por ese motivo, la conservación organizada es importante. Pero, ¿cuánto tiempo tiene que permanecer guardado cada documento?

Los básicos. Según establece la ley, las facturas de pago de servicios, de tasas municipales, los impuestos provinciales o nacionales deben conservarse durante cinco años desde la fecha de pago, al igual que las de patentes.

Claro que siempre pueden solicitarse comprobantes de libre deuda ante los organismos competentes o puede "pelearse" con la última factura que señala que "no existen deudas pendientes hasta el momento".

De todos modos, las facturas son los únicos documentos que permiten acreditar la relación de consumo y son imprescindibles al momento de presentar una denuncia por irregularidades o incumplimientos, primero ante la empresa o institución y luego, de resultar necesario, frente a dependencias de Defensa del Consumidor o ante organismos de control como el Ente Regulador de Servicios Públicos (Ersep).

Para toda la vida. Hay documentos que deben conservarse siempre, sobre todo los que tienen que ver con el trabajo. Son los certificados de prestaciones y servicios, la constancia de aportes jubilatorios y de solicitud de pensión.

A los recibos de sueldo hay que tenerlos hasta obtener el beneficio jubilatorio.

De la vivienda. Los papeles de la propiedad (escritura o copia de reglamento de copropiedad) deben conservarse mientras se viva en ella. A la hora de venderla serán necesarios. Para los que alquilan, las expensas y el comprobante de pago del alquiler se tienen que guardar por 10 años. El contrato de locación debe conservarse hasta la entrega de la propiedad.

También es importante guardar las garantías hasta su vencimiento, los papeles de los bancos, los de los seguros y los de salud (ver cuadro).

Mónica Prato, directora de Defensa del Consumidor y Lealtad Comercial de Córdoba, dijo que "los tiempos están determinados por Ley" y que los papeles "son los únicos que permiten comprobar el pago o cumplimiento de algo".

La abogada aconsejó "guardar los papeles el tiempo que más se pueda y siempre en orden, separados por rubro, para tenerlos a mano en caso de necesitarlos".

Cómo organizarlos. Primero, hay que dividir el archivo en dos apartados: permanente y anual. Luego, se divide por rubros.

En el permanente se guardan los papeles más importantes que no se necesitan con frecuencia, como la escritura de la vivienda, los contratos de locación, contratos de seguro, historiales médicos, etcétera.

En el anual se guarda todo lo que está pasando en el año dividido en rubros: resúmenes de cuenta, recibos de agua, de luz, teléfono, colegio, etcétera.

Algunos guardan todo lo del mes en una caja y luego separan y archivan en carpetas. Lo ideal es hacerlo por orden cronológico inverso.

30-05-2010 Autor: Natalia Garcia
FUENTE: http://www.lavoz.com.ar/opinion/cuanto-mas-se-guarden-los-papeles-mejor