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Normativa legal sobre libros contables

Obligación de llevar libros: El principal referente legislativo en lo que a la obligatoriedad y llevanza de los libros contables se refiere es el Código de Comercio, texto legal que con más de un siglo de historia a sus espaldas regula las actividades mercantiles. En él que quedan establecidas las siguientes cuestiones comunes a todos los libros. todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada adecuada a la actividad de su empresa, que permita seguir cronológicamente sus operaciones así como elaborar periódicamente balances e inventarios.

Libros obligatorios desde el punto de vista mercantil
Un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario.
Para empresas constituidas como sociedad, un libro de actas, en el que al menos consten los acuerdos adoptados por sus juntas generales ordinarias y extraordinarias y otros órganos de dirección.

Para las sociedades de responsabilidad limitada, un libro de registro de socios.
Aparte de estos libros obligatorios, las empresas pueden utilizar cualquier otro libro, registro o medio que consideren oportuno para la llevanza de los citados libros o una mejor gestión empresarial de acuerdo con sus necesidades.

Legalización de los libros contables: si se trata de legalizar los libros después de realizar en ellos los asientos y anotaciones contables, deberán tener el primer folio en blanco, y los demás, numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos. Deben presentarse en el registro mercantil dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio para su legalización.

La legalización de los libros se realiza en el registro mercantil de la provincia donde la empresa tenga su domicilio social.

Mediante impresión o estampillado de todos los folios de cada libro con el sello del registro mercantil y la extensión en el primer folio de una diligencia, firmada por el registrador.

Realización de las anotaciones en los libros: todos los libros y documentos contables deben ser llevados:

Con claridad.
Por orden cronológico de fechas.
Sin espacios en blanco o interpolaciones.
Sin tachaduras o raspaduras.
Sin abreviaturas cuyo significado sea impreciso.
Expresando los valores en euros.
Deberán corregirse inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones ocasionados en las anotaciones contables.

Conservación y valor de los libros: los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime de este deber, que recaerá sobre sus herederos si hubiese fallecido.
El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del derecho.

Otras disposiciones legales: La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contra.
La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las leyes. Este principio de secreto contable no afecta a las cuentas anuales, que deben presentarse para su depósito en el registro mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, lugar donde se puede acceder a ellas públicamente.

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