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Sistemas Administrativos Organizacionales

SISTEMA:
⦁ Conjunto de elementos interrelacionados
(objetos, personas, información, o combinación de las tres)

UNIDAD I
Teoría de Sistemas o Enfoque de Sistemas
⦁ 1) Un Nuevo paradigma científico.
⦁ 2) Una Teoría de la Organización.
⦁ 3) Una Metodología de la Administración

1) Un Nuevo paradigma científico
Conceptos Básicos:
⦁ Interrelación e interdependencia entre los elementos del sistema los elementos no relacionados no forman parte del sistema.
⦁ Totalidad: Se mira al sistema en su totalidad y no se buscan soluciones a partir de una parte del mismo sino del sistema en si.
⦁ Teleología: Los sistemas buscan objetivos implícitos y estos tienden a la supervivencia.
⦁ Existencia de un ciclo: Insumos – Procesos – Productos.
⦁ Entropía: En los sistemas físicos si los elementos no se mantienen ordenados, tienden al desorden.
⦁ Jerarquía y Diferenciación:
⦁ Jerarquía: Establecer distintos niveles jerárquicos (Por ej. Primer nivel: Gerencia, Segundo nivel: Subsistemas de comercialización, de producción, de finanzas, etc)
- Diferenciación: Se refiere a los distintos subsistemas.
⦁ Regulación o Control por Retroacción
2) Una Teoría de la Organización
Evolución de los modelos sobre Organización:
⦁ A) Modelo formal o mecánico (enfoque clásico: Taylor - Fayol y seguidores): división de tareas por especialidades y estructuración de la organización de acuerdo a ciertos principios científicos.
⦁ B) Modelo organicista: (Parsons y Homans) Estudian a la organización a traves de una analogía biológica.
- Parsons: Homeostasis (estabilidad y permanencia a través del tiempo)
- Homans: la subsistencia de la organización depende del balance de compensaciones y contribuciones
⦁ C) Modelo de sistemas
⦁ Según este enfoque las organizaciones son sistemas caracterizados por condiciones de:
⦁ Complejidad: las organizaciones son sistemas complejos
⦁ Artificialidad: la relación entre los componentes del sistema no son relaciones naturales, sino deliberadamente diseñadas por el hombre
⦁ Apertura: se refiere al intercambio cíclico de energía con el ambiente (entradas-procesos-salidas y retroalimentación) límite: zona donde el intercambio de energía es más bajo que en resto del sistema
- Intencionalidad: significa que la organización funciona en torno de determinados objetivos.

3) Una metodología de la Administración
Ahora veremos que el concepto de sistemas como una metodología para la administración (Sistémico) se opone a la enseñanza Tradicional de la Administración.





EL APORTE DE LA TEORÍA DE SISTEMAS A LA ADMINISTRACIÓN
⦁ Definición de límites
⦁ Focalización en los objetivos
⦁ Estructuración de los Subsistemas
⦁ Evaluación del desempeño (retroalimentación)
⦁ Dirección y Diseño de Sistemas (administrador vs diseñador)
PARADOJAS:
⦁ Complejidad vs Simplicidad
⦁ Orden vs Desorden
⦁ Optimización (niveles operativos) vs Suboptimización (nivel de Dirección)
⦁ Adaptación vs Auto organización


UNIDAD II: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:
A lo largo de la Unidad I fuimos precisando el concepto para referirnos al Sistema Empresa.
Concepto:
*Los sistemas administrativos deben ser interpretados como programas para prescribir tareas (Peter Drucker (1975)).
*Red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrado, tendiente al logro de fines (Lardent (1976)).
ELEMENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

*Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas atribuciones (directivos, gerentes, empleados, obreros, especialistas, etc).
*Un conjunto de recursos físicos compuesto por edificios, instalaciones, maquinarias, computadoras, materia prima, herramientas, fondos, etc.
*La información es el elemento administrativo por excelencia (materia prima de la administración) Sin ella no resulta posible la toma de decisiones.



FUNCIONES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
La definición de un Sistema Administrativo debe atender simultáneamente a la ejecución de actividades en función de los objetivos (1-eficacia); al costo de tales actividades (2-relación costo beneficio); a la seguridad de los bienes y valores involucrados (3-control interno); y a las necesidades de información para la toma de decisiones (4-información gerencial)
1) Hacer las cosas que se deben hacer: Es decir llevar adelante todas las tareas necesarias para cumplir con el fin último de la Empresa.
* 2) La relación costo beneficio
3) El control interno
Tiene como finalidad prevenir y evitar condiciones propicias para la comisión de errores, anomalías o fraudes. Es decir que debe estar incorporado al diseño del sistema administrativo y atender simultáneamente los siguientes objetivos:
⦁ Eficacia de los procedimientos y controles
⦁ Eficacia operativa
⦁ Seguridad de los bienes y valores involucrados
⦁ Confiabilidad de la información
⦁ Los requirimientos de un Sistema Adm. en materia de control interno tendrán en cuenta aspectos tales como: Separación de funciones, Asignación de responsabilidades, Niveles de autorización, Documentación de los traslados de bienes y valores, Recaudos de seguridad sobre bienes y valores, Diseño de formularios y archivos, Control numérico del uso de formularios, Normas de seguridad informática, Normas respecto del personal interviniente, Puntos específicos de control y controles cruzados, Registros contables y estadísticos.
* 4) Los requerimientos de información
Una de las características de los sistemas administrativos es la captura de datos sobre las operaciones para luego procesarlos según los requerimientos de información de los distintos niveles decisorios.
Antes y hasta la aparición de las computadoras (1950), el único sistema de información empresaria era la contabilidad (información compilada en balances).
La aparición de las computadoras ha permitido ampliar la captura y el procesamiento de datos. Y por lo tanto obtener un sin número de salidas de información según quien sea el usuario de la misma.

EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
⦁ A medida que una Empresa o Institución crece y va adoptando divisiones de trabajo más complejas (mayor especialización, más niveles decisorios) surgen necesidades de coordinación del trabajo conjunto que exceden las formas tradicionales de la adaptación mutua y la supervivencia directa.
⦁ Es entonces cuando aparece el rol del analista de sistemas administrativos o analista de la Tecno estructura.
El analista se encarga de normalizar el comportamiento de la Empresa para asegurar el logro de sus propósitos.
A tal fin los modelos más usados son dos:
⦁ Uno de carácter más o menos estable, que define las funciones y responsabilidades de los participantes: LA ESTRUCTURA.
⦁ Y otro de carácter dinámico que se refiere a cómo se realizan las actividades necesarias para transformar los recursos que ingresan en salidas: LOS PROCESOS
La función del Analista Administrativo puede ser llevada a cabo de manera:
⦁ Interna Sector especializado
Equipo integrado por Analista y personal de los sectores
Usuarios.
o
⦁ Contratar Asesoramiento Externo
Para decidir entre estas opciones hay que ver si hay o no personal capacitado, si el tamaño de la org. Justifica la incorporación de un analista permanente, si por el carácter de la tarea conviene un especialista independiente, y en todos los casos, el costo.

EL PERFIL REQUERIDO DE UN ANALISTA
En materia de conocimiento podemos mencionarlos sgtes. temas:
- Principios y Conceptos Grales. De Administración.
- Procedimientos y Métodos de Trabajo.
- Metodología de análisis.
- Diseño de gráficos y diagramas.
- Diseño de formularios y archivos.
- Medios electrónicos de procesamiento.
En cuanto a las cualidades personales podemos mencionar:
⦁ Visión Global
⦁ Predisposición para el cambio
⦁ Creatividad
⦁ Capacidad analítica para la observación
⦁ Actitud realista, sentido común, práctico, concreto
⦁ Perseverante y Tenaz
⦁ Aptitud para las relaciones humanas.




UNIDAD III: METODOLOGIA DE ANALISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

⦁ Una Metodología para el Estudio de los Sistemas Administrativos es una descripción lógica y secuencial de pasos para cumplir la tarea y la disposición de técnicas y herramientas utilizables para tal fin.
Disponer de una Metodología para el estudio de los Sistemas Administrativos nos será de utilidad para:
⦁ Programar el desarrollo del Proyecto en términos de tiempo y recursos que se emplearán y disponer de esta forma una estimación de su costo.
⦁ Organizar y distribuir las tareas del equipo de analistas, indicando los pasos que se seguirán y los plazos que deberán cumplirse.
⦁ Coordinar la participación del usuario en el proyecto (ya sea como contraparte en el relevamiento, en la discusión del diagnóstico o en la aprobación del diseño).
⦁ Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. (permite el seguimiento del proyecto tanto al responsable del equipo de analistas como al cliente o usuario)
Cabe aclarar que la metodología de análisis de Sist. Adm. es un elemento que será útil al analista en la medida que lo ayude al logro de sus objetivos (Normalización de los Procesos de Trabajo)
Disponer de una Metodología por más apropiada que sea, no es suficiente, ya que la tarea de análisis requiere además de la Normalización de los procesos de trabajo, ciertas habilidades y destrezas propias de la formación profesional del analista. Sin estas últimas la metodología sirve de poco.
Analizaremos dos Metodologías:
⦁ Enfoque Tradicional
⦁ Enfoque de la Reingeniería de Procesos


ENFOQUE TRADICIONAL
Esta Metodología es especialmente indicada para aquellos casos en que el proyecto consiste en ajustar o mejorar un sistema existente y donde los requerimientos están predefinidos, como es el caso del estudio de un sistema en particular o una parte del mismo.
Comprende etapas bien definidas que deben cumplirse en forma sucesiva para el desarrollo de un proyecto.
Estas etapas no están separadas por fronteras que indican donde finaliza una y se inicia la otra, y existe entre ellas estrecha interrelación por lo que es admisible cierta superposición desde el punto de vista temporal.
Las etapas son las siguientes:

Etapa I: Definición del Plan de Trabajo:
Objetivo: En esta etapa el responsable del Proyecto (ANALISTA) deberá establecer claramente el objetivo y el alcance de la tarea por realizar y a partir de allí, el plan de acción que se desarrollará con indicación de tiempo y recursos disponibles.
Actividades:
*Estudio Preliminar: A través de contactos con el nivel ejecutivo que encargó el trabajo y con los niveles jerárquicos involucrados en el proyecto se establecerá un acuerdo acerca de los objetivos y alcances del mandato.
*Definición del Plan de Trabajo: El cronograma con indicación de las distintas etapas del proyecto, se definirá atendiendo a minimizar el costo del mismo. Por lo general esta planificación se presenta mediante diagramas tipo Gantt o CPM.
Productos a generar: Proyecto que incluya objetivos, alcances y plan de trabajo.


Etapa II: Relevamiento
Objetivo: Esta es una etapa de búsqueda e investigación de la realidad existente en materia de sistemas administrativos (características de los procedimientos, sectores involucrados, formularios y archivos en uso, soporte computacional, etc) a fin de detectar problemas existentes.
Actividades: El relevamiento comprende distintas tareas que implican distintas técnicas, de uso alternativo o conjunto según el caso. Son las sgtes.:
*Recopilación de antecedentes
*Encuestas
*Entrevistas
*Observación directa.
1) Recopilación de antecedentes
Consiste en obtener información de distintas fuentes documentales existentes (manuales de procedimientos, cursogramas, normas de control interno, informes operativos y de gestión, archivos, etc.)
2) Encuestas:
Permiten, mediante el uso de formularios especialmente diseñados, recopilar gran cantidad de información detallada a los fines de su compilación y comparación en un tiempo relativamente breve.
Si se decide la utilización de Cuestionarios, es importante que sean breves, concretos, que su diseño facilite las respuestas y que incluyan instrucciones acerca de cómo deben completarse.
3) Entrevistas:
El contacto directo del analista con el entrevistado constituye un medio valioso para la obtención de información clave, especialmente de los niveles jerárquicos y de supervisión.
Los temas estarán referidos a su opinión sobre los procedimientos en uso, así como el plan de alternativas y de sus requerimientos en cuanto a información, seguridad y tiempo de respuesta. La entrevista deberá acordarse con el entrevistado con anticipación de manera de no interferir en su trabajo.
4) Observación directa:
Esta actividad es complementaria de las anteriormente descriptas, y a través de la misma el analista toma conocimiento directo de aspectos que no pudieron ser relevados en los pasos anteriores (características operativas y de control de los procedimientos en uso; circulación y volúmenes de información; visualización de soportes y archivos; etc).
Productos a generar:
⦁ Antecedentes generales sobre procedimientos y normas de control interno.
⦁ Sistemas administrativos vigentes, formularios y archivos en uso.
⦁ Soporte informático utilizado (hardware y software)
Etapa III: Análisis
Objetivo: Se analizará la información recopilada en la etapa anterior a fin de evaluar los sistemas administrativos vigentes y elaborar un diagnóstico de la situación observada y de la que se intenta superar mediante mejoras o con un nuevo diseño.
Actividades:
*Compatibilización de la información
*Evaluación técnica
*Elaboración de diagnóstico
Productos a generar:
⦁ Diagnóstico
⦁ Presentación ejecutiva
Etapa IV: Diseño
Objetivo: En esta etapa se elaborará sobre la base de las conclusiones del diagnóstico, la solución final (nuevos sist. Adm. y todos los elementos necesarios para su puesta en funcionamiento) que se presentará al cliente
Actividades: *Diseño global
*Presentación del proyecto
*Diseño detallado
Productos a generar:
⦁ Manuales de procedimiento que incluyan:
Descripciones de los procedimientos
Cursogramas
Formularios
⦁ Software requerido

Etapa V: Implementación
Objetivo: Comprende las actividades necesarias para la puesta en funcionamiento del nuevo sistema en sustitución del anterior
Actividades:
*Programar la implementación
*Entrenamiento del personal
*Puesta en marcha
⦁ Programar la implementación:
Se coordinarán las tareas necesarias a fin de disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo sistema (espacio físico, equipamiento, personal, formularios, etc).
Se elaborará el cronograma respectivo utilizando el diagrama de tipo GANTT o PERT.
2) Entrenamiento del personal:
Sobre la base de los manuales de procedimientos oportunamente entregados se realizará la capacitación del personal .
⦁ Puesta en marcha:
La implementación se completa cuando se realizan las pruebas de funcionamiento del nuevo sistema. A partir de allí el sistema comenzará a operar bajo la responsabilidad del usuario, pero con apoyo del analista durante un lapso de tiempo, para la atención de consultas y realizar los ajustes que fueran necesarios
Productos a generar:
⦁ Nuevo sistema en condiciones de operar

ENFOQUE DE LA REINGENIERIA DE PROCESOS
La Reingeniería de Procesos o de negocios es desarrollada para armonizar los cambios internos en una empresa con los cambios en el mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los clientes; es decir reorganizar las tareas de la empresa centrando la atención en el negocio.
Los cuatro principios básicos en que se apoya son:
⦁ Enfoca hacia el cliente
⦁ Se centra en los procesos
⦁ Rompe con las reglas
⦁ Usa creativamente la tecnología
⦁ Enfoca hacia el cliente
Toda la Empresa debe estar orientada hacia el propósito de agregar valor para el cliente a través de productos de mayor calidad, menores costos y mejor servicio.
⦁ Se centra en los procesos
Propone ir más allá de operaciones, tareas y estructuras para enfocar los procesos como una secuencia de actividades que cruza los límites funcionales.
Probablemente puedan agruparse todos los trabajos y tareas en no más de diez procesos claves.
⦁ Rompe con las reglas
Debe pensarse en la reingeniería como un desafío.
En lugar de mejorar lo que estamos haciendo debemos estar dispuestos a desechar las prácticas actuales y empezar de cero; es decir analizar las actividades de la empresa, no para ver si pueden modificarse sino con el objetivo de determinar si hay alguna razón para que existan

⦁ Usa creativamente la tecnología
La propuesta es pensar inductivamente, preguntándonos qué nos ofrece la tecnología para hacer cosa que no estábamos haciendo.
Las etapas que comprende el ciclo del Proyecto son las siguientes





Como conclusión podemos decir que la REINGENIERIA presenta los siguientes puntos destacables:
⦁ Parte de un enfoque del negocio, donde las actividades deben agregar valor al cliente no solo en términos de costos sino también de calidad y servicio.
⦁ Se basa en un enfoque del proceso integral, involucrando a los analistas y a los responsables de los procesos.
⦁ Excede el diseño de los sistemas administrativos e impacta sobre la estructura organizativa ya que modifica o elimina sectores funcionales y niveles de supervisión.




UNIDAD IV: HERRAMIENTAS DEL ANALISTA.

CUESTIONARIOS
•Es un formulario integrado por preguntas relacionadas con el sistema o subsistema que se investiga cuando es necesario relevar información acerca de la tarea específica de empleados o supervisores dentro de un procedimiento (suple a la entrevista personal, típica de aplicación en los niveles gerenciales y de jefatura)

Ventajas:
-No requiere la presencia del analista.
-Se recopila gran cantidad de información en un tiempo breve.

Limitaciones:
-Existirá resistencia a responder cuestionarios largos y tediosos que signifiquen pérdida de tiempo de trabajo.
-Los encuestados pueden tardar en responder comprometiendo los tiempos del proyecto.

Para que un Cuestionario cumpla con su función debe ponerse especial cuidado en su elaboración:
-Las preguntas deben ser claras y concretas.
-La extensión del mismo no debe ser excesiva.
-El diseño debe ser apropiado y debe incluir un breve instructivo de cómo debe ser completado.
•Estructuralmente un formulario de encuesta debe contener como mínimo:
1) Un Encabezamiento: donde se completarán los datos referenciales del encuestado y del puesto.
2) Un cuerpo central: donde se especifican las preguntas o aspectos que deberán ser completados.
3) Un sector de observaciones: donde el encuestado pueda efectuar sus apreciaciones y comentarios, así como sus propuestas acerca del sistema objeto de análisis.






DIAGRAMAS
•El uso de técnicas de diagramación permite, mediante gráficos y símbolos, la programación de actividades (diagrama de Gantt y CPM) y la modelización o representación de sistemas Administrativos (diagramas de bloque, de interdependencia sectorial, cursogramas, etc.)

Ventajas:
-Proporciona una visión rápida y global del sistema o de los eventos presentados.
-Facilita la representación de relaciones complejas.
-Sistematiza, mediante el uso de símbolos, la información que se exhibirá.
-Permite una fácil comparación entre dos o más sistemas (actual y propuesto; distintas alternativas de diseño, etc.)

Limitaciones:
-Dificultad de representar gráficamente la multiplicidad de situaciones y relaciones posibles.
-El riesgo de que, al simplificar, la información sea incompleta.


GANTT
El diagrama de Gantt tiene el objeto de programar en el tiempo las distintas actividades o tareas necesarias para la concreción de un proyecto o de una etapa del mismo y, al mismo tiempo permitir el control de los plazos de ejecución.
Este diagrama se apoya en las coordenadas cartesianas, en cuyo eje horizontal se representa el tiempo y en el vertical las tareas o actividades por realizar.






DIAGRAMAS DE REDES (PERT y CPM)
Las técnicas de redes tales como CPM y PERT parten de relaciones de precedencia entre tareas o actividades y proporcionan información valiosa para mejorar el uso de los recursos, sobre todo cuando la trama de relaciones entre actividades es compleja.
Este modelo gráfico utiliza NODOS y FLECHAS.
Los NODOS representan momentos en el tiempo donde terminan unas actividades y deben comenzar otras.
Las FLECHAS relacionan a los nodos y representan actividades.





Para aplicar el método CPM (camino crítico) además de definir las actividades del proyecto y construir la red mostrando la relación entre ellas, se requiere:
1) Realizar una estimación de los tiempos de cada actividad.
2) Sumar los tiempos de cada actividad sobre sus respectivos caminos.
3) Determinar cómo camino crítico aquel con mayor duración.
4) Optimizar mediante la asignación de recursos el tiempo total del proyecto.




La diferencia básica entre ambos métodos radica en que el PERT incorpora probabilidades en la red utilizando tres tiempos estimados (optimista, pesimista y más probable) para cada actividad, en lugar de uno.

DIAGRAMA DE BLOQUE

Mediante éste podemos tener una visión sintética de un sistema administrativo y de su funcionamiento, describiendo sus partes básicas:
•Soportes de información de ENTRADAS
•Soportes de información de SALIDAS
•ARCHIVOS en uso
•PROCESOS que vinculan las otras tres partes



DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL
Si bien desde este punto de vista es similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los distintos sectores que intervienen en el proceso.
Este es de utilidad cuando se requiere una visión global del sistema, sin entrar en particularidades de ejecución del trabajo administrativo.



CURSOGRAMAS
También denominado diagrama de procedimiento, circuito o flujo grama.
Es sin duda una técnica analítica que permite describir sistemas administrativos en forma clara y lógica, facilitando una impresión visual del movimiento o flujo de información.
Usado por los ANALISTAS como lenguaje universal tanto para estudiar los sistemas vigentes, como para el sistema detallado de los sistemas que se proponen.
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