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La tendencia de oficinas sin papel crece

Con la tecnología avanzando a pasos agigantados cada vez es menos común utilizar papel para comunicarnos e incluso para hacer ciertos trámites como la contabilidad. Sin embargo las oficinas sin papel no son un concepto nuevo, desde la década de los 70 se ha intentado hacer que la mayoría de las empresas empiece a migrar al formato electrónico, sin embargo no existían las herramientas necesarias para hacerlo de una manera rápida y confiable.

Las empresas de hoy en día tienen que hacer prácticamente todo sin papel: declaraciones de impuestos, pagos de nómina, contratos, recepción de CV... las posibilidades se han multiplicado desde que los software paperless incrementaron su calidad, pues hoy en día tenemos cientos de posibilidades, como la transcripción automática de caracteres incluso a mano a un documento que se puede editar desde la computadora.

Softwares como Document Imaging son softwares de Enterprise Content Management (ECM), que ayudan a las empresas a facilitar su ruta hacia el trabajo sin papeles haciendo no solamente más ecológico el día a día, sino también facilitando la actualización de papeles y la adición de nuevos sin tener que hacer todo el papeleo que anteriormente se tenía que llevar a cabo, sin embargo hay algunas circunstancias que han hecho de la transformación paperless algo difícil como las normas que exigen que las firmas en ciertos documentos sean hechas a mano, esto representa que las empresas tienen que imprimir contratos u otro tipo de papeles para que las partes responsables puedan firmar.

Por otro lado, existe una buena cantidad de personas que piensan que los documentos en papel son más confiables que aquellos en formato electrónico, es por esto que algunos aún se niegan a hacer la transición.

En cambio en muchas ramas laborales las personas ya han empezado a formalizar su compromiso paperless, dotando a los documentos digitales de los sellos y requerimientos para que el documento pueda ser tomado como uno legal con firma manuscrita. Aparte de estos requerimientos que otorgan legalidad y valor a los papeles, el coste de los formatos sin papel es significativamente inferior a los impresos; se ahorra en papel y en tinta que muchas veces resulta tóxica para el medio ambiente.

Muchos software están haciendo la diferencia en el mundo sin papel ya que no solamente revolucionan nuestra manera de relacionarnos con las nuevas tecnologías haciendo documentos compatibles con todos los formatos y presentaciones, sino que ayudan a crear conciencia sobre la cantidad de agua y árboles que se utilizan en la fabricación de toneladas de papel que bien pueden ser pasadas por alto.
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