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Trucos y tips para Microsoft Excel









Excel más fácil y sencillo, lo que debes saber si comienzas a usarlo. Como crear tablas, gráficos, dar formato y un estilo personal a tus documentos de forma rápida. Como insertar la fecha, hora, imágenes. Las combinaciones de teclas más útiles e imprescindibles.






Con Excel podemos crear tablas, listas, gráficos, y procesar todo tipo de datos ya sean numéricos o alfanuméricos (letras).

En la vida real la gran mayoría de los que abrimos una hoja de cálculo de Excel no somos especialistas en lo absoluto y solo necesitamos usarlo esporádicamente como una herramienta auxiliar en nuestro trabajo, estudio o en el hogar.







Excel es un programa que posee la virtud de la sencillez y al mismo tiempo es tan complejo, que conocerlo a fondo requiere años de experiencia y dedicación.








Las acciones elementales en Excel

Copiar el contenido de una celda
Para copiar el contenido de una cela a otras adyacentes rápidamente, da un clic en el pequeño cuadrado del vértice inferior izquierdo y sin soltar el botón arrastra sobre las celdas donde se quiere pegar.
Es posible pegar el valor, pero también solo el formato, para eso da un clic en el icono que aparece de "Opciones de autorrelleno" y selecciona lo que se necesite pegar.






















El resultado parece el mismo pero son totalmente diferentes, lo que puede comprobarse dando más ancho a la columna temporalmente.





Guíate por la siguiente imagen de ejemplo:





Usar el formato condicional en las tablas de Excel
El formato condicional es simplemente darle un formato diferente a cada celda, de acuerdo a su valor.
En la siguiente imagen de ejemplo se muestra cómo usarlo en una columna de una tabla, para mostrarnos de color verde los valores óptimos (en este ejemplo) y en una escala que va hasta el rojo con los valores mínimos, las otras celdas.




Crear un gráfico en Excel con los valores de las celdas seleccionadas
Para crear un gráfico rápidamente que se abra en una nueva pestaña, solo selecciona las celdas que contienen los valores y presiona la tecla F11.
Prueba varias combinaciones seleccionando áreas diferentes.
Posteriormente para personalizar el grafico a tu gusto usa la ficha: "Herramientas de gráficos".
Una opción aún más sencilla es incrustar un gráfico en la misma hoja, para eso usa las teclas: ALT + F1.




Crear una página web con el gráfico
También tienes la opción de crear una página web con el grafico hecho.
Para eso usa el menú: "Archivo -> Guardar como..."
En Tipo selecciona: "Pagina web".
Marca en Guardar: "Selección gráfico" y presiona el botón: "Publicar".
Si solo te interesa la imagen creada, recupérala de la carpeta auxiliar de la página en la ubicación donde se guardó.





Las combinaciones de teclas más usadas y útiles de Excel

Es posible hacer todo tipo de cosas usando las teclas o combinaciones de ellas.
Es casi imposible aprendérsela todas ni hace falta, solo necesitamos aprender las elementales que se aplican a nuestras tareas.
La lista de todas las combinaciones se puede encontrar en el archivo de ayuda de la aplicación, que se abre con F1.




En los dos casos los datos que se muestran son estáticos, es decir seguirán siendo los mismos cada vez que se abra la hoja.
Puedes usarlos por ejemplo para mostrar una fecha y hora determinada.
Para mostrar la fecha y hora de forma dinámica, es decir que refleje exactamente la actual, independiente de cuando se abra la página, es necesario usar las funciones AHORA, HOY y HORA
Es algo sencillo solo da un clic en la celda donde se desean mostrar los datos y en la barra de fórmulas escribe cualquiera de las siguientes funciones y presiona la tecla Enter:








Otras teclas útiles para los que comienzan en Excel








Otros trucos para Excel

Como darle el mismo ancho a varias columnas en Excel
A menudo queremos que varias columnas queden exactamente del mismo ancho, pero hacerlo manualmente es muy tedioso, se puede hacer de forma sencilla.
Da un clic derecho en la cabecera de la columna que posee el ancho deseado, en el menú selecciona: "Copiar". Selecciona las que se desean igualar.
Da un clic derecho encima de cualquiera de los encabezados y el menú selecciona: "Pegado especial > Ancho de las columnas".
Como introducir números fraccionarios en Excel
Al tratar de escribir la fracción de un número, por ejemplo 1/2, Excel devolverá una fecha, en este caso: "01-feb" ya que el carácter / (barra inclinada) se usa para fechas.
Para solucionarlo es necesario especificar en Formato de celdas la opción "Fracción".
Es más sencillo hacerlo de la siguiente forma.





Capturar e insertar imágenes de páginas web
En Excel 2010 al igual que en Word es posible hacer capturas de pantalla de aplicaciones en el equipo y también de imágenes existentes en páginas de internet, sin tener que descargarlas.
Para eso en la ficha Insertar da un clic en "Captura".
Mira un ejemplo a continuación:





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