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Aprendé Excel con gifs!




Bienvenidos a mi nuevo post!
En este caso, por temas laborales, estoy muy a pleno con el mundo VBA / Excel. Vengo indagando hace unos meses en esto, y queria compartir con ustedes una fuente muy copada para aprender algunas cosas básicas. Este post en principio fue ideado para mi laburo, ya que muchas veces necesitamos empleados que dominen las cosas basicas de Excel, y no es algo tan comun como imaginan.


Al final del post dejo el autor original de los tutoriales (en ingles), lo traduje y subi sus propios gifs, basicamente le chorie todo Columna
Si encuentran algun error por favor diganme que lo arreglo!

Ahora si, comienza el post!




Excel es una herramienta muy usada por casi todo el mundo, si sabes como manejarlo bien podrás tener una herramienta de tremenda ayuda. En esta seguidilla de post / tutoriales vamos a saber como hacer las cosas básicas eficientemente. Vas a aprender como moverte, seleccionar datos, ingresar datos, y cosas como esa.

1) LO BÁSICO


Primero: te podes mover a traves de la hoja con las flechas del teclado ↑↓←→

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Y cuando te vas moviendo, podes usar ctrl para hacerlo mas rapido, o usar shift para seleccionar las celdas. Aqui hay 3 ejemplos de como funciona esto exactamente.

Podes moverte mas rapido con ctrl + ↑↓←→. Con esto saltas directamente a la ultima celda en la fila / columna que no está vacia. Es super util cuando tenes mucha cantidad de datos.

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Para seleccionar las celdas podes usar shift + ↑↓←→

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Si queres moverte rapido y selecionar celdas al mismo tiempo, apreta ctrl + shift + ↑↓←→. Esto es rapidisimo si queremos seleccionar la tabla entera.

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Ingresar datos.

Para escribir informacion simplemente empieza a tipear. Despues presioná enter para ir a la celda debajo de esta, o apreta tab para ir a la celda de la derecha. En el ejemplo de abajo voy a apretar enter enter enter y despues tab tab tab.

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Combinando enter y tab podes ingresar datos muy facilmente. En el proximo gif voy a hacer un tab tab enter y despues tab tab enter. Fijate que cuando presiono enter al final de cada linea, la celda activa va directamente a la columna siguiente, zarpado no?

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Vos podes repetir facilmente los valores arrastrandolos con el mouse. Primero selecciona algunas celdas, despues move el mouse al boton del ricon de abajo a la derecha de seleccion, y arrastra el mouse para abajo. Esto es muy util cuando tenemos que lidiar con muchas formulas.

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Y podes remover datos apretando delete. Podes eliminar una sola celda, o un puñado al mismo tiempo.

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Formulas

Vamos a probar haciendo una formula muy simple; una suma. Tipea =, usa ↑↓←→ para seleccionar una celda, tipea +, slecciona otra celda y presiona enter para ver los resultados. Excel es una calculadora gigante, asi que podes hacer cualquier operacion matematica; como =(B3*5)/C3

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Ahora, como computar x+y para todas las filas de la tabla, sin hacerlo manualmente? Selecciona la formula, y arrastrala hasta abajo con el mouse como explicamos antes. Funciona como por arte de magia!

rapido

Para editar el contenido de cualquier celda, solo hacele doble click. Si lo haces y hay una formula, va a mostrarte subrayando las celdas usadas para computar los resultados.

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Primera conclusion: Ya sabes bastante mas de excel que el usuario promedio, en resumen aca cubrimos:

♢ A movernos por la hoja: ↑↓←→
♢ A movernos mas rapido: ctrl mientras movemos.
♢ A seleccionar datos: shift mientras movemos.
♢ A ingresar datos: enter y tab.
♢ A repetir datos: Usar el mouse en el boton de la esquina inferior derecha y arrastrar la seleccion.
♢ A borrar datos: delete
♢ A ingresar una formula: tipear = y elegir las celdas que necesitas.
♢ A editar una celda; doble click.


2) COMO DARLE FORMATO A TUS DATOS EN 60 SEGUNDOS.


Tener información importante en Excel esta re cheto, tenerlo vistosamente lindo y limpio sin gastar 2 horas de formato es mucho mejor. En este caso vamos a ver como darle a tus datos un formato genial, paso por paso, en menos de 60 segundos de trabajo. También es muy bueno para entender los conceptos básicos del formato de Excel.

Aqui nuestro ejemplo: Una aburrida tabla de excel.

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Vamos a ver como nos queda despues de estos pasos formulas

El Encabezado

El encabezado de la tabla necesita resaltar. Para hacer esto, primero centralizalo y ponelo en negrita.

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Ahora, para hacerlo mas visible, podemos cambiar los colores. Un fondo oscuro con letras blancas es lo mejor para esto. Intenta evitar colores chillones en tus listas, tienden a ser distractivos.

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Los Datos

Los datos actuales de la tabla son la informacion mas importante, esto es por que tiene que ser muy facil de leer. La mejor forma de lograr esto es darle el formato correcto. Asi que seteamos los porcentajes como porcentajes y las cantidades en $$.

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No te olvides de redondear los numeros para evitar que se te desordenen las celdas.

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El Pie

La ultima fila de la tabla contiene los totales, y deberia no ser confundida con el resto de las filas. Para eso necesitamos un estilo diferente. Primero ponemos el texto en cursiva (italic)

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Y despues agregamos subrallado superior para separarlo de los datos de arriba.

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Los toques finales.

Estamos casi listos, solo un par de cositas mas.
Hacé que el titulo de la tabla se vea bien con los estilos de Excel. Sentite libre de explorar los otros estilos disponibles, pueden ser muy utiles para darle un formato rapido a una celda.

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Y agregando un encuadrado mas grueso logramos que la tabla se vea mucho mejor. Este pequeño cambio marca la gran diferencia.

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Bonus

En caso de cometer un error y queres volver los cambios de estilo de una celda, podes hacerlo facilmente con la brocha de formato. Aqui como funciona: selecionas una celda con el formato correcto, clickeas la brocha, y seleccionas las celdas que vos queres los cambios.

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Segunda conclusion:

Aqui podemos ver la comparativa de nuestra tabla original y la nueva.

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Los resultados finales se ven muchisimo mejor, y son mas claros. Vos podes hacer exactamente lo mismo con tu propia informacion en menos de 60 segundos.

Segundo resumen:

♢ Encabezado: Negrita, texto centrado, fondo oscuro con texto claro.
♢ Datos: Formatos de números, redondeo de números.
♢ Pie: bordear la parte superior, texto en cursiva.
♢ Otros: titulo de la celda, bordes mas gruesos.


3) COSAS ASOMBROSAS QUE PODES HACER CON LA MANIJA DE RELLENO.



Conoces la manija de relleno en Excel? Cuando pones tu mouse en la esquina inferior derecha de una selección, se transforma en una cruz negra. Esta es la manija de relleno.

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Esta pequeña cosita puede hacer cosas asombrosas, y vamos a cubrir esto en estos pasos:

Duplicar

Lo mas basico que podes hacer con el autorelleno es duplicar el contenido de las celdas. Puede ser texto, numeros o formulas.

Solo selecciona la(s) celdas que quieras duplicar, y arrastra la selección con el autorrelleno en la dirección que querés. Es muy simple y rápido!

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Borrar cosas

Vos tambien podes borrar cualquier cosa, usando la misma tecnica, pero en este caso tenes que arrastrar el mouse para arriba.

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Duplicar más rápido

Acá hay otra forma de duplicar datos: Dobleclick en la manija de relleno. Esto es mas rapido. Igualmente excel solo va a duplicar un valor si sabe cuantas veces deberia hacerlo. Aqui un ejemplo para entender que quiere decir:

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Podemos ver que:

En la columna B podemos reemplazar todos los valores preexistentes a "bbb".

En la columna E, desde que tenemos 5 valores a la derecha, tendremos 5 "bbb".

En la columna G, no podemos agregar mas "bbb" con la técnica del doble click, ya que Excel no tiene idea de cuantas veces deberia duplicarlo.

Crear secuencias

Ahora veamos algo mas interesante, podemos crear secuencias de números!

Seleccionamos al menos 2 números y tratamos de duplicarlo de la forma que explicamos anteriormente. Excel va a entender que vos estas tratando de continuar la secuencia, y va a crear los números correctos.

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Esto tambien funciona con fechas. En el ejemplo de abajo vemos dias de la semana (lunes, martes), meses (enero, febrero, ...) y fechas completas. Este tiempo requiere solo un item por columna.

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Usar "Relleno Rápido"

La herramienta más poderosa del autorellenado es la llamada "Rellenado Rapido". Te deja extraer patrones de los datos, para eso necesitamos:

Manualmente escribir el primer patron que queremos como resultado.

Usar el rellenado automatico para duplicar el patron que acabamos de escribir.

Clickear en el iconito que aparece debajo y clickear "Rellenado Rapido"

Aqui un ejemplo de como extraer el primer nombre desde una columna que contiene los nombres completos de personajes de Star Wars:

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Y funciona en la misma forma para patrones mas complejos. Acá puse un valor en 2 series, y agregue una coma entre las partes.

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Esto esta muy bueno, y podes salvar muchisimo tiempo! Al margen, te recomiendo que checkees los resultados dos veces, porque a veces pueden suceder cosas extrañas.

Conclusión:

Es impresionante como una herramienta tan pequeña pueda hacer tantas cosas. Una vez que domines la manija de rellenado o autorellenado vas a volverte mucho mas productivo con Excel, y gastar menos tiempo en Excel es siempre algo muy bueno fila

4) ALGUNAS PROPIEDADES PARA MANEJAR BASES DE DATOS LLENOS DE INFORMACION.


Cuando usamos Excel, muchas veces vas a tener que lidiar con muchas tablas llenas de datos, y las cosas pueden ser muy difíciles de manejar. En este caso vamos a ver 3 características que nos pueden ayudar mucho a manejar largas bases de datos.

Acá tenemos una tabla con la que vamos a trabajar:

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Acá vamos!

Inmovilizar paneles

Una vez que empezamos a scrollear verticalmente u horizontalmente en la información, es realmente fácil perderse. Una solución simple es "freezar" las columnas y filas mas importantes para que queden siempre visible en la pantalla.

Primero tenemos que decidir cuales filas / columnas son las que vamos a freezar. En nuestro ejemplo nosotros quizás queremos ver la fila de arriba y las primeras 2 columnas. Para hacer esto, tenemos que seleccionar la primera celda que no queremos que se freezee (en este caso, es la celda C2), luego clickeamos en "vista" "inmovilizar" "inmovilizar paneles".

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Y ahora cuando nos movemos, la información mas importante esta siempre visible.

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Ocultar columnas

En la tabla que estamos trabajando tiene 11 columnas. Realmente necesitamos todas? Probablemente no. Pero no las queremos borrar tampoco, pueden ser muy útiles después. Ese es el motivo por el cual Excel tiene la propiedad de ocultar temporalmente las columnas.

Simplemente seleccionamos todas las columnas que vamos a quitar cliqueando en ellas mientras mantenemos apretado ctrl. Luego click derecho y "ocultar".

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Para deshacer esto, selecciona las columnas de entre medio de la oculta, luego clickeamos "mostrar".

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Filtrar filas.

Lo ultimo que debemos hacer es filtrar esta informacion, asi podemos enfocarnos en las filas que realmente necesitamos.

Nos aseguramos que la celda activa esté en la tabla, y vamos a la solapa "datos", clickeamos el boton "filtro". Vas a ver que a todas las celdas del enncabezado se les asigna una flecha pequeña.

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Cuando clickeas esa pequeña flecha, podes seleccionar exactamente que queres ver. En este ejemplo estoy interesado solo en los clientes de Francia que ordenaron mas de $75.

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Conclusión:

En esta parte vimos como transformar una gran base de datos en una tabla mas pequeña que contiene exactamente la informacion qu enecesitamos. De esta forma es mucho mas facil analizar y tomar los datos. Piola no?

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Aquí otro pequeño resumen de lo que cubrimos:

Inmovilizar paneles: Seleccionamos la primer celda que NO debería ser inmovilizada, en la pestaña "VISTA" apretamos "Inmovilizar paneles"

Ocultar columnas: Seleccionamos las columnas que vamos a ocultar, luego click derecho en "ocultar"

Filtrar los datos: Tenemos que tener la celda activa en nuestra tabla, luego en "DATOS", apretamos en "filtro" y vamos las flechitas en el encabezado.


5) 7 TIPS PARA SER MAS EFICIENTE.



Como vimos, Excel es un software muy poderoso y lleno de secretos ocultos. Hay literalmente cientos de grandes propiedades y atajos que la gran mayoría de la gente no conoce.

En este caso vamos a cubrir mis 7 tips favoritos.

Insertar múltiples filas o columnas

Es muy común querer insertar varias filas o columnas en nuestra hoja de trabajo. Mucha gente hace "click derecho" > "insertar columna" muchas veces en una fila para tener lo que desean, pero podemos hacerlo mucho más rápido.

Si queremos agregar 3 columnas a la izquierda de la columna B, deberias:

♢ Seleccionar la columna B, y dos columnas mas a la derecha (3 en total)

♢ Click derecho en cualquiera de las columnas seleccionadas, y vamos a "insertar"

♢ Como seleccionamos 3 columnas, nos va a insertar 3 nuevas columnas.

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Agregar la fecha de hoy

Agregar la fecha de hoy en Excel es algo que vas a hacer frecuentemente. También podes tipearla manualmente, o usar un atajo bastante a mano.

Solo tipea ctrl + "." (punto) (o ctrl + ; ) y la fecha actual va a mostrarse en la celda activa.

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Escribir en múltiples celdas

Si queremos escribir lo mismo en múltiples celdas de una sola vez; hacemos lo siguiente:

♢ Seleccionamos todas las celdas que queremos escribir.

♢ Escribimos lo que queramos (números, textos, formulas, etc)

♢ Luego hacemos ctrl + enter en vez de solo enter. Esto va a copiar todo el contenido que escribiste en todas las celdas seleccionadas.

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Mover celdas o columnas

Bastante a menudo tengo que reorganizar mi hoja de trabajo, esto significa que tengo que mover filas y columnas por ahí. Mucha gente hace cortar / copiar / pegar, pero hay una forma mucho mas simple de hacerlo.

♢ Seleccionas la columna que queres mover.
♢ Ponemos el cursor del mouse en el borde de la columna
♢ Apretamos shift, arrastramos y soltamos el mouse donde querramos.


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Mostrar los ceros del principio

A veces vas a querer tipear cadenas de números liderados por ceros, como códigos postales por ejemplo. Como sea, Excel remueve automáticamente todos los ceros al comienzo de la cadena numérica, entonces 0042 va a mostrarse como 42.
Podemos cambiar esto manualmente cambiando el tipo de celda a "texto", o podemos hacerlo mas rápido usando el atajo " ' ".

Solo tipea ' antes de ingresar el numero, y Excel va a entender que es texto, por ende quedan los ceros. Ergo '0042 va a ser mostrado como 0042!

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Combinar celdas con &.

Es muy comun querer combinar multiples celdas en una sola, como cuando tenes el primer nombre y apellido en distintas columnas. Hay muchas formas de hacer esto, pero la forma mas sensilla es usar &.

& va a concatenar 2 textos juntos. En el ejemplo siguiente usamos =B2&" "&C2 para combinar dos celdas con un espacio en el medio.

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Ajustar tamaño de las columnas.

Querés reajustar el tamaño de una columna así entra mejor el contenido? Simplemente hace doble click a la linea de la derecha del encabezado. Y esto también funciona si seleccionamos varias columnas.

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6) POR QUE DEBERÍAS EMPEZAR A USAR LA PROPIEDAD DE TABLAS DE EXCEL.



Una bocha de gente no sabe sobre la propiedad de "tabla" de excel, y aquellos que saben acerca de esto usualmente no se dan cuenta de su poder. En este caso vamos a ver como usar "propiedad de tabla", y por que deberías arrancar a usarla. Una pista: Es asombrosa!

Crear una tabla

Es muy facil de crear una tabla.

Tenemos que tener la celda activa en alguna parte de nuestros datos y vamos a la pestaña "insertar", ahi mismo clickeamos en el boton "tabla" y presionamos enter.

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Así es como transformamos datos en una tabla de Excel. Claro! podemos cambiar el formato de como se ve si no nos gusta el diseño por defecto.

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Ahora veamos todas esas grandes cosas que podemos hacer con ella.

Agregar filas de totales

Qué si querés agregar una fila de totales al fondo de la tabla? Solo clickeamos en "fila de totales"

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Ahora todo lo que tenemos que hacer es clickear en las celdas de abajo, y elegir que tipo de totales queremos (suma, promedio, contar)

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No hay necesidad de tipear ninguna formula ni elegir los rangos, TODO SE HACE AUTOMATICAMENTE.

Agregar nueva fila

Es muy común querer agregar una fila extra de datos en Excel. Bueno, con una tabla es ridículamente fácil.

Seleccionamos la ultima celda de la tabla (que no es un total) (E6 en el ejemplo), apretamos tab y boom!

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Una nueva fila aparece en el formato correcto, y los totales ahora se actualizan en tiempo real.

Remover duplicados

Cuando tenes muchos datos, puede consumir mucho tiempo encontrar y quitar las filas duplicadas. Pero no con las tablas.

En el menú de "tablas", clickeamos "remover duplicados". Aquí seleccionamos columnas donde queremos que se use y encuentre duplicados. En nuestro ejemplo queremos encontrar si tienen el mismo NOMBRE e ID.

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Ahora los duplicados desaparecen.

Agregar nueva columna

Y que si queremos agregar una nueva columna en nuestra tabla?
Bueno, solo escribimos el nuevo nombre de la columna, y estas hecho perquecho.

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No existe algo mas simple que esto. Y vos podes hacer lo mismo si agregas una nueva linea si no tenes la fila de "totales" abajo.

Formulas super rápidas

Lo ultimo que me parece importante resaltar es como las formulas trabajan en las tablas.

En nuestra nueva columna "Value" queremos que nos muestre el valor total de un ítem, entonces necesitamos multiplicar la cantidad por el precio, vamos a probar que onda.

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Podemos ver 2 cosas importantes aca:

♢ No vemos las celdas llamadas como "D3*E3" en la formula, en lugar de eso, Excel usa los nombres de las columnas directamente @Quantity]*[@Price. Es MUCHISIMO mas facil de leer.

♢ Tan pronto como terminas de tipear tu formula, todas las otras filas se van a actualizar. ESO SI QUE ES RÁPIDO!

Conclusiones:

Convertir los datos en una tabla puede hacerse con un solo click, y una vez que tenemos el resultado es mucho mas facil de hacer todo. Las tablas la rompen y deberías usarlas mucho mas!










Esto fue todo gente, si gustó, preparo una segunda parte! Saludos.

https://www.excelfrog.com/

21 comentarios - Aprendé Excel con gifs!

__JACK_BAUER__ +2
Muy bueno capo me hacia falta..
pontipon +1
gracias por pasarte papu
Dr_Craven +1
+5 es lo que tengo y a fav.
Se agradece el aporte.
pontipon
gracias señor de bigote chisoso!
Dr_Craven
@pontipon
No hay de que.
LeonSteam +1
Me hace acordas cuando recien empezaba con excel
ibamm +1
Me viene al pelo!
gerardo25_25
lo mejor que vi en semanas en taringa
pontipon +1
jaja bueno muchas gracias gerardo
JMVO13 +1
No me enseñaste la función SI anidada así que te denuncio lince!!
pontipon +2
banca banca no me denuncies!
Aca te lo dejo:

aprender
Mask_Deidad +1
FVRRECORDMEGA HD-06192017-1459.pvr
LINKEROCHAZ +1
Gracias man por compartirlo me va a servir mucho
pontipon
De nada bro!
inmichin
Buen post..., van puntines..., basura!......
gabo_lin +1
Muy bueno man! van los 5 que me quedan
G0dfather +1
Esperamos la segunda parte entonces! Gracias!
pontipon
La proxima semana seguro posteo! Saludos
ChicoMalitico -1
Excelente!, el mejor tutorial de excel que he visto(y he visto muchos). Esperamos el segundo Ah! y muchas gracias.
pontipon
Asd te di negativo sin querer bro, estoy desde el celu :s
Te aviso para el volumen 2 entonces! Saludos
Star-Drone
Muy bueno y útil como ayuda para enseñar a los que se inician. ¡Felicitaciones!
pontipon +1
Era la idea compa, algo didactico para los que recien arrancan! Saludos
luisguer +1
+10 y GRACIAS! Es muy didáctico!!! Espero la 2da.